Đòi lại sổ BHXh khi nghỉ việc thế nào?

1. Luật sư tư vấn về sổ bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội được hiểu là loại sổ ghi chép quá trình đóng, hưởng, tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động. Đây được xem là căn cứ để giải quyết các chế độ cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Do đó, sổ bảo hiểm xã hội là một loại giấy tờ, sổ sách quan trọng đối với người lao động. Mỗi cá nhân sẽ có một sổ bảo hiểm duy nhất với mã định danh riêng biệt. Trong trường hợp đủ điều kiện, người lao động sử dụng sổ bảo hiểm để làm hồ sơ yêu cầu được hưởng các chế độ của mình tại các cơ quan bảo hiểm xã hội trên toàn quốc. 

Trong quá trình tham gia quan hệ lao động, người lao động có quyền tự quản lý sổ bảo hiểm xã hội để theo dõi quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của bản  hoặc nhờ công ty giữ, bảo quản thay. Khi kết thúc hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

2. Đòi lại sổ BHXH khi nghỉ việc thế nào?

Câu hỏi tư vấn: Kính chào quý văn phòng! Xin luật sư tư vấn cho trường hợp viết đơn tự ý nghỉ việc do gia đình khó khăn có vi phạm pháp luật không? thủ tục đòi sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc thế nào? Nội dung cụ thể như sau:

Trước đây tôi có làm việc cho 1 công ty tư vấn xây dựng và đã tham gia đóng BHXH tại công ty đó được 3 năm. Do điều kiện gia đình ngày 22/1/2018 tôi có viết đơn nộp cho ban giám đốc công ty xin nghỉ việc nhưng không được công ty đồng ý, tuy nhiên sau 45 ngày viết đơn tôi vẫn nghĩ việc. Đến hôm nay đã hơn 3 tháng từ ngày tôi viết đơn xin nghỉ tôi có đến công ty để xin lại sổ bảo hiểm xã hội để đóng tiếp ở nơi làm việc mới nhưng công ty chủ quản nói là sẽ không trả sổ bảo hiểm cho tôi vì tôi đã nghỉ việc khi chưa được sự cho phép của công ty.

Vậy tôi xin hỏi việc tự nghỉ việc của tôi có vi phạm luật lao động hay không và bằng cách nào để tôi có thể đòi lại sổ bảo hiểm xã hội của mình? Tôi có lên cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh để hỏi nhưng họ bảo không có trách nhiệm giải quyết việc này và đây là việc riêng của tôi với công ty. Sau đó tư vấn tôi nên lên Thanh tra lao động Tỉnh để đòi quyền lợi nhưng nếu có yêu cầu của cơ quan Thanh tra lao động Tỉnh mà công ty vẫn không trả sổ cho tôi thì tôi cần phải làm gì?. Tôi rất mong quý văn phòng phản hồi sớm câu hỏi của tôi. Tôi xin cám ơn!

Trả lời:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

Thứ nhất, về vấn đề đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Tại Điều 34 Bộ luật lao động 2019 quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, trong đó bao gồm trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Cụ thể như sau:

“Điều 34. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động

9. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 35 của Bộ luật này.”

Theo đó, Điều 35 Bộ luật lao động quy định quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động như sau:

“Điều 35. Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động

1. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động như sau:

a) Ít nhất 45 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

b) Ít nhất 30 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

c) Ít nhất 03 ngày làm việc nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng;

d) Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần báo trước trong trường hợp sau đây:

a) Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận, trừ trường hợp quy định tại Điều 29 của Bộ luật này;

b) Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 97 của Bộ luật này;

c) Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập hoặc có lời nói, hành vi nhục mạ, hành vi làm ảnh hưởng đến sức khỏe, nhân phẩm, danh dự; bị cưỡng bức lao động;

d) Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo quy định tại khoản 1 Điều 138 của Bộ luật này;

e) Đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169 của Bộ luật này, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác;

g) Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Bộ luật này làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng lao động.”

Căn cứ vào quy định này, có thể khẳng định người lao động nghỉ việc không nhất thiết phải có sự đồng ý từ phía người sử dụng lao động. Ngay cả khi công ty không giải quyết đơn xin nghỉ của người lao động thì người này vẫn có thể nghỉ việc mà được coi là chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp. Tuy nhiên, người lao động cần phải đảm bảo thời gian báo trước theo Khoản 1 hoặc phải có những lý do để việc đơn phương chấm dứt hợp đồng không cần báo trước thỏa mãn điều kiện tại Khoản 2 Điều 35 nêu trên.

Theo thông tin mà anh cung cấp, khi làm việc cho Công ty tư vấn xây dựng, anh đã tham gia đóng BHXH tại công ty đó được 3 năm. Do điều kiện gia đình ngày 22/1/2018 anh viết đơn nộp cho ban giám đốc công ty xin nghỉ việc nhưng không được công ty đồng ý. Tuy nhiên, sau 45 ngày viết đơn, anh vẫn nghỉ việc. Đối với trường hợp này, anh đã thực hiện thủ tục thông báo cho người lao động, đồng thời thỏa mãn thời hạn báo trước là 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Như vậy, việc anh đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với công ty là hợp pháp.

Thứ hai, về vấn đề trả sổ bảo hiểm xã hội

Tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Bên cạnh đó, Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Dựa vào những căn cứ trên, người sử dụng lao động có trách nhiệm, nghĩa vụ hoàn tất thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà họ đã giữ của người lao động. Như vậy, kể cả khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp hay trái pháp luật thì người sử dụng lao động cũng phải có trách nhiệm chốt sổ và hoàn trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động mà không có quyền giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động. 

Theo đó, việc công ty chủ quản nói sẽ không trả lại sổ bảo hiểm cho anh vì anh đã nghỉ việc khi chưa được sự cho phép của công ty là không có căn cứ và vi phạm pháp luật.

Thứ ba, về hướng giải quyết

Để lấy lại sổ bảo hiểm xã hội của mình, anh có thể tiến hành thủ tục khiếu nại.

Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về khiếu nại về bảo hiểm xã hội tại Điều 118 như sau:

“1. Người lao động, người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng, người đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội và những người khác có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.”

Ngoài ra, tại Điều 119 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trình tự giải quyết khiếu nại về bảo hiểm xã hội như sau:

“Điều 119. Trình tự giải quyết khiếu nại về bảo hiểm xã hội

1. Việc giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi hành chính về bảo hiểm xã hội được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

2. Việc giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi về bảo hiểm xã hội không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này thì người khiếu nại có quyền lựa chọn một trong hai hình thức sau đây:

a) Khiếu nại lần đầu đến cơ quan, người đã ra quyết định hoặc người có hành vi vi phạm. Trường hợp cơ quan, người có quyết định, hành vi về bảo hiểm xã hội bị khiếu nại không còn tồn tại thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện có trách nhiệm giải quyết;

b) Khởi kiện tại Tòa án theo quy định của pháp luật.

3. Trường hợp người khiếu nại được quy định tại điểm a khoản 2 Điều này không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu hoặc quá thời hạn quy định mà khiếu nại không được giải quyết thì có quyền khởi kiện tại Tòa án hoặc khiếu nại đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh.

Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh hoặc quá thời hạn quy định mà khiếu nại không được giải quyết thì có quyền khởi kiện tại Tòa án.

4. Thời hiệu khiếu nại, thời hạn giải quyết khiếu nại được áp dụng theo quy định của pháp luật về khiếu nại.”

Như vậy, anh có thể lấy lại sổ bảo hiểm xã hội thông qua hai phương án: Khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền, đơn khiếu nại lần đầu đến Giám đốc công ty để yêu cầu được trả sổ bảo hiểm xã hội. Nếu sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại công ty không giải quyết khiếu nại hoặc anh không đồng ý với quyết định giải quyết của công ty thì có thể gửi đơn khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động- Thương binh và Xã hội nơi công ty đóng trụ sở. Hoặc gửi đơn khởi kiện trực tiếp tới Tòa án nhân dân nơi công ty đóng trụ sở