Tư vấn thủ tục cấp lại sổ và thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Trước đây em làm cho công ty A phía công ty hàng tháng vẫn trừ các khoản tham gia bảo hiểm theo luật. Đến lúc em kết thúc công việc tại công ty A theo đúng luật của công ty, xong công ty không chốt sổ BHXH cho em và hẹn khi nào chốt sẽ gọi. Rồi em bắt đầu công việc tại công ty B, công ty B vẫn tham gia BHXH cho em dựa trên số sổ BHXH của công ty A và em cũng kết thúc ở công ty B. Xong vẫn không chốt được sổ tại công ty B được do đang vướng từ công ty A.  Em tham gia công việc tại công ty C, phía công ty C yêu cầu nộp sổ BHXH thì em tìm về công ty A, nhưng công ty A lại nói là do nợ BHXH nên không chốt sổ được và người lao động tự đi chốt sổ. Em cũng đồng ý tự cá nhân đi làm xong công ty A lại bảo thất lạc sổ BHXH của em ??? Như vậy em phải làm sao ? Giả sử khi công ty A tìm được sổ BHXH đưa cho em tự đi chốt sổ thì em cần những thủ tục và giấy tờ gì từ công ty A?

Trả lời tư vấn: Cảm ơn bạn đã gửi yêu cầu tư vấn tới Công Ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

- Thứ nhất, về việc công ty A không chốt sổ bảo hiểm cho bạn. Điều 47 Bộ luật lao động 2012 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

"...

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động."

Như vậy, sau khi kết thúc hợp đồng thì trong thời hạn 7 ngày làm việc thì công ty phải có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản chi phí và các giấy tờ, hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm cho người lao động. Việc công ty không trả chốt sổ bảo hiểm và trả sổ bảo hiểm cho bạn trong một khoảng thời gian dài là trái với quy định của luật lao động.

Thứ hai, về thủ tục xin cấp lại sổ

Theo quy định tại điều 29 quyết định  959/QĐ-BHXHngười tham gia bảo hiểm xã hội được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong các trường hợp bị mất, hỏng hoặc thay đổi, cải chính họ tên, ngày tháng năm sinh đã ghi trong sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp người lao động làm mất hoặc hỏng sổ bảo hiểm xã hội thì phải thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội hoặc nhờ đơn vị thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Nếu người sử dụng lao động làm mất sổ bảo hiểm xã hội của người lao động thì có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Trong trường hợp bạn nêu,  bạn không lấy được sổ bảo hiểm xã hội từ công ty cũ và công ty B bạn đã đóng BHXH cho bạn theo số sổ bảo hiểm xã hội cũ nên, trong trường hợp này, công ty bạn có thể xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo số sổ bảo hiểm xã hội cũ hoặc bạn có thể tự yêu cầu làm thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội (lý do: người lao động làm mất).

Thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bạn có thể tham khảo tại bài viết sau: https://luatminhgia.com.vn/thu-tuc-xin-cap-lai-so-bao-hiem-xa-hoi-trong-truong-hop-bi-mat.aspx

-Thứ ba, thủ tục chốt sổ bảo hiểm

Trường hợp của bạn, bạn đã tham gia bảo hiểm tại công ty A và B và đã chấm dứt hợp đồng và hiện đang làm việc tại công ty C nên việc trước tiên bạn phải làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm tại công ty A và chốt sổ bảo hiểm tại công ty B theo thủ tục sau:

Thủ tục chốt số BHXH cho cho người lao động:

Bước 1: Thủ tục giảm 

1/ Mẫu D02-TS : 3 bản

2/ Mẫu D01b-TS : 1 bản

3/ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 thẻ/người)

4/ Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó - nếu có (01 bản chính)

5/ Bản sao Quyết định/Thông báo chấm dứt HĐLĐ… (01 bản/người) hoặc bản sao Quyết định/Thông báo chấm dứt HĐLĐ tập thể đính kèm danh sách (01 bản)

6/ Mẫu số 103: Phiếu giao nhận hồ sơ

Bước 2: Chốt sổ cho người lao động:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 321)

2. Danh sách xác nhận sổ BHXH (mẫu số 01-DS/XNS) 2 bản

3. Tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới)

4. Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN (mẫu 07/SBH) + các tờ rời sổ (nếu có)

5. Giấy chuyển tiền (bản sao nếu thanh toán), công văn cam kết thanh toán nợ (nếu nợ trên 1 tháng đến dưới 3 tháng)

6. Bản photo CMND 1 bản/người

7. Mẫu 01-XN/THS (nếu có)

Trường hợp này, bạn cần yêu cầu Công ty A làm thủ tục  báo giảm bảo hiểm cho bạn và  có công văn cam kết việc thanh toán nợ BHXH  cho cơ quan bảo hiểm và bạn thực hiện thủ tục chốt sổ như trên.

Như vậy bạn có thể chốt sổ bảo hiểm tại công ty A và mang sổ bảo hiểm đó tới yêu cầu công ty B thực hiện chốt sổ cho mình hoặc tự bạn  đi chốt sổ tiếp lần 2( như trên) khi kết thúc hợp đồng tại công ty B và chuyển sang công ty C để công ty C thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội cho bạn theo đúng quy định của pháp luật.

Trân trọng!