Giấy đề nghị, công văn đề nghị thanh toán là gì? Sử dụng mẫu nào?

1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là loại giấy tờ dùng để cá nhân đề nghị cơ quan, tổ chức thanh toán các khoản mà bản thân đã sử dụng tiền riêng để chi cho cơ quan, doanh nghiệp.

Sau khi thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động chung như mua hàng hoặc chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao thì người mua hàng hoặc người chi tiêu sẽ lập giấy đề nghị thanh toán. Sau đó, Giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển cho kế toán trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.

Giấy đề nghị thanh toán được coi là hợp lệ và được duyệt chỉ khi cá nhân tự bỏ tiền của mình chi cho những công việc, hoạt động chung của tập thể doanh nghiệp mà có sự đồng ý, chỉ đạo từ cấp trên.

Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

2. Công văn đề nghị thanh toán là gì?

Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn đề nghị thanh toán là văn bản được sử dụng trong trường hợp cơ quan, đơn vị mốn yêu cầu, đề nghị cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp khác tiến hành thanh toán các khoản tiền, nghĩa vụ theo thỏa thuận.

3. Nội dung của giấy đề nghị, công văn đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị, công văn đề nghị thanh toán có nhiều mẫu, được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Tuy nhiên, thông thường giấy đề nghị thanh toán và công văn đề nghị thanh toán sẽ có những nội dung chủ yếu như sau:

• Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán
• Họ tên, bộ phận đang làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán
• Tổng số tiền đề nghị thanh toán (ghi rõ bằng cả số và chữ)
• Số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn

4. Mẫu giấy đề nghị, công văn đề nghị thanh toán

4.1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày.....tháng.....năm.....

Kính gửi:..................................................................................................................

Họ và tên người đề nghị thanh toán:...........................................................................

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):.............................................................................................

Nội dung thanh toán:.................................................................................................

Số tiền: ........................... (Viết bằng chữ):...............................................................

(Kèm theo ........................... chứng từ gốc)

4.2. Mẫu công văn đề nghị thanh toán

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày ........... tháng ............. năm ..............

Họ và tên người đề nghị: ....................................................................................................................

Số giấy GT, CMT: .....................................................................................................................................

Bộ phận công tác:....................................................................................................................................

Số tiền đề nghị thanh toán:......................................................................................................................

Bằng chữ:................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................

Hình thức thanh toán:        Tiền mặt                    Ngân hàng                 Mở L/C                           

Thời hạn thanh toán:............................ /............ /....................................................................................

Tên dự án/hợp đồng: ..............................................................................................................................

Mã dự án:................................................................................................................................................

Trả cho đơn vị:.........................................................................................................................................

Số tài khoản:...........................................................................................................................................

Tại Ngân hàng:.........................................................................................................................................

Nội dung thanh toán:

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

Kèm theo................... chứng từ.