Tư vấn về trường hợp làm mất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Trả lời: Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi tư vấn về công ty Luật Minh Gia. Với trường hợp của bạn, công ty chúng tôi xin tư vấn như sau:

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 3 thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP  và nghị định số 04/2-14/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ “4. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.4 và 5.5 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này)”.  Như vậy có nghĩa là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giống như  là một hóa đơn và được sử dụng, quản lý như hóa đơn.

Trong trường hợp làm mất thì chị phải lập biên bản gửi cho công ty để công ty gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày phát hiện. Căn cứ:

Điều 24  thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

"1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó."

Theo khoản 4 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn thì:

''4. Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.

Như vậy, áp dụng quy định với trường hợp của chị, nếu chị làm mất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ liên 2 (liên giao cho khách hàng) mà trong thời hạn luật định chị không báo cho công ty, công ty không báo cáo lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì hành vi làm mất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thuộc các hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp này, công ty sẽ bị xử phạt tiền trong khoảng 10.000.000 đống đến 20.000.000 đồng.  Lúc này công ty có thể buộc chị phải bồi hoàn lại số tiền này cho công ty. Trường hợp bị mất hóa đơn, nhưng công ty đã thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 05 ngày thì công ty sẽ không bị xử lý vi phạm hành chính. Nhưng chị vẫn có thể bị áp dụng các biện pháp kỉ luật theo nội quy cuả công ty.

Còn nếu liên chị làm mất không phải là liên giao cho khách hàng (liên 1 hoặc liên 3) thì vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và sẽ bị áp dụng  theo mức xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán quy định tại  Điều 12 nghị định 105/2013/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.

''1. Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;

b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.''

Như vậy, việc chị kế toán nói với chị là chị có khả năng phải nộp phạt 15.000.000 đồng là hoàn toàn có căn cứ. Chị không thể so sánh với các trường hợp của người khác vì có thể việc làm mất, hỏng hóa đơn GTGT của họ thể thuộc vào hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn của người mua, có khung phạt khác với khung phạt trường hợp của chị.

Trân trọng!