Trình tự thủ tục họp Hội đồng thành viên

1. Luật sư tư vấn về pháp luật doanh nghiệp

Theo pháp luật doanh nghiệp, hội đồng thành viên có quyền quyết định đối với các vấn đề về kế hoạch, chiến lược của công ty, quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, quyết định tổ chức lại công ty;...Các vấn đề này của Công ty TNHH cần tiến hành các cuộc họp để ra những quyết định bởi đây là các công việc  mang tính chất quan trọng đối với công ty. Vì vậy, việc quy định chặt chẽ các vấn đề liên quan đến việc triệu tập các cuộc họp cũng như điều kiện, thể thức tổ chức một cuộc họp hợp lệ nhằm đạt hiệu quả tốt nhất sau mỗi cuộc họp cấp cao của công ty.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về lĩnh vực doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với chúng tôi thông qua hình thức gửi Email tư vấn để được hỗ trợ tư vấn.

2. Tư vấn về trình tự thủ tục họp hội đồng thành viên

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên thì việc họp hội đồng thành viên cần tuân thủ các nội dung về triệu tập họp, chuẩn bị chương trình, tổ chức họp, điều kiện họp, biên bản họp hội đồng thành viên…, cụ thể như sau:

1.  Triệu tập họp Hội đồng thành viên:

Thẩm quyền triệu tập, thời gian, địa điểm họp Hội đồng thành viên:

+   Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.

+   Ngoài ra, Hội đồng thành viên có thể được triệu tập họp bất cứ khi nào theo yêu cầu của chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu 1 tỷ lệ phần vốn góp nhất định.

+   Cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Công tác chuẩn bị chương trình, tổ chức họp Hội đồng thành viên:

+   Chủ tịch Hội đồng thành viên chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập họp Hội đồng thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu 1 tỷ lệ phần vốn góp nhất định. Cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

+   Chủ tịch Hội đồng thành viên chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên. Thành viên có quyền kiến nghị bằng văn bản về chương trình họp. Kiến nghị phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

-    Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với thành viên là tổ chức; họ tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền;

-    Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp chứng nhận phần vốn góp;

-    Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp;

-    Lý do kiến nghị.

+   Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất một ngày làm việc trước ngày Họp hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được đệ trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp đồng ý.

+   Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax, telex hoặc các phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên.

-    Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.

-    Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất hai ngày kể từ ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

+   Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên sở hữu 1 tỷ lệ phần vốn góp nhất định trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên, trong trường hợp này, nếu xét thấy cần thiết, yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh giám sát việc tổ chức và tiến hành họp Hội đồng thành viên; đồng thời, có quyền nhân danh mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện Chủ tịch Hội đồng thành viên về việc không thực hiện đúng nghĩa vụ quản lý, gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của họ.

+  Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên của thành viên nhóm thành viên phải bằng văn bản có các nội dung chủ yếu sau đây:

-    Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu;

-    Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết;

-    Dự kiến chương trình họp;

-    Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ.

+   Trường hợp yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên khong có đủ nội dung theo yêu cầu như nêu trên thì Chủ tịch hội đồng thành viên phải thông báo bằng văn bản cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.

+   Trong các trường hợp khác, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp Hội đồng thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu.

2.  Điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên:

Điều kiện tiến hành họp Hội đồng thành viên:

+   Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp đại diện ít nhất 75% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định;

+   Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp đại diện ít nhất 50% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

+   Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Thể thức họp Hội đồng thành viên:

+   Thành viên, người đại diện theo uỷ quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.

3.  Quyết định của Hội đồng thành viên:

Nội dung các quyết định thông qua tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

+    Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

+    Quyết định phương hướng phát triển công ty;

+    Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

+    Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

+    Tổ chức lại hoặc giải thể công ty.

Hình thức và điều kiện thông qua quyết định của Hội đồng thành viên:

+   Hội đồng thành viên thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.

+   Quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong các trường hợp sau đây:

-    Được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp chấp thuận; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định (điểm a, khoản 2 Điều 52 Luật Doanh nghiệp 2005);

-    Được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp chấp thuận đối với quyết định bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại, giải thể công ty; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định (điểm b, khoản 2 Điều 52 Luật Doanh nghiệp 2005);

+   Quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên đại diện ít nhất 75% vốn điều lệ chấp thuận; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. (khoản 3 Điều 52 Luật Doanh nghiệp 2005);

4.  Biên bản họp Hội đồng thành viên:

+   Các cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi vào sổ biên bản của công ty.

Nội dung chủ yếu Biên bản họp Hội đồng thành viên:

+   Biên bản họp Hội đồng thành viên phải làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

-    Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;

-    Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo uỷ quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện uỷ quyền của thành viên không dự họp;

-    Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;

-    Tổng số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;

-    Các quyết định được thông qua;

-    Họ, tên, chữ ký của thành viên, người đại diện theo uỷ quyền dự họp.