Trích lục khai sinh gồm những thủ tục gì?

1. Trích lục khai sinh là gì?

Theo Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định:

“Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.”

Từ quy định trên, trích lục khai sinh có thể được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện khai sinh của cá nhân tại cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch.

Bản sao Trích lục khai sinh bao gồm:

- Bản sao trích lục giấy khai sinh được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch

- Bản sao trích lục giấy khai sinh được chứng thực từ giấy khai sinh bản chính

2. Trích lục khai sinh gồm những thủ tục gì?

Theo quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014 về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

“Điều 64. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”

Dựa trên quy định này thì thủ tục trích lục giấy khai sinh được thực hiện như sau:

Bước 1: Người có nhu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh bao gồm:

- Tờ khai về việc cấp bản sao cho trích lục hộ tịch

- Một số giấy tờ tùy thân như: căn cước công dân/ hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác để chứng thực thông tin của cá nhân có dán ảnh do cơ quan có thẩm quyền cấp và phải còn giá trị sử dụng)

- Sổ hộ khẩu của người có yêu cầu xin cấp trích lục giấy khai sinh

- Văn bản ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện việc xin trích lục giấy khai sinh)

+ Nếu người nhận ủy quyền là cha, mẹ, ông, bà, vợ, chồng, con hoặc anh chị em ruột thì cần có những giấy tờ, tài liệu chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

+ Nếu người nhận ủy quyền không phải là những người thân thích nêu trên thì văn bản ủy quyền cần được công chứng hoặc chứng thực.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh

Sau khi hoàn tất hồ sơ thì người có yêu cầu xin cấp trích lục giấy khai sinh sẽ nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.

Bước 3: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu kiểm tra thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.

Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.