Quy định về nghỉ phép năm đối với người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập

1. Luật sư tư vấn luật Lao động

Pháp luật lao động quy định rất rõ ràng, cụ thể về chế độ nghỉ ngày lễ, Tết cho người lao động. Theo đó, những pháp luật chuyên ngành như Luật cán bộ, công chức; Luật Viên chức cũng cụ thế hóa quy định về thời gian nghỉ lễ tết, chế độ được hưởng khi nghỉ hay chế độ được hưởng khi đi làm việc ngày lễ, Tết.

Ngoài việc tính các chế độ được hưởng tiền lương trong những ngày lễ, Tết, trình tự, thủ tục và những giấy tờ cần thiết để thực hiện việc chi trả đó cũng là vấn đề mà đơn vị sự nghiệp cần lưu ý và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Đặc biệt là các khoản tiền như tiền bồi dưỡng, tiền đi lại,…

2. Tư vấn quy định về nghỉ phép năm đối với người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập

Câu hỏi tư vấn: Cho tôi xin hỏi về cách tính cho người nghỉ phép năm, ví dụ trong đơn vị tôi chưa có người nào nghỉ phép năm thì cuối năm đơn vị tính tiền cho người đó như thế nào và cách tính như thế nào? Xin tư vấn giùm,bên tôi là đơn vị sự nghiệp công lập,chân thành cám ơn.

Trả lời tư vấn: Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

Do bên bạn là đơn vị sự nghiệp công lập nên những người làm việc trong đơn vị bạn có thể gồm: công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị; viên chức và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động. Pháp luật lao động quy định cho cả 3 đối tượng này có quyền nghỉ ngơi theo quy định tại Bộ luật lao động 2012.

1. Về thời gian nghỉ phép năm

Quyền nghỉ ngơi của công chức, viên chức được quy định như sau:

Điều 13 Luật cán bộ công chức 2008 - Quyền của cán bộ, công chức về nghỉ ngơi

Cán bộ, công chức được nghỉ hàng năm, nghỉ lễ, nghỉ để giải quyết việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động. Trường hợp do yêu cầu nhiệm vụ, cán bộ, công chức không sử dụng hoặc sử dụng không hết số ngày nghỉ hàng năm thì ngoài tiền lương còn được thanh toán thêm một khoản tiền bằng tiền lương cho những ngày không nghỉ.

Điều 13 Luật Viên chức 2010 - Quyền của viên chức về nghỉ ngơi

1. Được nghỉ hàng năm, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động. Do yêu cầu công việc, viên chức không sử dụng hoặc sử dụng không hết số ngày nghỉ hàng năm thì được thanh toán một khoản tiền cho những ngày không nghỉ.

2. Viên chức làm việc ở miền núi, biên giới, hải đảo, vùng sâu, vùng xa hoặc trường hợp đặc biệt khác, nếu có yêu cầu, được gộp số ngày nghỉ phép của 02 năm để nghỉ một lần; nếu gộp số ngày nghỉ phép của 03 năm để nghỉ một lần thì phải được sự đồng ý của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập.

Quyền nghỉ ngơi của người lao động được quy định trong Bộ luật lao động 2012.

Như vậy, nếu đơn vị bạn chưa có người nào nghỉ hàng năm thì sẽ phải thanh toán một khoản tiền cho những ngày không nghỉ cho những người làm việc tại đơn vị của bạn.

Tại khoản 2, Điều 1 Thông tư 57/2014/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 141/2011/TT-BTC Quy định về chế độ thanh toán tiền nghỉ phép hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng làm việc trong các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập như sau:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 141/2011/TT-BTC như sau:

2. Sửa đổi điểm a khoản 2 Điều 2 như sau:

“a) Các trường hợp được thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ thực hiện theo quy định tại Điều 114 Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/6/2012”.

Điều 114 - Bộ luật lao động 2012 - Thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ quy định như sau:

1. Người lao động do thôi việc, bị mất việc làm hoặc vì các lý do khác mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ.

2. Người lao động có dưới 12 tháng làm việc thì thời gian nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số thời gian làm việc. Trường hợp không nghỉ thì được thanh toán bằng tiền.

Thời gian nghỉ hàng năm được quy định tại điều 111 BLLĐ 2012 như sau:

Điều 111. Nghỉ hằng năm

1. Người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

a) 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

b) 14 ngày làm việc đối với người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có có điều kiện sinh sống khắc nghiệt theo danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành hoặc lao động chưa thành niên hoặc lao động là người khuyết tật;

c) 16 ngày làm việc đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có điều kiện sinh sống đặc biệt khắc nghiệt theo danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành. 

…

4. Khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm.

2. Về điều kiện, chứng từ

Chế độ chi trả tiền lương, tiền bồi dưỡng đối với những ngày được nghỉ phép hàng năm theo pháp luật quy định nhưng chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hàng năm được quy định tại Điều 5 Thông tư 141/2011/TT-BTC (đã được sửa đổi bổ sung theo thông tư 57/2014/TT-BTC)

Khoản 4 điều 1 thông tư 57/2014/TT-BTC Sửa đổi điểm a khoản 1 Điều 5 thông tư 141/2011/TT-BTC quy định Điều kiện, chứng từ thanh toán như sau:

“a) Các trường hợp theo quy định tại Điều 114 Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/6/2012:

Căn cứ theo quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động, văn bản xác nhận của cơ quan, đơn vị về việc cán bộ, công chức thôi việc, bị mất việc làm”.

b) Các trường hợp do yêu cầu công việc, cơ quan, đơn vị không bố trí được thời gian cho cán bộ, công chức nghỉ phép: (điểm b khoản 1 điều 5 thông tư 141/2011/TT-BTC)

Có đơn xin nghỉ phép nhưng được Thủ trưởng, cơ quan, đơn vị nơi trực tiếp quản lý cán bộ, công chức làm việc xác nhận do yêu cầu công việc nên không bố trí được thời gian cho cán bộ, công chức nghỉ phép năm hoặc không bố trí đủ số ngày nghỉ phép năm.

Như vậy, đơn vị của bạn cần căn cứ vào các chứng từ nêu trên để thực hiện việc chi trả tiền lương cho những ngày không nghỉ phép của công chức, viên chức trong đơn vị

3. Mức thanh toán và cách thức chi trả

Khoản 5 điều 1 thông tư 57/2014/TT-BTC Sửa đổi tiêu đề điểm a khoản 2 Điều 5. Mức thanh toán và cách thức chi trả như sau:

“a) Các trường hợp theo quy định tại Điều 114 Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/6/2012”.

- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định chi trả tiền lương đối với những ngày chưa nghỉ phép năm, theo mức lương ngạch bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp chức vụ, thâm niên nghề, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại (nếu có) đang hiện hưởng của từng đối tượng cán bộ, công chức.

- Việc chi trả được thực hiện chậm nhất 01 tháng kể từ khi cán bộ, công chức nghỉ việc.

b) Các trường hợp do yêu cầu công việc, cơ quan, đơn vị không bố trí được thời gian cho cán bộ, công chức nghỉ phép: (điểm b khoản 2 điều 5 thông tư 141/2011/TT-BTC)

- Hàng năm căn cứ khả năng nguồn kinh phí, căn cứ tổng số ngày chưa nghỉ phép năm của cán bộ, công chức; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định hỗ trợ tiền bồi dưỡng cho cán bộ, công chức chưa nghỉ phép năm hoặc chưa nghỉ đủ số ngày nghỉ phép năm.

- Mức chi hỗ trợ được quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị, nhưng tối đa không quá mức tiền lương làm thêm giờ vào ngày thứ bảy, chủ nhật theo quy định hiện hành.

- Thời gian chi trả: Được thực hiện một lần trong năm và được quyết toán vào niên độ ngân sách hàng năm theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước.

Ngoài ra, công chức, viên chức còn được hưởng chế độ thanh toán tiền phương tiện đi lại; tiền phụ cấp đi đường khi nghỉ phép hàng năm và được thanh toán tiền bồi dưỡng do yêu cầu công việc, cơ quan, đơn vị không bố trí được thời gian cho cán bộ, công chức nghỉ phép:

Về tiền bồi dưỡng do yêu cầu công việc cơ quan, đơn vị không bố trí được thời gian cho cán bộ, công chức nghỉ phép (điểm b khoản 2 điều 3 thông tư 141/2011/TT-BTC)

Cán bộ, công chức đang công tác tại các cơ quan, đơn vị đủ điều kiện được hưởng chế độ nghỉ phép hàng năm thì cơ quan, đơn vị phải có trách nhiệm bố trí sắp xếp công việc, thời gian cho cán bộ, công chức nghỉ phép theo chế độ quy định; trường hợp do nhu cầu công việc không thể bố trí cho cán bộ, công chức nghỉ phép hoặc bố trí không đủ số ngày nghỉ phép theo quy định, thì cơ quan, đơn vị quyết định việc chi trả tiền bồi dưỡng cho cán bộ, công chức những ngày chưa nghỉ phép hàng năm. 

Cán bộ, công chức nếu đã được cơ quan, đơn vị bố trí sắp xếp thời gian cho đi nghỉ phép theo quy định nhưng không có nhu cầu nghỉ phép thì không được chi trả tiền bồi dưỡng đối với những ngày chưa nghỉ phép hàng năm.

Căn cứ điều kiện công việc thực tế, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ về các trường hợp được chi trả tiền bồi dưỡng đối với những ngày chưa nghỉ phép hàng năm.

Chế độ thanh toán tiền phương tiện đi lại; tiền phụ cấp đi đường khi nghỉ phép hàng năm (điều 4 thông tư 141/2011/TT-BTC)

- Nội dung chi và mức thanh toán:

+ Người đi nghỉ phép được thanh toán tiền phụ cấp đi đường (tương đương với mức phụ cấp lưu trú theo chế độ công tác phí hiện hành) và tiền phương tiện đi lại khi nghỉ phép năm.

+ Tiền phương tiện đi lại bao gồm: Tiền phương tiện vận tải (trừ phương tiện máy bay) của tổ chức, cá nhân kinh doanh vận tải hành khách theo quy định của pháp luật bao gồm: tiền phương tiện chiều đi và về từ nhà đến ga tàu, bến xe; vé tàu, xe vận chuyển đến nơi nghỉ phép và theo chiều ngược lại.

+ Mức thanh toán: Theo giá ghi trên vé, hoá đơn mua vé; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác (Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu). Trường hợp cán bộ công chức đi nghỉ phép sử dụng phương tiện là máy bay khi có vé hợp pháp sẽ được thanh toán tối đa theo giá cước vận tải khách công cộng bằng phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy phù hợp với tuyến đường đi nghỉ phép.

Đối với những đoạn đường không có phương tiện vận tải của tổ chức, cá nhân kinh doanh vận tải hành khách theo quy định của pháp luật mà người đi nghỉ phép phải thuê phương tiện vận tải khác thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét quyết định cho thanh toán tiền thuê phương tiện mà người đi nghỉ phép đã thuê trên cơ sở hợp đồng thuê phương tiện hoặc giấy biên nhận thanh toán với chủ phương tiện theo số ki-lô-mét thực đi và đơn giá khoán được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.

Nếu người đi nghỉ phép năm tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện theo số ki-lô-mét thực đi, tương ứng với mức giá vận tải phổ biến của loại phương tiện công cộng tại địa phương nhưng không vượt quá mức khoán tiền tự túc phương tiện khi đi công tác và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.

Trường hợp người đi nghỉ phép năm kết hợp giữa đi công tác và nghỉ phép thăm người thân thì chỉ thanh toán tiền phụ cấp đi đường và không được thanh toán tiền tàu xe đi phép do đã được thanh toán trong công tác phí.

- Điều kiện, thời hạn; thủ tục thanh toán:  

+ Điều kiện, thời hạn thanh toán:

Tiền phương tiện đi nghỉ phép hàng năm chỉ được thanh toán mỗi năm một lần.​

Nghỉ phép của năm nào chỉ được thanh toán trong năm đó, trường hợp vì công việc được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cho lùi thời gian nghỉ phép sang năm sau thì cũng được thanh toán tiền nghỉ phép năm, nhưng chỉ được thanh toán trong phạm vi thời gian chỉnh lý ngân sách đến hết 31 tháng 01 năm sau.

Đối với cán bộ, công chức đang công tác tại vùng sâu, vùng xa, núi cao, hải đảo có hệ số phụ cấp khu vực từ mức 0,5 trở lên nếu có yêu cầu, được gộp số ngày nghỉ của hai năm để nghỉ một lần; nếu nghỉ gộp ba năm một lần thì phải được người sử dụng lao động đồng ý và được thanh toán tiền nghỉ phép năm theo quy định tại Điều 4 Thông tư này.

+ Thủ tục thanh toán:

Ngoài các chứng từ theo quy định tại khoản 1 Điều này, người đi nghỉ phép năm phải có các giấy tờ sau làm căn cứ thanh toán:

+ Giấy nghỉ phép năm do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp.

+ Đối với các đối tượng quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2: Phải có đơn và được chính quyền địa phương nơi thân nhân cư trú hoặc cơ sở y tế xác nhận có người thân bị ốm đau đi điều trị ở cơ sở y tế, điều trị dài hạn tại nhà, hoặc bị chết.