Tư vấn về việc hủy sổ bảo hiểm và cấp lại sổ bảo hiểm

Nội dung tư vấn:

Hôm nay em gửi mail đến quý công ty mong công ty giải đáp giúp em về vấn đề cấp sổ bảo hiểm mới ạ!

Trường hợp của em:

Tháng 1 năm 2013 em có làm việc cho công ty A 2 tháng. Sau đó em nghỉ việc để học liên thông. Đến tháng 7 năm nay em đi làm cho công ty B, và công ty đã đóng 4 tháng bảo hiểm cho em, bắt đầu từ tháng 8/2015. Nhưng đến tháng 12 này em mới nhận được thẻ bảo hiểm, bên bảo hiểm có ghi chú là em đã có sổ bảo hiểm bên công ty A vào tháng 1/2013 nên không được cấp sổ mới. Nhưng bây giờ em không xin lại được sổ bảo hiểm từ công ty cũ vậy giờ em muốn hủy sổ báo hiểm xã hội và hủy quá trình đóng bên công ty cũ ( vì cũng mới đóng có 1 tháng) để làm sổ mới tại công ty mới được không ạ.

Và quy trình với thời gian cấp lại sổ mới là như thế nào? 

Rất mong sẽ nhận được giải đáp của quý công ty ạ!

Em xin chân thành cảm ơn ạ!

Thân!
 
Trả lời:
 

Chào bạn, cảm ơn bạn đã gửi yêu cầu tư vấn đến công ty Luật Minh Gia chúng tôi, công ty xin tư vấn trường hợp này của bạn như sau:

Với trường hợp của bạn, nếu bạn muốn đóng bảo hiểm xã hội và vẫn muốn tiếp tục giữ quãng thời gian đóng bảo hiểm ở công ty cũ thì công ty cũ của bạn phải trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho bạn và làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm. Đây cũng là một trong những nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng với người lao động được quy định tại Điều 47 Bộ luật Lao động năm 2012: 

Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Ít nhất 15 ngày trước ngày hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động biết thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

4. Trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản thì tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác của người lao động theo thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết được ưu tiên thanh toán.

Sau khi nhận lại sổ bảo hiểm xã hội (sổ đã chốt) bạn cần nộp sổ cho công ty mới để tiếp tục đóng và ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội trên sổ bảo hiểm xã hội đó.

Trong trường hợp bạn muốn hủy sổ BHXH với công ty cũ và làm lại sổ BHXH mới thì bạn có thể khóa sổ theo quy định tại Mục 5 Công văn số: 3663/BHXH-THU:

"5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy".

Bạn nộp đơn đề nghị tại Cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty trước đây đã đóng bảo hiểm xã hội hoặc Cơ quan bảo hiểm xã hội thuộc quận, huyện, thị xã hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi công ty hiện nay của bạn đóng bảo hiểm. Khi có đơn yêu cầu bạn sẽ được hủy sổ BHXH và được làm lại sổ BHXH mới. Tuy nhiên, cơ quan BHXH chỉ làm thủ tục hủy sổ BHXH cũ trong trường hợp người lao động có đơn (mẫu D01-TS) cam kết không thừa nhận quá trình tham gia của mình do không làm việc tại đơn vị đó.

Khi hủy sổ bảo hiểm xã hội thì quãng thời gian tham gia bảo hiểm trước đây của bạn sẽ bị hủy và bạn không còn được hưởng chế độ với quãng thời gian đóng bảo hiểm xã hội này nữa.
 
Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:

- Đơn trình báo mất sổ BHXH có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc chính quyền địa phương nơi cứ trú 

- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (theo mấu số 06/SBH) có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú

- Giấy xác nhận quá trình đóng BHXH của cơ quan BHXH liên quan

- Giấy xác nhận chưa được giải quyết trợ cấp 1 lần tại cơ quan BHXH địa phương nơi cư trú

- Tờ khai cấp sổ ( nếu đã bị mất thì phải liên hệ đơn vị cũ hoặc cơ quan BHXH nơi cấp sổ để sao y)

- Bản sao chứng minh thư nhân dân (có chứng thực)

Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:

Bạn nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang đóng BHXH (đối với trường hợp đang đóng BHXH tự nguyện) hoặc cơ quan BHXH nơi đóng BHXH cuối cùng trước khi dừng tham gia.

Cơ quan BHXH thực hiện đối chiếu hồ sơ cấp lại đối với hồ sơ và dữ liệu do cơ quan BHXH quản lý, nếu đủ diều kiện và xác định người bị mất sổ BHXH chưa hưởng trợ cấp 01 lần thì thực hiện cấp lại sổ BHXH.

Thời hạn giải quyết không quá 45 ngày kể từ ngày bạn nộp đủ hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định cho cơ quan BHXH.
Về nguyên tắc mỗi người chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội. Do hiện nay, mỗi người chỉ được cấp 1 sổ BHXH tương đương với 1 số sổ BHXH nên trường hợp nếu công ty bạn muốn cấp sổ mới cho người lao động thì vẫn phải tiến hành thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động. Nên trong trường hợp này, bên phía BHXH sẽ không cho phép người lao động làm thêm sổ BHXH mới.