Luật sư tư vấn về trường hợp bị công ty giữ hồ sơ gốc?

Nội dung đề nghị tư vấn: Chào Luật sư. Tôi vào làm việc cho 1 công ty tư nhân từ ngày 01/12/201X và chưa ký kết 1 hợp đồng nào kể cả hợp đồng thử việc, đến ngày 27/02/201X tôi viết đơn xin thôi việc, ngày 27/03/201X tôi bắt đầu nghỉ việc. Khi tôi vào làm tại công ty tôi có nộp 1 bộ hồ sơ gốc trong đó có bằng tốt nghiệp bản gốc. Hiện nay tôi muốn lấy lại hồ sơ gốc nhưng phía công ty yêu cầu phải thế chấp đặt cọc. Đến nay đã được gần 2 tháng kể từ ngày tôi viết đơn mà phía bên công ty chưa có bất cứ 1 ý kiến gì về việc trả lại bằng gốc cho tôi. Vậy tôi phải làm thế nào thì mới có thể lấy được hồ sơ gốc, xin luật sư cho tôi ý kiến và quy định đối với trường hợp của tôi thế nào? Tôi cảm ơn!

Trả lời: Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

Thứ nhất, về việc hai bên không giao kết hợp đồng lao động

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 Bộ luật lao động 2019 về hợp đồng lao động như sau:

“…

2. Trước khi nhận người lao động vào làm việc thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động.”

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 14 Bộ luật lao động 2019 về Hình thức hợp đồng lao động như sau:

“Điều 14. Hình thức hợp đồng lao động

…

2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”

Căn cứ theo quy định trên, hai bên phải tiến hành giao kết hợp đồng lao động trước khi nhận người lao động vào làm việc, trừ một số công việc có thời hạn dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói.

Theo thông tin bạn cung cấp, bạn vào làm việc cho 1 công ty tư nhân và không ký kết hợp đồng nào, kể cả hợp đồng thử việc, thời gian bạn làm việc trên 1 tháng. Như vậy, hành vi không giao kết hợp đồng lao động của công ty với người lao động là trái với quy định pháp luật.

Hành vi này của công ty có thể bị xử phạt hành chính từ 4 triệu - 50 triệu theo khoản 1 Điều 6, khoản 1 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP CP.

Thứ hai, về việc công ty giữ hồ sơ gốc

Theo quy định tại Điều 48 Bộ luật lao động 2019 về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

“...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

…”

Căn cứ quy định trên, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.

Theo thông tin bạn cung cấp, bạn có nộp 1 bộ hồ sơ gốc trong đó có bằng tốt nghiệp bản gốc, bạn yêu cầu trả lại hồ sơ gốc nhưng phía công ty yêu cầu phải thế chấp đặt cọc. Điều này trái với quy định pháp luật.

Trường hợp người sử dụng lao động cố tình giữ các giấy tờ bản gốc gây khó dễ cho người lao động có thể bị xử phạt hành chính từ 02 triêụ - 40 triệu đồng theo quy định tại Khoản 1 Điều 6, khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Đồng thời, buộc phải trả lại những giấy tờ bản chính đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

Bạn có thể đến gặp trực tiếp người quản lý của Công ty yêu cầu công ty hoàn trả hồ sơ gốc cho bạn. Nếu công ty vẫn không trả bản chính cho bạn, bạn có thể gửi đơn khiếu nại tới Chánh Thanh tra-Sở lao động và Thương binh xã hội nơi công ty đặt trụ sở để yêu cầu hoàn trả hồ sơ gốc và tiến hành xử phạt theo quy định pháp luật.