Ký nháy là gì? Khi nào áp dụng ký nháy?

1. Ký nháy là gì?

Hầu hết các văn bản hành chính hoặc trong các văn bản nội bộ, Hợp đồng của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thường có nhiều chữ ký tại mỗi trang của văn bản. Chữ ký này được gọi là “chữ ký nháy”. Chữ ký nháy thường xuất hiện tại cuối mỗi trang của văn bản hoặc xuất hiện sau từ cuối cùng kết thúc văn bản hoặc tại nơi nhận của văn bản.

Mặc dù pháp luật không có quy định giải thích về khái niệm ký nháy, nhưng có thể hiểu rằng, ký nháy là việc một người ký chữ ký (ngắn gọn) của mình ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản hoặc cuối mỗi trang văn bản hoặc nơi nhận của văn bản để thể hiện việc đã kiểm tra về độ chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức.

Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường nhưng chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

Trước đây, có quy định về việc ký nháy/ký tắt như sau:

- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

- Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Nhưng nay quy định này không còn hiệu lực và văn bản thay thế không còn quy định về việc ký nháy. Tuy nhiên, thực tiễn tại một số cơ quan, tổ chức vẫn thực hiện việc ký nháy.

2. Khi nào áp dụng ký nháy

Việc ký nháy được áp dụng khi người soạn thảo, người kiểm tra và rà soát văn bản đã thẩm định về mặt nội dung, thể thức của văn bản hoặc người đọc văn bản xác nhận đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy nếu không phải là người ký chính thức. Người ký chính thức văn bản sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật với văn bản do mình ký ban hành. Tuy nhiên, nếu người rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức xử lý kỷ luật do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

3. Các loại ký nháy

Theo thực tế sử dụng chữ ký nháy thì có 3 loại chữ ký nháy như sau:

- Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản: Chữ ký nháy này có giá trị xác nhận tính liền mạch của văn bản, thể hiện đã đọc và kiểm tra đầy đủ các trang của văn bản. Theo đó, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai.

- Chữ ký nháy ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản: việc ký nháy được ký sau dấu “./.” tại cuối mỗi văn bản. Chữ ký nháy này của người soạn thảo văn bản nhằm xác nhận, kiểm tra và chốt nội dung của văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung, hình thức văn bản soạn thảo.

- Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại “Nơi nhận”: Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.