Hợp pháp hóa lãnh sự là gì theo quy định?

1. Khái niệm “hợp pháp hóa lãnh sự”

Theo quy định tại khoản 2 điều 2 Nghị định 111/2011/ NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”

Từ định nghĩa trên, có thể thấy những giấy tờ, tài liệu của nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy vậy, việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao gồm chứng nhận về nội dung, hình thức.  

2. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự

- Hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước:

Điều 1 Thông tư 01/2012/TT-BNG quy định về các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước bao gồm:

“Điều 1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước

1. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

2. Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.

Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.

Cán bộ cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp vụ.”

Như vậy, ngoài Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan chính thức của Bộ Ngoại giao được thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước, mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sẽ có Sở/Phòng/Bộ phận ngoại vụ được ủy quyền để thực hiện thủ tục này. Người dân có thể tra cứu cơ quan ngoại vụ tại địa phương mình trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.

- Hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài:

Theo quy định tại khoản 2 điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

3. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Pháp luật quy định một số loại giấy tờ được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP bao gồm: 

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài

4. Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự 

Bên cạnh những giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền sẽ không thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự với các loại giấy tờ, tài liệu sau, theo điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật. 

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau. 

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật. 

- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc. 

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

5. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 

Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm: 

- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK ban hành kèm theo Thông tư 01/2012/TT-BNG;

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (không phải chứng thực) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được chứng nhận tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài (trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước); tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm (trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài).

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại giao/ Cơ quan đại diện. 

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ 

Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sau khi nộp đầy đủ hồ sơ tại Cơ quan có thẩm quyền sẽ nhận được phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. 

Trong thời gian này, cơ quan giải quyết sẽ có trách nhiệm xác minh, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu, nếu hồ sơ thuộc các trường hợp quy định tại điều 9, điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì sẽ từ chối tiếp nhận và giải thích rõ lý do cho người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự. 

Bước 3: Xử lý hồ sơ 

Sau khi kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ, ngoại trừ các trường hợp không được hợp pháp hóa lãnh sự theo điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu theo quy định. 

Thời hạn giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc (theo khoản 5 điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP).