Trong quá trình vận hành của bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào thì việc ghi biên bản nói chung và biên bản cuộc họp nói riêng đều rất phổ biến. Mặc dù biên bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật nhưng là một trong những văn bản thông dụng dùng để ghi lại nội dung tình tiết, sự việc diễn ra trong một khoảng thời gian và tại một địa điểm nhất định. Xuất phát từ vai trò quan trọng của biên bản như vậy, nhiều trường đại học đã đưa nội dung soạn thảo biên bản và các văn bản thông dụng khác thành môn học nhằm đào tạo kỹ năng cho sinh viên ngay từ thời điểm còn ngồi trên ghế nhà trường.
Chi tiết