Gộp sổ bảo hiểm khi có hai hay nhiều sổ BHXH

1. Luật sư tư vấn luật bảo hiểm xã hội

Khi tham gia vào một quan hệ lao động người lao động có quyền được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội. Và theo về nguyên tắc và theo quy định của Chính phủ thì mỗi người lao động chỉ có duy nhất 1 sổ BHXH. Vì vậy khi một người lao động có từ hai hay nhiều sổ bảo hiểm xã hội thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm để cộng dồn thời gian đã đóng BHXH.

Vậy trình tự thủ tục để tiến hành gộp sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như thế nào? Phải liên hệ với cơ quan nào có thẩm quyền để tiến hành gộp sổ? Đây là thắc mắc của rất nhiều người đã liên hệ với Luật Minh Gia để được hướng dẫn. Nếu bạn cũng có thắc mắc tương tự thì hãy liên hệ với chúng tôi

Để liên hệ với chúng tôi và yêu cầu tư vấn, bạn vui lòng gửi câu hỏi hoặc Gọi: 1900.6169 , bên cạnh đó bạn có thể tham khảo thêm thông qua tình huống chúng tôi tư vấn sau đây: 

2. Quy định pháp luật về thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Nội dung tư vấn: Luật sư cho em hỏi. Em có làm ở cty cũ và đóng bảo hiểm được 7 tháng nhưng do cty phá sản nên e không lấy được sổ bảo hiểm. Em đã làm ở cty mới và cty lại lập cho e lm 1 số sổ mới. Giờ em muốn lấy sổ bảo hiểm nhưng cty nói em có 2 sổ bảo hiểm nên k in được bìa sổ. Vậy em làm sao để lấy được sổ và gộp sổ ạ.

Trả lời: Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến công ty Luật Minh Gia, với câu hỏi của bạn, chúng tôi xin tư vấn như sau:

Căn cứ quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH:

“4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”

Theo quy định trên thì một người chỉ có thể có một sổ bảo hiểm xã hội, trong trường hợp của bạn, vì đã thôi việc ở công ty cũ nhưng chưa được trả sổ bảo hiểm mà khi đi làm ở công ty mới lại được lập sổ bảo hiểm mới, như vậy, bạn có 2 sổ bảo hiểm xã hội, nếu thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thu hồi tất cả sổ bảo hiểm xã hội, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Tức là trong trường hợp này bạn cần thực hiện thủ tục gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội thành 1 sổ duy nhất để cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý.

Để gộp sổ bảo hiểm xã hội, bạn cần nộp một bộ hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội để thực hiện việc gộp sổ BHXH theo quy định tại Điều 27 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH bao gồm:

“2.1. Thành phần hồ sơ

a) Người tham gia

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01).”

Như vậy, bạn sẽ phải nộp cả hai sổ bảo hiểm xã hội đã được cấp cùng với tờ khai cung cấp thông tin và thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội theo mẫu và quyết định (văn bản) chứng minh về việc thay đổi nơi làm việc cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Trong thời gian không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, trừ trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động ở tỉnh khác hoặc ở nhiều đơn vị, thì bạn sẽ được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.

Do công ty cũ của bạn đã phá sản, bạn đã nghỉ việc nhưng chưa lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ. Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định như sau:

“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động; xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động; hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Theo đó, khi chấm dứt hợp đồng lao động với công ty cũ thì công ty cũ có trách nhiệm trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Vì bạn không nói rõ công ty đã chốt sổ bảo hiểm hay chưa nên ở đây có thể chia thành 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Công ty đã chốt sổ bảo hiểm nhưng bạn chưa đến lấy sổ. Trong trường hợp này, bạn có thể liên hệ với công ty cũ để lấy sổ bảo hiểm hoặc nếu công ty không giữ sổ bảo hiểm thì bạn có thể liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đóng bảo hiểm xã hội để lấy sổ bảo hiểm xã hội căn cứ quy định tại khoản 5 Điều 63 Quyết định 1111/QĐ-BHXH:

“5. Sổ BHXH đã xác nhận thời gian đóng BHXH nhưng người lao động không nhận thì sau 12 tháng kể từ khi xác nhận sổ đơn vị phải chuyển cho cơ quan BHXH để lưu trữ. Khi người lao động có yêu cầu thì trả lại sổ BHXH cho người lao động”.

Nếu cả công ty cũ và cơ quan bảo hiểm xã hội đều không giữ sổ bảo hiểm của bạn thì bạn có thể xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội với lí do bị mất. Thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đã mất được quy định tại khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH:

“1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng

1.1. Thành phần hồ sơ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.”

Trường hợp 2: Công ty vẫn còn nợ tiền bảo hiểm và chưa chốt sổ bảo hiểm. Trường hợp này khoản 3 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định:

“3.2. Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.

Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH”.

Theo đó, khi công ty nợ tiền bảo hiểm thì người lao động vẫn có thể chốt sổ bảo hiểm. Tuy nhiên, chỉ được xác nhận sổ BHXH đến thời điểm công ty đã đóng tiền. Do đó, trường hợp này, công ty cũ của bạn phá sản và đang nợ tiền bảo hiểm thì bạn vẫn có quyền yêu cầu cơ quan BHXH nơi công ty cũ đóng bảo hiểm chốt sổ BHXH đến thời điểm công ty đó đã đóng tiền.

Như vậy, nếu công ty cũ đã chốt sổ bảo hiểm nhưng chưa trả sổ thì bạn có thể liên hệ với công ty cũ hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đóng bảo hiểm để yêu cầu trả sổ, nếu cả công ty cũ và cơ quan bảo hiểm xã hội đều không giữ sổ, bạn có thể báo mất và xin cấp lại sổ rồi nộp hồ sơ xin gộp sổ BHXH. Nếu công ty bạn vẫn còn nợ tiền bảo hiểm, chưa chốt sổ thì bạn có thể yêu cầu cơ quan BHXH nơi công ty cũ đóng bảo hiểm chốt sổ BHXH đến thời điểm công ty đã đóng tiền rồi nộp hồ sơ xin gộp sổ BHXH.