Hướng xử lý khi tách thửa đất nhưng mất giấy khai sinh

Câu hỏi:

Ông nội em có 4 người con trong đó có ba của em, nhưng vì một số lý do ba em không có tên trong hộ khẩu, ông nội có một diện tích đất, hiện tại ông nội em đã chia cho các cô chú, các cô chú đã tách được sổ đỏ, nhưng ba em chưa tách được, địa chính ở phường hướng dẫn ba em phải đi làm lại giấy khai sinh (do giấy khai sinh ba em đã mất) thì mới được hưởng phần đất ông nội chia. Vậy em muốn hỏi, ba em cần có những thủ tục gì để được thừa hưởng số đất mà ông nội chia (ông nội em vẫn còn sống).

Trả lời:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, đối với trường hợp của bạn, chúng tôi có ý kiến tư vấn như sau:

1. Hồ sơ và thủ tục cần lưu ý khi thực hiện tách thửa:

Theo trình bày của bạn, trường hợp của ba bạn thuộc vấn đề tách thửa để thực hiện thủ tục tặng cho quyền sử dụng đất. Theo quy định tại khoản 11 Điều 9 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định về hồ sơ địa chính, thủ tục tách thửa và thủ tục tặng cho quyền sử dụng đất bao gồm các loại giấy tờ sau đây:

“11. Hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục tách thửa hoặc hợp thửa đất:

a) Đơn đề nghị tách thửa hoặc hợp thửa theo Mẫu số 11/ĐK;

b) Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp.”

Cũng theo quy định tại Điều 9 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định về hồ sơ địa chính, tại khoản 2 quy định về hồ sơ khi thực hiện thủ tục tặng cho quyền sử dụng đất bao gồm:

“a) Hợp đồng, văn bản về việc chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của vợ hoặc chồng thành của chung vợ và chồng theo quy định.

Trường hợp người thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là người duy nhất thì phải có đơn đề nghị được đăng ký thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của người thừa kế;

b) Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp;

c) Văn bản chấp thuận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với tổ chức kinh tế nhận chuyển nhượng, nhận góp vốn, thuê quyền sử dụng đất nông nghiệp để thực hiện dự án đầu tư;

d) Văn bản của người sử dụng đất đồng ý cho chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất được chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, góp vốn tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất mà chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không đồng thời là người sử dụng đất.”

Khi tiến hành thực hiện thủ tục tách thửa đất, ba bạn cần lưu ý đáp ứng đầy đủ các loại giấy tờ trên theo quy định của pháp luật. Các loại giấy tờ như Chứng minh thư nhân dân, Hộ khẩu thường trú, Giấy khai sinh nhằm mục đích chứng minh nhân thân của từng người và quan hệ huyết thống, nuôi dưỡng trong giao dịch tặng cho giữa những người trong gia đình. Hiện ba bạn đã bị mất giấy khai sinh nên cần lưu ý quy định dưới đây.

2. Trường hợp giấy khai sinh bị mất khi thực hiện thủ tục tách thửa:

Trong trường hợp này ba bạn bị mất giấy khai sinh, tức là đã được đăng ký khai sinh trước đây. Theo quy định của pháp luật về quản lý hộ tịch thì sổ hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài; phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà nước. Do đó, Trong trường hợp này ba bạn nên liên hệ với cơ quan quản lý hộ tịch nơi đã khai sinh để trích lục lại thông tin đăng ký khai sinh trong sổ hộ tịch, nếu cơ quan hộ tịch xác định sổ hộ tịch không còn lưu trữ thông tin khai sinh của ba bạn thì để có giấy khai sinh, ba bạn cần thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh.

Các loại giấy tờ làm căn cứ để thực hiện việc đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều 9 Thông tư 04/2020/TT-BTP bao gồm:

“Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:

1. Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.

2. Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

3. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thì giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

a) Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

b) Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

c) Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

d) Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.

4. Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.

Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.”

Trường hợp ba bạn có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

Trường hợp ba bạn không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên.

Từ các quy định trên, ba bạn có thể xem xét thực hiện việc đăng ký lại giấy khai sinh để thuận tiện hơn trong việc thực hiện thủ tục tách thửa đất.

3. Thừa hưởng đất theo thủ tục tặng cho:

Để thực hiện việc thừa hưởng này, trước tiên ông bạn cần phải làm thủ tục tặng cho đất cho ba bạn. Việc thực hiện tặng cho này được tiến hành bao các bước bắt buộc sau:

• Lập hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất.
• Công chứng/chứng thực Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất.

Theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai năm 2013:“Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này.”. Nên để đảm bảo hình thức của hợp đồng theo quy định của luật thì phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực, từ đó pháp luật mới thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng này.

Hồ sơ gồm:

– 01 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (bản chính);

– 02 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (bản sao có chứng thực);

– Hợp đồng tặng cho

– 02 CMND, sổ hộ khẩu của Bên chuyển nhượng (bản sao chứng thực);

– 02 CMND, sổ hộ khẩu của Bên nhận chuyển nhượng (bản sao chứng thực);

– 02 Hồ sơ kỹ thuật thửa đất thể hiện vị trí, kích thước, diện tích phần đất xin chuyển quyền và phần còn lại sau khi chuyển quyền (bản chính);

– 02 Hồ sơ hiện trạng nhà bản chính (nếu có).

Trình tự thực hiện gồm:

Bước 1: Nộp hồ sơ xin công văn đủ điều kiện tách thửa đất:

Bước 2: Liên hệ với phòng/văn phòng công chứng để ký hợp đồng/Văn bản thỏa thuận chia tách theo công văn đủ điều kiện tách thửa nói trên.

Bước 3: Thực hiện thủ tục sang tên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Hồ sơ sang tên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất:

– Hợp đồng tặng cho đã được công chứng/chứng thực;

– Bản gốc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

– Bản sao có chứng thực Chứng minh thư nhân dân của 2 bên;

– Bản sao có chứng thực Sổ hộ khẩu của 2 bên;

(Hồ sơ này bạn nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Phòng tài nguyên và môi trường cấp huyện.)

Bên cạnh đó, khi tiến hành tách thửa ba bạn cần lưu ý thực hiện các nghĩa vụ tài chính có liên quan. Theo khoản 1 Điều 4 Luật thuế thu nhập cá nhân năm 2007 thì việc tách thửa giữa vợ với chồng; cha đẻ, mẹ đẻ với con đẻ; cha nuôi, mẹ nuôi với con nuôi; cha chồng, mẹ chồng với con dâu; cha vợ, mẹ vợ với con rể; ông nội, bà nội với cháu nội; ông ngoại, bà ngoại với cháu ngoại; anh, chị, em ruột với nhau là thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân. Do đó, trường hợp của ba bạn sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, hồ sơ cần có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người tiến hành tách thửa và người nhận chuyển nhượng như: Giấy khai sinh…và thủ tục để ba bạn đăng ký lại giấy khai sinh đã được trình bày phía trên.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Minh Gia. Mọi thông tin, hồ sơ bổ sung kèm theo nếu có quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline: 1900.6169 hoặc gửi về hòm thư tư vấn của chúng tôi để được hướng dẫn.