Công chứng không cần bản gốc, dùng bản chụp có được không?

1. Công chứng là gì?

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”.

Theo đó, công chứng là việc mà chỉ có công chứng viên - người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng thì mới được phép công chứng và văn bản công chứng đó mới có giá trị pháp lý. Người công chứng viên này sẽ thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của các hợp đồng, giao dịch và bản dịch – phải công chứng theo quy định pháp luật hoặc theo sự mong muốn, nhu cầu của cá nhân, tổ chức.

2. Bản chụp là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014: “Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.”

Hay Khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “ “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.”

Theo đó bản chụp mà có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc thì được xem là bản sao. Và bài viết sẽ không đề cập đến bản chụp mà không có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc vì chắc chắn nó không đủ điều kiện để dùng trong công chứng. Do vậy, xuyên suốt bài viết sẽ dùng cụm từ “bản sao” thay cho “bản chụp” để phù hợp với quy định của pháp luật và ngôn ngữ pháp lý.

3. Công chứng có cần bản gốc không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014:

“Điều 40. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

…”

Như vậy, theo quy định chung về thủ tục công chứng thì hồ sơ không cần phải có bản gốc các loại giấy tờ cần trong hồ sơ công chứng. Vì những đối tượng cần công chứng thường là những đối tượng được lập ngay ở Văn phòng công chứng để thực hiện công chứng hoặc đó chỉ là dự thảo hay được viết ra, dịch ra mang tới Văn phòng công chứng để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức,… mà không phải là những bản gốc đã có giá trị pháp lý rồi. Ngoài ra, vì đối tượng công chứng thường chưa có hoặc chỉ là dự thảo, văn bản, giấy tờ được dịch nên nếu đề cập đến bản sao thì sẽ chỉ thường nhắc đến các loại giấy tờ xuất trình kèm khi công chứng như: Giấy tờ tùy thân, Giấy chứng nhận quyền sở hữu,….mà khi công chứng là để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức,… chứ không phải để xác định giá trị pháp lý của các giấy tờ này. Nên khi công chứng thì chúng ta không cần phải cung cấp các bản gốc mà chỉ cần bản sao đối với các loại giấy tờ xuất trình kèm theo đối tượng cần công chứng.

Vốn dĩ có thắc mắc như này là mọi người vẫn còn nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực. Vì vậy, dưới đây chúng tôi sẽ giúp mọi người phân biệt giữa công chứng và chứng thực.

4. Sự khác biệt giữa công chứng và chứng thực