Phụ cấp điện thoại, xăng xe là gì? Có tính thuế TNCN không?

Câu hỏi:

Vui lòng cho tôi hỏi công ty tôi khoán chi tiền xăng xe, điện thoại cho người lao động hàng tháng. Vậy các khoản này tôi đưa vào là trợ cấp xăng xe, điện thoại có được không? Và trong thỏa ước lao động phải ghi thế nào cho hợp lý ạ? Có tính thuế thu nhập cá nhân không? Ngoài ra hàng tháng công ty có 01 khoản thưởng nhỏ cho nhân viên (khoảng 10.000 đến 20.000/ngày) tùy theo từng bộ phận khác nhau. Nhưng nếu ghi là thưởng thì ít quá nên tôi định đưa vào là trợ cấp nghề nghiệp có được không ạ? Để những khoản này được đưa vào chi phí lương thì trong thỏa ước lao động tôi phải ghi như thế nào cho hợp lý?

Giải đáp:

1. Về phụ cấp xăng xe, điện thoại của người lao động

Căn cứ theo quy định tại Điều 21 Bộ luật lao động 2019, quy định về nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động thì mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác là một trong những nội dung chủ yếu phải có trong Hợp đồng lao động. 

Bên cạnh đó điểm c khoản 5 Thông tư 10/2021 TT-BLĐTBXH hướng dẫn Bộ luật lao động quy định như sau:

“Điều 3. Nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động

5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:

c. Các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận của hai bên như sau:

…

Đối với các chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác thì ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.”

Như vậy, tiền xăng xe, điện thoại được phân bổ vào mục “các khoản bổ sung khác” và gọi là trợ cấp là phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Phụ cấp xăng xe, điện thoại có tính thuế TNCN không?

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế thì để các khoản chi xăng xe, điện thoại cho người lao động được tính vào chi phí được trừ cần được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của công ty, Quy chế lương thưởng của Công ty.

Căn cứ theo quy định tại điểm 2 điều 2 thông tư số: 111/2013/TT-BTC hướng dẫn các khoản không chịu thuế TNCN quy định:

''... đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

đ.4.1) Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.''

Ngoài ra, theo hướng dẫn tại công văn số: 1166 /TCT-TNCN của tổng cục thuế: Hướng dẫn về thuế TNCN đối với tiền công tác phí, tiền điện thoại như sau:

''- Về Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

- Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.''

Như vậy, trường hợp bạn muốn ghi nhận tiền xăng xe, điện thoại là trợ cấp vào thỏa ước lao động tập thể thì bạn có thể tùy nghi thiết lập nội dung của việc thỏa thuận đó một cách chính xác và đầy đủ thông tin theo sự thỏa thuận miễn là thỏa thuận đó không trái quy định pháp luật.

3. Về tiền thưởng và trợ cấp nghề nghiệp

Pháp luật lao động không có khái niệm trợ cấp nghề nghiệp. Trợ cấp nghề nghiệp chỉ là tên gọi mà doanh nghiệp tự đặt ra dựa trên tính chất của khoản chi cho người lao động. Trường hợp của công ty chị có chi khoản thưởng nhỏ cho nhân viên (10.000 - 20.000 đồng/ngày) tùy theo từng bộ phận (khoản chi cố định, tùy từng vị trí làm việc và không căn cứ vào kết quả thực hiện công việc, kết quả kinh doanh của công ty) nên đây bản chất là một khoản phụ cấp lương. Khoản chi này được tính trong chi phí lương của người lao động.

Trân trọng.