Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những giấy tờ gì?

Nội dung đề nghị tư vấn: Hiện tại em có 2 sổ bảo hiểm xã hội thì em gộp sổ lại như thế nào? Vì em có lên bảo hiểm xã hội TP X người ta nói là muốn gộp sổ lại thì phải có giấy thôi việc của công ty cũ thì mới gộp lại sổ được, mà công ty cũ của em thì kế toán là người mới nên không biết em làm công ty đó và không cho em giấy thôi việc hoặc giấy giới thiệu để em lên bảo hiểm Thành phố để gộp sổ lại thì bây giờ em phải làm cách nào? Em xin cảm ơn.

Trả lời: Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi đề nghị tư vấn đến cho Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi xin được tư vấn như sau:

Thứ nhất, về vấn đề gộp sổ BHXH

Theo quy định pháp luật, mỗi người chỉ có một sổ BHXH duy nhất. Trường hợp một người tham gia BHXH có từ 2 sổ BHXH phải tiến hành thủ tục gộp sổ.

Theo thông tin anh cung cấp, hiện tại anh có 2 sổ BHXH. Như vậy, có thể xảy ra hai trường hợp:

Trường hợp 1: Có 2 sổ bảo hiểm xã hội (trở lên) mà thời gian đóng bảo hiểm không trùng nhau:

Theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

“… 4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên, một người tham gia BHXH có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Trường hợp 1: Có 2 sổ bảo hiểm xã hội (trở lên) mà thời gian đóng bảo hiểm trùng nhau

Theo quy định tại Điểm e, Khoản 3.1, Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH, sửa đổi bởi Khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Như vậy, nếu bạn 2 sổ bảo hiểm xã hội (trở lên) mà thời gian đóng bảo hiểm không trùng nhau, khi tiến hành thủ tục gộp sổ chỉ cần bảo đảm hai cuốn sổ BHXH đã được công ty chốt sổ, không yêu cầu có quyết định thôi việc.

Hồ sơ cụ thể tiến hành gộp sổ của bạn sẽ bao gồm:

- 2 quyển sổ BHXH

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK1-TS

NLĐ có thể nộp thông qua NSDLĐ nơi người lao động đang làm việc hoặc NLĐ trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ.

Thứ hai, về quyết định thôi việc của công ty

Khi hai bên chấm dứt hợp đồng lao động, công ty có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu.

Nếu như công ty chưa có quyết định thôi việc với bạn (hoặc chưa thanh toán xong nghĩa vụ khác) thì bạn cũng có thể làm đơn khiếu nại đến Ban Giám đốc công ty thông qua Công đoàn để có thể lấy được quyết định thôi việc đối với mình (trong trường hợp việc khiếu nại đến Cơ quan bảo hiểm xã hội gộp sổ gặp khó khăn).

Nội dung đề nghị tư vấn: Chào luật sư. Tôi có thời gian làm công nhân tại công ty K là 8 năm, tháng 2/201X tôi thôi việc tai công ty, sau khi thôi việc có quyết định thôi việc. Đến tháng 3/201X tôi được tuyển dụng vào công ty S. Sau khi vào công ty tôi không nộp sổ bảo hiểm cũ (vì không biết), sau 3 tháng có người nói tôi mới biết và mang đến văn phòng công ty nộp nhưng người ta nói đã làm sổ mới và không nối sổ bảo hiểm cho tôi, Giờ tôi muốn nối bảo hiểm thì cần những thủ tục gì, nộp hồ sơ ở đâu và có nối được không, trong khi công ty mới thì nhất định không làm cho tôi và cũng không cho tôi mượn sổ mới để đi nối. Xin luật sư tư vấn giúp. Tôi xin chân thành cảm ơn.

Trả lời: Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi đề nghị tư vấn đến cho Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi xin được tư vấn như sau:

Theo thông tin bạn cung cấp, bạn làm việc tại công ty S nhưng không nộp sổ bảo hiểm cũ nên bên công ty đã làm sổ mới và không tiến hành thủ tục nối sổ bảo hiểm cho bạn.

Theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

“… 4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”.

Như vậy, trường hợp có 2 sổ trở lên, cơ quan BHXH sẽ thu hồi lại các sổ và hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu vào sổ BHXH mới.

Thành phần hồ sơ để gộp lại sổ:

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Sổ BHXH đã cấp.

Thời gian gộp sổ: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

Thủ tục nộp hồ sơ được quy định tại điểm 1.1 tiết 1 Khoản 1 Điều 33 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định: người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH.

Như vậy, nếu công ty không giải quyết gộp sổ BHXH bạn thì bạn có thể nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH theo quy định trên.