Đơn xin xác nhận nơi cư trú gồm những thông tin gì?

1. Giấy xác nhận nơi cư trú là gì?

Giấy xác nhận nơi cư trú là văn bản có nội dung ghi nhận thông tin cư trú của một người tại địa chỉ đang cư trú, được cơ quan có thẩm quyền cấp để sử dụng cho các thủ tục hành chính, thủ tục tố tụng và các giao dịch dân sự.

Vậy khi nào cần sử dụng giấy xác nhận khi cư trú? Thông thường công dân cần xin giấy xác nhận cư trú trong trường hợp sau:

- Người dân đã có giấy tờ cư trú nhưng bị mất, bị hư hỏng… hoặc vì lý do nào đó mà không thể cung cấp, xuất trình giấy tờ gốc/bản chứng thực từ giấy tờ gốc. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ lưu trữ và trích thông tin theo hồ sơ cấp xác nhận cho người dân theo thông tin đã đăng ký để sử dụng thay thế các giấy tờ nêu trên.

- Người dân chưa thực hiện thủ tục đăng ký cấp giấy tờ cư trú theo quy định hoặc đã thực hiện nhưng chưa được cấp. Khi đó, giấy xác nhận nơi cư trú được cấp trên cơ sở xác minh thực tế và rà soát hồ sơ của của cơ quan có thẩm quyền. Nếu thông tin yêu cầu là đúng sự thật, người dân cũng sẽ được cấp xác nhận cư trú để sử dụng cho công việc của mình.

2. Thẩm quyền cấp giấy xác nhận nơi cư trú.

Căn cứ theo Điều 11 Luật Cư trú 2020 thì nơi cư trú của công dân được định nghĩa như sau:

“Điều 11. Nơi cư trú của công dân

1. Nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú.

2. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư trú của công dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật này.”

Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 1 Điều 19 thì nơi cư trú của người không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú là:

“1. Nơi cư trú của người không có cả nơi thường trú và nơi tạm trú do không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú là nơi ở hiện tại của người đó; trường hợp không có địa điểm chỗ ở cụ thể thì nơi ở hiện tại được xác định là đơn vị hành chính cấp xã nơi người đó đang thực tế sinh sống, Người không có nơi thường trú, nơi tạm trú phải khai báo thông tin về cư trú với cơ quan đăng ký cư trú tại nơi ở hiện tại.”

Như vậy, nơi cư trú của một người có thể là nơi thường trú, nơi tạm trú và nơi ở hiện tại. Khi cần xin giấy xác nhận nơi cư trú, người dân đến trực tiếp tại công an cấp xã để làm thủ tục xin giấy xác nhận nơi cư trú. Thẩm quyền cung cấp thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú sẽ do Trưởng Công an cấp xã hoặc Trưởng Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã nơi công dân được đề nghị cung cấp thông tin.

 Bên cạnh đó, công dân có yêu cầu xác nhận thông tin về cư trú có thể linh hoạt đến cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của công dân căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Thông tư 55/2021/TT-BCA quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật cư trú.

“ Điều 17. Xác nhận thông tin về cư trú

1. Công dân yêu cầu xác nhận thông tin về cư trú có thể trực tiếp đến cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước không phụ thuộc vào nơi cư trú của công dân để đề nghị cấp xác nhận thông tin về cư trú…”

3. Thông tin trong đơn xin xác nhận nơi cư trú

Đơn xin xác nhận nơi cư trú là một mẫu đơn được sử dụng rất phổ biến và thông dụng trong cuộc sống. Hiện nay, chưa có quy định cụ thể cho mẫu đơn xin xác nhận nơi cư trú phải bao gồm những nội dung gì. Tuy nhiên, Nghị định 62/2021/NĐ-CP có đề cập đến việc nội dung đơn đề nghị phải nêu rõ mục đích và nội dung thông tin cần cung cấp theo điểm a khoản 4 Điều 13:

“Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này có nhu cầu cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú phải có văn bản đề nghị nêu rõ mục đích, nội dung thông tin cần cung cấp…”

Như vậy, khi làm đơn xin xác nhận nơi cư trú, người làm đơn cần lưu ý đến hai vấn đề quan trọng là mục đích và nội dung thông tin cần cung cấp. Ngoài ra, người làm đơn cũng cần lưu ý đến một vài vấn đề sau:

- Thông tin cá nhân của người làm đơn: họ và tên, năm sinh, số điện thoại, số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú,...

- Lý do yêu cầu xác nhận nơi cư trú: trong nội dung này thì người làm đơn nêu cụ thể lý do viết đơn xin xác nhận nơi cư trú như bổ sung hồ sơ cho thủ tục tố tụng,...

- Người làm đơn ký tên vào đơn.

- Ngoài ra người làm đơn cần chú ý đến hình thức trình bày một mẫu văn bản hành chính sao cho đúng thể thức, kỹ thuật soạn thảo và đầy đủ nội dung.