Nhà phân phối là gì? Các đặc điểm pháp lý của nhà phân phối?

1. Nhà phân phối là gì?

Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào quy định cụ thể về nhà phân phối. Do đó, để làm rõ khái niệm này, chúng ta có thể tìm hiểu thông qua quy định về hoạt động phân phối. Theo khoản 4 điều 3 Nghị định 09/2018/NĐ-CP: “4. Phân phối là các hoạt động bán buôn, bán lẻ, đại lý bán hàng hóa và nhượng quyền thương mại.”

Như vậy, có thể hiểu nhà phân phối là các cá nhân, tổ chức thực hiện những hoạt động nêu trên. Cụ thể hơn, trên thực tế, cụm từ “nhà phân phối” thường để chỉ những đơn vị trung gian giúp kết nối các sản phẩm của công ty đến đại lý và người tiêu dùng.

2. Đặc điểm pháp lý của nhà phân phối 

Thứ nhất, về hình thức phân phối, nhiều doanh nghiệp lựa chọn việc sản xuất và phân phối trực tiếp hàng hóa, dịch vụ của mình đến tay người tiêu dùng. Tuy nhiên, cũng có những doanh nghiệp thông qua việc bán hàng hóa cho một hệ thống phân phối để hàng hóa, dịch vụ đó đến các đơn vị trung gian và bán lẻ. 

Thứ hai, nhà phân phối phải có đầy đủ giấy tờ, hồ sơ pháp lý theo quy định. Theo đó, các loại giấy tờ, hồ sơ cần phải có dựa trên mô hình kinh doanh mà các cá nhân, tổ chức đăng ký và thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài phải có Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy phép lập cơ sở bán lẻ theo quy định tại Nghị định 09/2018/NĐ-CP để thực hiện quyền phân phối hàng hóa tại Việt Nam. 

Thứ ba, nhà phân phối có trách nhiệm bảo mật thông tin và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ từ nhà cung cấp. Cụ thể, nhiệm vụ của nhà phân phối là phân phối và bán các sản phẩm đã cam kết, đối với những quyền sở hữu công nghiệp được bảo hộ như tên thương mại, tên biểu tượng, khẩu hiệu,... chỉ được sử dụng khi có sự đồng ý từ nhà cung cấp. Ngoài ra, những thông tin mà nhà phân phối cần bảo mật căn cứ vào sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó gồm một số thông tin như: các kế hoạch bán sản phẩm, nghiên cứu thị trường, chiến dịch khuyến mại, số liệu bán hàng, các hoạt động tiếp thị, dữ liệu thống kê báo cáo và các hoạt động khác.  

Thứ tư, nhà phân phối có quyền thỏa thuận với nhà cung cấp hay đại lý bán buôn, bán lẻ về các vấn đề như: thời hạn phân phối, mức chiết khấu, thời gian, địa điểm giao, nhận hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, giải quyết tranh chấp,... trong hợp đồng theo quy định của pháp luật. 

3. Tiêu chí lựa chọn nhà phân phối   

Trên thực tế, các doanh nghiệp sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cần phải có được một hệ thống phân phối tốt, làm sao để đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng. Khi đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí khác nhau để lựa chọn nhà phân phối. Theo chúng tôi, các doanh nhiệm muốn tìm kiếm một nhà phân phối hợp lý có thể căn cứ vào các tiêu chí sau:

Một là, không mâu thuẫn quyền lợi.

Lý tưởng nhất là doanh nghiệp tuyển chọn được nhà phân phối độc quyền. Khi đó, đơn vị phân phối chỉ tập trung kinh doanh sản phẩm cho riêng một nhà sản xuất và có thể đảm bảo được nguồn lực cũng như chất lượng phục vụ. Nếu không thiết lập được nhà phân phối độc quyền, doanh nghiệp sản xuất có thể chấp nhận để nhà phân phối kinh doanh những sản phẩm khác nhưng miễn sao không phải là sản phẩm của đối thủ cạnh tranh trực tiếp với mình. 

Hai là, có khả năng về tài chính. 

Nhà phân phối cần phải có khả năng tài chính đủ để đáp ứng được nhu cầu đầu tư cho hàng hoá, công nợ trên thị trường, đặc biệt là các trang thiết bị phục vụ cho việc phân phối, bao gồm: Kho bãi, phương tiện vận tải, máy móc quản lý, nhân sự,… 

Ba là, có kinh nghiệm phân phối hàng hóa.

Để cung cấp sản phẩm ra thị trường thuận lợi và hiệu quả, các đơn vị sản xuất nên chọn những nhà phân phối đã có kinh nghiệm kinh doanh hoặc họ phải phân phối hàng hoá trong cùng lĩnh vực với mình bởi những kiến thức và các mối quan hệ với hệ thống phân phối hàng, hệ thống quản lý của địa phương chính là thế mạnh của nhà phân phối mà trong quá trình hoạt động các doanh nghiệp sản xuất cần tận dụng và dựa vào. 

Bốn là, có bộ phận phân phối độc lập. 

Khi các doanh nghiệp sản xuất hỗ trợ lương và tiền thưởng cho nhân viên bán hàng thì nhất thiết nhà phân phối phải có bộ phận bán hàng riêng biệt chỉ phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp sản xuất. Dù có thêm việc quản lý và sử dụng kho bãi có thể chung với các mặt hàng của các công ty khác nhưng công việc phân phối phải riêng biệt. Bộ phận phân phối này phải được theo dõi bằng hệ thống quản lý và báo cáo riêng để đạt được hiệu quả cao nhất.

Năm là, có khả năng hậu cần.

Điều kiện tiên quyết và đảm bảo cho một nhà phân phối có khả năng phát triển là phải có kho chứa hàng và hệ thống hậu cần đầy đủ. Trong đó, kho hàng là nơi bảo đảm không để thiếu hụt hay thất thoát hàng hóa trong bất kỳ trường hợp nào. Độ lớn của kho hàng phụ thuộc vào tốc độ luân chuyển của hàng hóa, quy mô của nhà phân phối đó, đặc biệt là tần suất đặt hàng của nhà phân phối với doanh nghiệp sản xuất, thời gian giao hàng. Khi đã đáp ứng điều kiện này, nhà phân phối cần phải thiết lập được hệ thống giao nhận từ các kho của mình đến tất cả những cửa hàng trong khu vực được chỉ định. Hàng hoá phải được giao theo đúng thời hạn đã cam kết. Một số doanh nghiệp sản xuất còn đưa ra yêu cầu nhà phân phối phải có khả năng chuyên chở hàng hóa từ kho của đơn vị sản xuất.

Sáu là, phải có khả năng điều hành và quản lý. 

Nhà phân phối phải điều hành, quản lý được các bộ phận hỗ trợ cho phân phối bao gồm: kế toán, hậu cần, tin học,… một cách nhịp nhàng và đồng bộ. Nhà phân phối cũng phải có hệ thống thông tin và tin học quản lý đủ mạnh nhằm đáp ứng được yêu cầu của nhà sản xuất về phương thức đặt hàng hoặc thống kê, báo cáo số liệu báo cáo bán hàng và tồn kho.

Bảy là, có tư cách pháp nhân tốt. 

Nhà phân phối phải là một pháp nhân theo Luật pháp Việt Nam có chức năng phân phối hàng hoá. Đối với các mặt hàng kinh doanh đặc biệt, có quy định riêng của Nhà nước, buộc nhà phân phối còn phải đáp ứng đủ các yêu cầu hoặc quy định này. 

Tám là, luôn nhiệt tình và có tinh thần hợp tác.

Cuối cùng, các doanh nghiệp sẽ tuyển chọn nhà phân phối cho mình dựa trên nhiều yếu tố, trong đó sự nhiệt tình và tinh thần hợp tác trong việc triển khai mọi chính sách phân phối của doanh nghiệp sản xuất là một trong những ưu tiên hàng đầu. Đây cũng là tiêu chí chọn lựa quan trọng mà các nhà sản xuất đều quan tâm trong quá trình xây dựng hệ thống phân phối cho doanh nghiệp mình.