Tư vấn trường hợp đơn phương xin ly hôn mà vợ giữ giấy tờ

Tôi đã có đến ủy ban nơi đăng ký các loại giấy tờ nói trên để xin trích lục lại bản sao, nhưng cán bộ nơi ủy ban từ chối trích lục lại với lý do là hồ sơ lưu trữ đã thất lạc. Tôi muốn hỏi: ủy ban từ chối trích lục lại giấy tờ như thế là đúng hay sai? Và như vậy thì tôi phải làm như thế nào để có đầy đủ giấy tờ bổ sung thủ tục xin ly hôn đơn phương? Rất mong được luật sư tư vấn. Xin cảm ơn!

Trả lời: Cảm ơn anh đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của anh chúng tôi tư vấn như sau:

Thứ nhất, về việc cán bộ ủy ban nhân dân từ chối trích lục giấy tờ hộ tich. 

Điều 57 Luật Hộ tịch 2014 quy định:

"1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tài sản quốc gia, lưu giữ toàn bộ thông tin hộ tịch của mọi cá nhân, làm cơ sở để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, phục vụ yêu cầu tra cứu thông tin, quản lý, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là căn cứ để cấp bản sao trích lục hộ tịch."

Sổ hộ tịch là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và " Sổ hộ tịch là tài sản quốc gia, được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về lưu trữ" (Khoản 3 Điều 12 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ).

Đối với trường hợp cán bộ hộ tịch từ chối cấp bản sao trích lục hộ tịch do hồ sơ thất lạc, có thể xảy ra hai trường hợp:

Trường hợp 1: Nếu cơ sở dữ liệu hộ tịch tại Ủy ban nhân dân đã mất hoàn toàn, bao gồm cả sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Theo quy định tại khoản 2 Điều 28 Thông tư 15/2015/TT-BTP :

"Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện và Giám đốc Sở Tư pháp phải chịu trách nhiệm trong việc làm mất, hư hỏng hoặc khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch trái pháp luật.". 

Theo đó, nếu cơ sở dữ liệu đã bị mất thì việc cán bộ hộ tịch từ chối cấp bản sao trích lục hộ tịch là không sai vì không còn cơ sở để trích lục. Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã phải chịu trách nhiệm về việc này.

Trường hợp 2: Nếu cơ sở dữ liệu hộ tịch còn Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc còn cả hai.  Điều 63, 64 Luật hộ tịch 2014 quy định:

"Điều 63. Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Điều 64. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.  

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu."

Theo đó, trường hợp cơ sở dữ liệu hộ tịch còn, người yêu cầu đủ điều kiện để được cấp bản sao trích lục hộ tịch thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu phải cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu. Nếu cán bộ hộ tịch từ chối cấp trích lục thì đây là hành vi vi phạm pháp luật, bạn có thể khiếu nại hành vi này đến Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã để được giải quyết.

Thứ hai, về các giấy tờ làm thủ tục đơn phương xin ly hôn.

- Đối với Giấy chứng nhận đăng kí kết hôn, giấy khai sinh của các con: Khoản 1 Điều 12 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định:

"Sau khi khóa Sổ hộ tịch, trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày khóa Sổ hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch chứng thực 01 bản sao Sổ hộ tịch để chuyển lưu tại cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên trực tiếp; đối với Cơ quan đại diện thì gửi tập trung về Bộ Ngoại giao".

Theo đó, sổ hộ tịch còn được lưu trữ tại cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên trực tiếp của cơ quan hộ tịch nơi anh đăng ký hộ tịch. Như vậy, trường hợp ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn không còn cơ sở dữ liệu hộ tịch mà anh cần thì anh có thể liên hệ với cơ quan quản lý hộ tịch của ủy ban nhân dân cấp huyện, quận, thành phố trực thuộc tỉnh để đề nghị được trích lục bản sao hộ tịch.

- Đối với hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân của vợ: Anh có thể liên hệ với cơ quan công an cấp xã, phường nơi vợ anh thường trú nhờ xác nhận rằng vợ anh là cá nhân thường trú tại địa phương. Việc xác nhận này anh có thể làm một đơn riêng, cũng có thể nhờ công an xác nhận ngay vào đơn xin ly hôn. Việc xác nhận của cơ quan công an về nơi cư trú đã phần nào chứng minh được nhân thân của vợ anh. Tuy nhiên nếu tòa án vẫn yêu cầu nộp bản sao chứng minh thư nhân dân của vợ thì anh có thể trình bày rõ hoàn cảnh của mình để tòa linh động thụ lý hồ sơ. Sau đó, trong quá trình thực hiện thủ tục, tòa sẽ có yêu cầu độc lập đối với người vợ để bổ sung giấy tờ hoàn tất hồ sơ.