Cơ quan giữ sổ bảo hiểm xã hội để trừ tiền được không?

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Theo Khoản 1 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định: "Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội". Bảo hiểm xã hội chính là một chính sách xã hội với những chế độ, trợ cấp đảm bảo quyền lợi tối ưu cho người lao động. Khi tham gia bảo hiểm xã hội, mỗi người lao động có riêng cho mình một sổ bảo hiểm xã hội để quản lý quá trình đó. Vậy sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội được hiểu là loại sổ ghi chép quá trình đóng, hưởng, tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động. Đây được xem là căn cứ để giải quyết các chế độ cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Do đó, sổ bảo hiểm xã hội là một loại giấy tờ, sổ sách quan trọng đối với người lao động. Mỗi cá nhân sẽ có một sổ bảo hiểm duy nhất với mã định danh của riêng mình. Trong trường hợp đủ điều kiện, người lao động sử dụng sổ bảo hiểm để làm hồ sơ yêu cầu được hưởng các chế độ của mình tại các cơ quan bảo hiểm xã hội trên toàn quốc. 

2. Ai có quyền được giữ sổ bảo hiểm xã hội?

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì người lao động có quyền được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội (Khoản 2 Điều 18). Theo đó, người lao động có quyền tự quản lý sổ bảo hiểm xã hội của mình hoặc nhờ công ty giữ thay, bảo quản sổ bảo hiểm xã hội. 

Cũng theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, định kỳ 6 tháng, người sử dụng lao động phải niêm yết công khai thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động; cung cấp thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi người lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu.

Ngoài ra, khi kết thúc hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

3. Cơ quan giữ sổ bảo hiểm xã hội để trừ tiền có được không?

Câu hỏi tư vấn: Công ty bạn tôi có một trường hợp về giữ sổ bảo hiểm để nhận lương tôi sẽ kể dưới đây mong Công ty Luật Minh Gia tư vấn giúp: Đồng nghiệp của bạn tôi là phó giám đốc Công ty, năm 201x đến tuổi nghỉ hưu, đã được Công ty giải quyết cho về hưu nhưng đồng nghiệp này đã vướng mắc vào kinh tế của Công ty.

Cụ thể như là: Các Hợp đồng kinh tế được ủy quyền của giám đốc ký với đối tác ông này đã gửi giá, gửi khối lượng gây thiệt hại cho Công ty, Ban kiểm soát Công ty đã kiểm tra kết luận: ông này phải khắc phục hậu quả trả lại cho Công ty khoảng 400 triệu đồng, từ tháng 10 năm 20xx ông này đã trả lại công ty là 30 triệu đồng, từ đó đến nay ông này không trả lại cho Công ty đồng nào nữa.

Vì vậy Công ty đã giữ sổ lương hưu của Ông này từ tháng 8 năm 20xx cho đến nay. Việc Công ty giữ sổ lương hưu của Ông này có đúng pháp luật hay không, nếu không thì lên giải quyết như thế nào?

Xin trân trọng cảm ơn!

Trả lời:

Cảm ơn anh đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của anh chúng tôi tư vấn như sau:

Thứ nhất, việc công ty giữ sổ bảo hiểm của người lao động khi chấm dứt hợp đồng là trái với quy định của pháp luật.

Tại Khoản 1,3 Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Ngoài ra, tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Dựa vào những căn cứ trên, người sử dụng lao động có trách nhiệm, nghĩa vụ hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và hoàn trả lại bản chính cho người lao động trong thời gian tối đa 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. 

Như vậy, việc công ty không trả sổ BHXH cho bạn khi đã hơn 2 tháng chấm dứt hợp đồng lao động là trái quy định pháp luật lao động nói riêng và Luật bảo hiểm xã hội nói chung. Việc công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động có thể được xem là hành vi vi phạm điều cấm của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 tại Khoản 6 Điều 17: "Cản trở, gây khó khăn hoặc làm thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động, người sử dụng lao động".

Theo đó, hành vi không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội có thể bị xử phạt hành chính theo điểm d Khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động.

Thứ hai, về hướng giải quyết.

- Công ty phải trả lại sổ bảo hiểm cho người lao động nói trên. Theo đó, cần gửi đơn yêu cầu giám đốc công ty trả sổ bảo hiểm xã . Trong trường hợp không thực hiện được phương án trên thì gửi đơn đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty có trụ sở để được giải quyết theo quy định.

- Đối với hành vi vi phạm của người lao động gây thiệt hại kinh tế cho công ty thì tuỳ vào mức độ mà công ty có thể khởi kiện yêu cầu bồi thường dân sự hoặc tố giác đến cơ quan công an để truy cứu trách nhiệm hình sự của đối tượng trên.

Trân trọng!