Bản sao là gì? Bản chính là gì? Nội dung khác nhau thế nào?

1. Bản sao là gì?

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (theo quy định tại khoản 6 điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP năm 2015)

Như vậy, theo quy định nêu trên, bản sao bao gồm 02 loại:

- Bản sao là bản chụp từ bản chính được hiểu là bản chính giấy tờ, văn bản được cho vào máy photo để photo ra các bản giống nhau, có nội dung và hình thức giống với bản chính.

- Bản sao là bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc nghĩa là trong sổ gốc có thông tin gì thì phải đánh máy đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc đó để thực hiện chứng thực bản sao.

Bản sao từ sổ gốc thường do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính thực hiện. Khi có bản chính và bản sao của bản chính theo quy định nêu trên, đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì ký chứng thực bản sao đó.

- Người thực hiện chứng thực bản sao đúng với bản chính gồm:

+ Công chứng viên của Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng được Nhà nước cấp phép hoạt động hợp pháp,

+ Lãnh đạo UBND xã/phường/thị trấn,

+ Trưởng/Phó phòng Tư pháp quận/huyện.

2. Bản chính là gì?

Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (theo quy định tại khoản 5 điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP năm 2015)

Theo quy định nêu trên, bản chính bao gồm những giấy tờ, văn bản sau:

- Những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu.

 Là những giấy tờ, văn bản được các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật cấp lần đầu, có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan, tổ chức cấp giấy tờ, văn bản đó.

– Những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lại 

 Là những loại giấy tờ như giấy chứng nhận sở hữu tài sản, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe ô tô, đăng ký xe máy, giấy khai sinh,…, những giấy tờ trong quá trình sử dụng bị mất, hỏng do cũ nát, bị cháy,… nay được cơ quan có thẩm quyền cấp lại bản chính (có ghi chữ “cấp lại” trong bản chính đó).

– Những giấy tờ được cấp khi đăng ký lại 

Là những giấy tờ được cấp trong các trường hợp như: Giấy khai sinh được cấp khi đăng ký lại hoặc trường hợp nam nữ chung sống với nhau như vợ chồng, nhưng chưa đăng ký kết hôn, nay mới thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn thì trong giấy chứng nhận đăng ký kết hôn sẽ được ghi “cấp khi đăng ký lại”,…

– Những giấy tờ, văn bản do cá nhận tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: là các giấy tờ do cá nhân tự lập, ví dụ như:

+ Đơn đề nghị xác nhận có tài khoản gửi tại ngân hàng và đã được ngân hàng xác nhận vào đơn đó;

+ Đơn trình báo bị trộm cắp tài sản có xác nhận của cơ quan công an,…

Các giấy tờ nêu trên do cá nhân tự lập nhưng đã được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận vào đơn đó thì được coi là bản chính. Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền không xác nhận vào đơn mà chỉ căn cứ vào giấy tờ, văn bản cá nhân tự lập rồi ban hành quyết định hoặc trả lời bằng văn bản riêng thì giấy tờ, văn bản cá nhân tự lập đó không được coi là bản chính.

3. Bản sao và bản chính khác nhau thế nào?

* Thẩm quyền cấp:

- Bản sao:

+ Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và có lưu trữ bản chính có thẩm quyền cấp bản sao;

+ Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền công chứng, chứng thực cấp bản sao cho cá nhân, tổ chức có bản chính trình cấp

 - Bản chính: được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

* Hình thức

- Bản sao: phải được in ra trên giấy dựa trên bản chụp, nội dung đầy đủ, có sự chính xác, được công chứng ở phòng công chứng/ văn phòng công chứng hoặc chứng thực ở cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Bản chính: là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại hoặc những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

* Giá trị pháp lý:

- Bản sao có giá trị pháp lí tương đương nếu được công chứng, chứng thực. Có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

- Bản chính: là văn bản của cơ quan có thẩm quyền cấp cho mỗi cá nhân, bao gồm các thông tin cơ bản của cá nhân đó.

Ví dụ: Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc; thể hiện những thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân và là cơ sở để xác định các thông tin của một cá nhân trên các loại hồ sơ giấy tờ liên quan đến nhân thân của cá nhân đó. Mọi hồ sơ, giấy tờ cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con 

Đa phần bản chính có giá trị pháp lý lâu dài, không bị giới hạn về không gian và thời gian, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.