Văn phòng công chứng là gi? Công chứng giấy tờ gì?

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu về Văn phòng công chứng, cách thức hoạt động, phạm vi công chứng, chứng thực và mức phí dịch vụ của Văn phòng công chứng. Vì vậy, thông qua bài viết này, Luật Minh Gia giải đáp rõ hơn các vấn đề pháp lý liên quan đến Văn phòng công chứng để quý khách hàng có thêm nhiều sự lựa chọn hoàn hảo trong việc bảo vệ các giao dịch của mình.

1. Văn phòng công chứng là gì?

Theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, không có định nghĩa cụ thể Văn phòng công chứng là gì. Tuy nhiên, từ những quy định của Luật Công chứng năm 2014 có thể hiểu: Văn phòng công chứng là tổ chức được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng thực hiện chức năng công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác (Khoản 4 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014).

2. Thành lập Văn phòng công chứng

Để có thể thành lập Văn phòng công chứng, pháp luật yêu cầu người thành lập văn phòng công chứng phải là công chứng viên.

Công chứng viên là người có đủ điều kiện, tiêu chuẩn về phẩm chất chính trị, đạo đức và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; đã qua lớp đào tạo nghề công chứng (hoặc được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định của pháp luật) được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.

Việc thành lập Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 23 Luật Công chứng năm 2014. Bao gồm các bước như sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;

- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

Bước 2. Nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Bước 3. Sau khi được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm:

- Đơn đăng ký hoạt động;

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng;

- Hồ sơ đăng ký hành nghề của công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có).

Bước 4. Văn phòng công chứng được phép hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

3. Phạm vi công chứng, chứng thực của Văn phòng công chứng

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng có thể công chứng các hợp đồng, giao dịch, công chứng bản dịch,… trên phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên, đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản, phạm vi công chứng bị giới hạn theo lãnh thổ nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở theo quy định tại Điều 42 Luật Công chứng năm 2014 như sau:

“Điều 42. Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản

Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.”

Bởi vì bản chất của hoạt động công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự nên đòi hỏi rất cao trách nhiệm của người hành nghề công chứng. Do đó, đối với việc công chứng tài sản là bất động sản cần phải thực hiện tại văn phòng công chứng trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có tài sản. Quy định này nhằm đảm bảo chặt chẽ cho tính xác thực của giao dịch, bảo đảm sự an toàn cao nhất cho các bên trong giao dịch dân sự.

Ngoài chức năng công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 như đã nêu trên đây, Văn phòng công chứng còn có chức năng chứng thực bản sao từ bảo chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.