Quy định về gộp sổ bảo hiểm xã hội khi có 2 sổ BHXH có thời gian đóng trùng nhau

1. Luật sư tư vấn về vấn đề gộp sổ bảo hiểm xã hội

Đối với các trường hợp người lao động có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội để được hưởng các chế độ bảo hiểm, nếu không thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội thì sẽ không được giải quyết các chế độ bảo hiểm.

Do đó, nếu bạn gặp vấn đề này và chưa biết phải thực hiện thủ tục gì để gộp sổ bảo hiểm xã hội thì bạn có thể liên hệ với Luật sư của chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn về hồ sơ, thủ tục gộp sổ.

2. Quy định pháp luật về thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Câu hỏi: Chào luật sư, nhờ luật sư tư vấn về trường hợp về quy định về gộp sổ bảo hiểm xã hội khi có 2 sổ BHXH có thời gian đóng trùng nhau. Nội dung tư vấn như sau: Trước đây đến bây giờ tôi công tác tại một cơ quan nhà nước A và năm 2014 tôi làm cho một công ty B khác ngoài, và công ty này đã lập sổ BHXH cho tôi.

Hiện tại tôi đang tham gia sổ bảo hiểm tại 2 cơ quan khác nhau, khi đóng BHXH thì bên bảo hiểm thấy tôi có 2 sổ bảo hiểm xã hội, chính vì vậy mà yêu cầu làm thủ tục gộp sổ. Công ty B đã thỏa thuận sẽ trả qua lương và tôi có thể ko cần đóng BHXH tại công ty, vì họ thông cảm cho tôi đang tham gia bảo hiểm tại nơi khác; tôi có một số câu hỏi như sau:

Số tiền bảo hiểm tại công ty B được gộp qua sẽ như thế nào? Có phải số tiền trong sổ BHXH công ty A sẽ tăng lên không? Và nếu không thì tôi được hưởng những lợi ích gì? Hay là sẽ mất số tiền BH?

Tại cơ quan BHXH cũng đã hướng dẫn gộp sổ, nhưng tôi e số tiền trong sổ BH tại công ty A sẽ tăng lên và công ty A sẽ biết tôi đang tham gia làm việc chỗ khác. chính vì cơ quan A là cơ quan nhà nước, nên tôi không muốn biết sếp trên biết tôi làm thêm công ty khác.

Vậy có cách nào giải quyết vấn đề này không? để bên cơ quan A không biết về việc tôi làm việc 2 nơi? Hay là sẽ có những vấn đề nào khác. Cảm ơn luật sư !

Trả lời: Chào chị, cảm ơn chị đã gửi yêu cầu tư vấn cho công ty Luật Minh Gia chúng tôi, công ty xin được tư vấn về trường hợp này như sau:

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Quyết định 595/ BHXH năm 2017 ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, quản lí sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế như sau:

“2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH”.

Bên cạnh đó, căn cứ theo công văn số 3663/BHXH – THU của BHXH Hồ Chí Minh ngày 19 tháng 11 năm 2014 về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ BHXH của người lao động có nhiều sổ như sau:

“1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ.

2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

– Nếu quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được NLĐ thừa nhận thì số sổ BHXH liền kề sau đó là số sổ gốc.

– Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.

3. Đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

– Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

– Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

– Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp;

– Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn BHXH thất nghiệp chưa hưởng;

– Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

– Sổ có thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.

4. Sổ BHXH mà NLĐ đã hưởng các chế độ trợ cấp, thì xác nhận dữ liệu đã hưởng tương ứng với các phương án theo quy định, quá trình còn lại chưa hưởng chế độ trợ cấp thì vẫn được bảo lưu.

5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.

6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).”.

Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, nếu có trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội ở hai nơi thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải có trách nhiệm là hoàn trả lại số tiền đã đóng trùng bảo hiểm xã hội đó cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Như vậy, với trường hợp bạn bị đóng trùng bảo hiểm xã hội ở hai nơi thì bạn sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn trả lại số tiền đã đóng.

Về Thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội:

Căn cứ phiếu giao nhận hồ sơ 103/……../THU về hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng cho người lao động thì đơn vị bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Phiếu trình giải quyết công việc (01 bản chính/người);

Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS – 01 Bản chính);

Phiếu yêu cầu (Mẫu C02-TS – 01 Bản chính/người);

Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH (01 sổ/người);

Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH (nếu có), (01 bản chính).

Ngoài ra, bạn tham khảo nội dung tư vấn áp dụng Văn bản pháp luật tại thời điểm gửi câu hỏi như sau:

Theo quy định tại Quyết định 1111/QĐ-BHXH năm 2011 về vấn đề người có 2 sổ BHXH trở lên như sau:

Điều 63. Xử lý một số tồn tại trong công tác cấp sổ BHXH.

1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.

2. Một người có từ 02 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH trùng nhau thì cơ quan BHXH hướng dẫn người lao động lựa chọn 01 sổ BHXH để tiếp tục ghi quá trình đóng BHXH, BHTN hoặc giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. Các sổ BHXH còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị, người lao động theo quy định tại Điểm 3.3, Khoản 3 Điều 48. Trường hợp sổ BHXH bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ BHXH đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ BHXH, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp BHXH đã chi trả trước đó (nếu có).

3. Số sổ BHXH hủy do gộp sổ BHXH phải chuyển về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung để BHXH tỉnh, BHXH huyện tra cứu khi xác nhận và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.

4. Một số sổ BHXH được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan BHXH giữ lại số sổ BHXH đã cấp cho người có thời gian tham gia BHXH nhiều nhất, các sổ BHXH còn lại thì thu hồi và cấp lại sổ theo số sổ mới.

5. Sổ BHXH đã xác nhận thời gian đóng BHXH nhưng người lao động không nhận thì sau 12 tháng kể từ khi xác nhận sổ đơn vị phải chuyển cho cơ quan BHXH để lưu trữ. Khi người lao động có yêu cầu thì trả lại sổ BHXH cho người lao động.

6. Đối với người đã được cơ quan BHXH cấp giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chưa hưởng (mẫu số C15-TS): Trường hợp Nhà nước có điều chỉnh điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp, nếu người tham gia có yêu cầu thì nộp giấy xác nhận cho cơ quan BHXH nơi thường trú hoặc tạm trú để cấp lại bìa sổ BHXH, tờ rời sổ in thời gian đóng BHXH chưa hưởng làm căn cứ giải quyết.

Như vậy, theo Khoản 2 điều này thì khi chị có 2 sổ BHXH trở lên mà có ghi thời gian đóng BHXH trùng nhau thì cơ quan BHXH sẽ hướng dẫn cho chị chọn 1 số BHXH để tiếp tục ghi quá trình đóng BHXH còn số BHXH còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị còn lại. Cho nên, với trường hợp này của chị nếu như chị không muốn sếp của công ty A biết được chị đang làm việc tại công ty B thì chị có thể tới cơ quan bảo hiểm xã hội để lựa chọn đóng tại công ty A.