Lưu hành nội bộ là gì? Quy định về văn bản lưu hành nội bộ?

Hiện nay, chưa có văn bản quy định cụ thể về khái niệm văn bản lưu hành nội bộ. Tuy nhiên, có thể hiểu văn bản lưu hành nội bộ theo một cách khái quát như sau:

Lưu hành nội bộ là hệ thống các văn bản được ban hành trong môi trường hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp mang tính bắt buộc chung trong từng lĩnh vực hoạt động nhằm triển khai, tổ chức hoạt động của bộ máy, điều hành, kiểm soát các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp và các văn bản này không dùng giao dịch với bên ngoài.

Văn bản lưu hành nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại hình văn bản. Căn cứ vào tính chất của từng văn bản có thể chia văn bản lưu hành nội bộ thành các nhóm như sau:

1. Văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý

Văn bản mang tính cơ chế quản lý nội bộ là các văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính ổn định, lâu dài trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của doanh nghiệp. Trong đó có thể kể đến một số văn bản như: Điều lệ doanh nghiệp, quy chế hoạt động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động,…

- Điều lệ doanh nghiệp:

Điều lệ doanh nghiệp là một văn kiện đầu tiên và quan trọng nhất của tất cả các doanh nghiệp kể từ khi thành lập cho đến giai đoạn tồn tại, phát triển cũng như quá trình tạm dừng hoạt động doanh nghiệp. Mọi quy chế, quy ước, thỏa thuận của doanh nghiệp phát sinh đều phải lấy điều lệ làm căn cứ và không được trái với điều lệ. Việc xây dựng điều lệ càng chi tiết rõ ràng, phù hợp với đặc điểm quản trị doanh nghiệp thì việc quản lý vận hành doanh nghiệp của các nhà quản lý doanh nghiệp càng dễ dàng thuận lợi.

Tùy vào đặc thù loại hình doanh nghiệp, khi soạn thảo các doanh nghiệp cần đưa vào những nội dung quy định phù hợp; song căn cứ vào quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ phải có những nội dung cơ bản  như: Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); Nghành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;... Như vậy, điều lệ là văn kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp, nên ngay từ lúc bắt đầu thành lập các doanh nghiệp phải nghiêm chỉnh xây dựng chúng một cách cẩn thận, khoa học, phù hợp.

- Quy chế hoạt động:

Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ,… tất cả các quy chế này được quy định một cách rõ ràng và minh bạch. Quy chế phải có các quy định về căn cứ pháp lý; các điều khoản quy định về mục đích, đối tượng, phạm vi áp dụng, nguyên tắc áp dụng, thực hiện; thẩm quyền, trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan.

Tuy nhiên, để xây dựng và ban hành quy chế hoạt động cần phải xét đến các yếu tố phù hợp với công ty, đảm bảo được tính hợp pháp và tính thực tiễn. Tính hợp pháp là phải phù hợp với pháp luật, không trái luật đây là yếu tố đầu tiên cần phải có khi đưa ra quy chế, vì vậy khi lập ra quy chế người quản lý cần phải dựa trên những quy định của pháp luật. Tính thực tiễn là phải phù hợp với các hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể, do đó quy chế cần dựa vào tình hình thực tiễn của công ty để đưa ra quy chế phù hợp. Do đó, quy chế là một trong những văn bản lưu hành nội bộ quan trọng giúp cho việc quản lý công ty và doanh nghiệp được dễ dàng và hiệu quả hơn.

- Thỏa ước lao động tập thể:

Điều 75 của Bộ Luật lao động năm 2019 quy định về thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản. Thỏa ước lao động tập thể bao gồm thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể ngành, thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp và các thỏa ước lao động tập thể khác. Nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật; khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật. Thỏa ước lao động tập thể phải được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính, tuy nhiên đây vẫn là một trong những văn bản được lưu hành trong nội bộ của công ty.

- Nội quy lao động:

Bộ luật lao động năm 2019 quy định, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu như: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; Trật tự tại nơi làm việc; An toàn, vệ sinh lao động; Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; Trách nhiệm vật chất; Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Ngoài ra, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Đây là một trong những văn bản lưu hành nội bộ công ty nhưng mang tính pháp lý quan trọng, đây cũng là căn cứ để tổ chức, doanh nghiệp xử lý khi có hành vi vi phạm trong nội bộ doanh nghiệp.

2. Lưu hành nội bộ mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh nội bộ

Các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc cụ thể là các văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ được ban hành để điều chỉnh những vấn đề hoặc xử lý các công việc cụ thể mang tính hành chính sự vụ. Trong đó có thể kể đến các văn bản như: Quyết định (xử lý kỷ luật, khen thưởng, sa thải), công văn, thông báo, báo cáo, biên bản,… Các văn bản này có hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và có giá trị áp dụng đối với từng đối tượng mà các văn bản này điều chỉnh.

Các văn bản mang tính sự vụ và giải quyết việc phát sinh được ban hành và lưu hành nội bộ nhằm truyền tải sự chỉ đạo, điều hành của cấp trên xuống cấp dưới và truyền tải thông tin từ cấp dưới lên cấp trên hoặc trao đổi ý kiến giữa các đơn vị với nhau nhằm thực hiện công tác quản lý hành chính, nhân sự, tổ chức, giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công việc,… trong tổ chức, doanh nghiệp.

Khi xây dựng soạn thảo các văn bản mang tính sự vụ phải đòi hỏi nhanh, kịp thời, và đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Người xây dựng, soạn thảo trước hết phải nắm được nguyên nhân, quá trình xảy ra sự vụ, căn cứ vào nội quy chính sách của công ty để tham vấn hoặc xây dựng ra các quyết định vừa đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ, vừa có tính khuyến khích động viên khen thưởng hoặc là răn đe kỷ luật phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của người lao động cũng như của doanh nghiệp.

Qua phân tích các quy định trên, việc xây dựng, ban hành văn bản với mục đích để lưu hành trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp nhưng việc soạn thảo và ban hành vẫn rất cần sự cẩn thận, tỉ mỉ vì những văn bản này có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành và quản lý của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, các văn bản lưu hành nội bộ cần đảm bảo tuân thủ pháp luật, điều lệ doanh nghiệp. Các văn bản được xây dựng theo nguyên tắc không trùng lặp nhau và mang tính dẫn chiếu nhau.

Văn bản lưu hành nội bộ được xem là hành lang pháp lý rất quan trọng trong công tác điều hành, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp ở tầm vĩ mô, điều phối được các quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp. Trên thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp nhỏ, không nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của hệ thống văn bản quản lý nội bộ nên đã xem nhẹ bỏ qua công tác này dẫn đến khi xảy ra tranh chấp, không có cơ chế, chế tài giải quyết khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, vướng mắc và làm thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc xây dựng, kiểm tra các văn bản lưu hành nội bộ doanh nghiệp là việc làm rất quan trọng và cần thiết.

Trên đây là bài tư vấn của Luật Minh Gia, nếu tổ chức, doanh nghiệp của bạn đang gặp phải các vướng mắc liên quan đến việc soạn thảo văn bản lưu hành nội bộ thì hãy gửi câu hỏi đến Luật Minh Gia để được giải đáp, hỗ trợ kịp thời.