Cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội

1. Tư vấn quy định về đóng trùng bảo hiểm xã hội

Đảng và Nhà nước ra đã xác định chính sách bảo hiểm xã hội là một trong những chính sách quan trọng, vừa đảm bảo tốt hơn đời sống của người lao động, vừa góp phần tích cực vào việc ổn định, an toàn xã hội và sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của đất nước.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội nói chung và việc thực hiện công tác thu bảo hiểm xã hội tại các doanh nghiệp nói riêng còn có nhiều hạn chế, bất cập. Điển hình là thực tế còn tồn tại những trường hợp người lao động trong cùng một khoảng thời gian nhưng lại có nhiều công ty tham gia bảo hiểm xã hội dẫn tới khi nghỉ việc người lao động gặp khó khăn trong quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Nếu bạn hoặc công ty bạn đang có người lao động gặp phải tình huống như trên thì bạn có thể liên hệ đến Luật Minh Gia để được chúng tôi hỗ trợ.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo tình huống chúng tôi tư vấn dưới đây để có thêm thông tin pháp luật về giảm trùng bảo hiểm xã hội.

2. Cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội

Câu hỏi:

Kính gửi công ty luật Minh Gia! Lời đầu tiên cho tôi gửi lời cảm ơn tới quí công ty bởi những lời tư vấn rất có ích cho người lao động. Tôi kính mong công ty tư vấn giúp tôi trường hợp mà tôi đang gặp phải hiện tại về đóng trùng bảo hiêm xã hội ạ! Cụ thế như sau:

Tháng 5 tôi được công ty cũ (Nghệ An) điều chuyển vào công ty mẹ ở Đồng Nai.vào đó tôi có khai báo số sổ bảo hiểm để công ty mẹ nộp. tuy nhiên chi nhánh vẫn nạp cho tôi tháng 5 và tháng 6. cắt sổ cho tôi bắt đầu từ tháng 7. Hiện tại tôi lại chuyển sang công ty khác thì công ty mẹ ở đồng nai lại không cắt sổ BH được với lí do của BHXH là tại sao tôi lại nạp trùng 2 tháng  và  ở cả 2 công ty. Bên BH có tư vấn tôi làm giải trình theo mẫu DT01TS. Tuy nhiên tôi search google thì thấy mẫu này là đơn đề nghị hoặc giải trình cho doanh nghiệp. Kính mong công ty tư vấn giúp tôi để tôi sớm cắt được sổ BH ạ.

Tư vấn:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

- Hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội khi đóng trùng

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Quyết định 595/ BHXH năm 2017 ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, quản lí sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế như sau:

“2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH”.

Bên cạnh đó, căn cứ theo công văn số 3663/BHXH – THU của BHXH Hồ Chí Minh ngày 19 tháng 11 năm 2014 về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ bảo hiểm xã hội của người lao động có nhiều sổ như sau:

“1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ.

2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

- Nếu quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được NLĐ thừa nhận thì số sổ BHXH liền kề sau đó là số sổ gốc.

- Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.

3. Đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

- Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

- Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp;

- Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn BHXH thất nghiệp chưa hưởng;

- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

- Sổ có thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.

4. Sổ BHXH mà NLĐ đã hưởng các chế độ trợ cấp, thì xác nhận dữ liệu đã hưởng tương ứng với các phương án theo quy định, quá trình còn lại chưa hưởng chế độ trợ cấp thì vẫn được bảo lưu.

5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.

6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).”.

Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, nếu có trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội ở hai công ty thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải có trách nhiệm là hoàn trả lại số tiền đã đóng trùng bảo hiểm xã hội đó cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Như vậy, với trường hợp bạn bị đóng trùng bảo hiểm xã hội ở hai công ty thì bạn sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn trả lại số tiền đã đóng.

- Thủ tục giảm trùng BHXH như sau

Đề hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng cho người lao động thì đơn vị bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Phiếu trình giải quyết công việc (01 bản chính/người);

Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS – 01 Bản chính);

Phiếu yêu cầu (Mẫu C02-TS – 01 Bản chính/người);

Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH (01 sổ/người);

Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH (nếu có), (01 bản chính).

- Tham khảo nội dung tư vấn áp dụng VBPL tại thời điểm gửi câu hỏi

Tại Điều 2 Quyết định 1111/QĐ-BHXH có quy định “Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định là không phải tiền đóng hoặc đóng thừa, đóng trùng BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH;…”

Như vậy, theo quy định trên, khi người lao động bị đóng trùng BHXH thì cơ quan BHXH có nghĩa vụ hoàn trả lại số tiền đã đóng trùng đó.

Ngoài ra, tại Khoản 2 Điều 63 Quyết định số 1111/QĐ-BHXH về quy định quản lí thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lí sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do Tổng giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành có quy định như sau:

“Một người có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội hướng dẫn người lao động lựa chọn 01 sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Các sổ bảo hiểm xã hội còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị, người lao động theo quy định tại Điểm 3.3, Khoản 3 Điều 48. Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ bảo hiểm xã hội, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội đã chi trả trước đó (nếu có)”.

Như vậy, công ty cũ của bạn sẽ có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm cho bạn, sau đó bạn sẽ lựa chọn một sổ để tiếp tục sử dụng, sổ còn lại sẽ tiến hành thu hồi.

---

3. Xếp lương và chế độ tập sự khi có thời gian tham gia BHXH bắt buộc

Câu hỏi:

Xin chào luật sư.Tôi có một số thắc mắc về chế độ của công chức nhà nước như sau:Tôi bắt đầu công tác tại Phòng Kinh tế của Huyện A từ năm 2012. Dưới hình thức là hợp đồng lao động 01 năm, đã hưởng lương thử việc 01 năm từ 01/01/2012 đến 01/01/2013 (85% của hệ số lương 2.34). Đến năm 2015 tôi được nâng hệ số lương lên 2.67, sang năm 2016 cho đến nay tôi được lãnh hệ số lương là 2.34, đóng đầy đủ các loại bảo hiệm theo quy định. Tôi dự thi kỳ tuyển kỳ thi công chức năm 2016 và đến nay đã trúng tuyển và đang đợi quyết định phân bổ về UBND Huyện B.Nay tôi muốn làm đơn xin nâng hệ số lương lên 2.67 có được hay không? Tôi có phải thực hiện quy định về tập sự nữa hay không?. Và mức lương tập sự (85% hệ số lương cơ bản) có áp dụng với trường hợp của tôi hay không?Rất mong nhận được sự phản hồi từ văn phòng luật sư sớm nhất.Trân trọng cám ơn và kính chào.

Trả lời:

Đối với yêu cầu hỗ trợ của anh/chị chúng tôi đã tư vấn một số trường hợp tương tự sau đây: 

>> Điều kiện được miễn chế độ tập sự đối với công chức

>> Miễn tập sự và xếp lương đối khi tuyển dụng công chức đã có thời gian đóng BHXH bắt buộc

Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Thông tư 13/2010/TT-BNV về trường hợp được miễn thực hiện chế độ tập sự:

"1. Người được tuyển dụng được miễn thực hiện chế độ tập sự khi có đủ các điều kiện sau:

a) Đã có thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc bằng hoặc lớn hơn thời gian tập sự quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP tương ứng với ngạch công chức được tuyển dụng;

b) Trong thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc quy định tại điểm a khoản này, người được tuyển dụng đã làm những công việc theo yêu cầu của ngạch công chức được tuyển dụng.

2. Người được tuyển dụng nếu không có đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 điều này thì phải thực hiện chế độ tập sự; thời gian người được tuyển dụng đã làm những công việc quy định tại điểm b khoản 1 điều này (nếu có) được tính vào thời gian tập sự".

Ngoài ra, về việc xếp lương khi được tuyển dụng, căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 24/2010/NĐ-CP:

"2. Trường hợp người được tuyển dụng vào công chức theo quy định tại Nghị định này, đã có thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, chưa nhận trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần, được bố trí làm việc theo đúng ngành, nghề đào tạo hoặc theo đúng chuyên môn nghiệp vụ trước đây đã đảm nhiệm thì thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính để làm căn cứ xếp ngạch, bậc lương phù hợp với vị trí việc làm được tuyển dụng, thời gian công tác có đóng bảo hiểm bắt buộc đứt quãng thì được cộng dồn".

Như vậy, thời gian công tác tại huyện A từ năm 2012 dưới hình thức hợp đồng lao động có đóng BHXH bắt buộc và đã làm những công việc theo yêu cầu của ngạch công chức được tuyển dụng thì anh sẽ được miễn thực hiện chế độ tập sự, đồng thời thời gian đóng BHXH bắt buộc theo đúng ngành, nghề đào tạo hoặc theo đúng chuyên môn nghiệp vụ trước đây đã đảm nhiệm thì thời gian công tác có đóng BHXH bắt buộc được tính để làm căn cứ xếp ngạch, bậc lương phù hợp với vị trí việc làm được tuyển dụng.