Xử lý kỷ luật như thế nào cho đúng?

Câu hỏi tư vấn: Vào tháng 2/2015, em và 1 bạn nữa (tạm gọi là bạn A) có viết mail thông báo xin nghỉ việc tại công ty X (vì nhiều lý do, tạm thời em giữ bí mật tên công ty ạ). Nội dung đại ý như sau: "do trong tháng 3, bọn em không đi làm nên cần làm thủ tục gì nhờ công ty thông báo để chuẩn bị trước. Thời gian xin nghỉ việc chính thức sẽ là ngày 31/3/2023". 

Chỗ em làm hiện tại thì mỗi tháng mọi người đều được hỗ trợ 230.000 đồng ăn trưa. Do tháng 3 bọn em nghỉ, nên ngày 27/2/2023, bạn A có cầm thẻ của em và bạn ấy đưa cho một bạn khác (tạm gọi là bạn B) để quẹt phiếu ăn vì suy nghĩ là mình nghỉ phép thì vẫn được hưởng quyền lợi như nhân viên bình thường. Bạn B này ngoài việc quẹt phiếu ăn ra thì còn quẹt thẻ để tính công cho bọn em (điều này vi phạm nội quy công ty với mức phạt là 1M/1 lần trừ vào tiền thưởng, bọn em bị quẹt mất 10 lần => bị phạt 10M trừ vào tiền thưởng). 

Ngoài ra để đi làm thì công ty có hỗ trợ nhân viên các mức như sau:

1) Nếu sử dụng xe của công ty thì sẽ hỗ trợ: 100K/1 tháng

2) Nếu sử dụng xe cá nhân thì sẽ hỗ trợ: 500K/ 1 tháng.

Và việc này được update qua 1 tool của công ty cung cấp. Ý định nghỉ việc của em bắt đầu từ tháng 12 (việc này em đã thông báo trực tiếp cho người quản lý trực tiếp của mình), vì thế em đã update thông tin hủy việc sử dụng xe của công ty bắt đầu từ tháng 1. 

Tuy nhiên vì nhiều lý do, quản lý của em không cho nghỉ nên em vẫn phải đi  làm tới cuối tháng 2 mới nghỉ hẳn và phải sử dụng xe của công ty trong việc đi lại.

Vì thế trong buổi họp kỷ luật vừa rồi, bên phía công ty có đưa ra quyết định xử phạt bọn em như sau:

1) Do cố tình nhờ người khác quét thẻ để tính công trong tháng 3 nên quyết định phạt khiển trách toàn công ty, bồi hoàn lại: 10.000.000 đồng trừ vào tiền thưởng.

2) Cố tình gian dối trong việc quẹt thẻ tính phiếu ăn nên quyết định phạt khiển trách toàn công ty, phải bồi hoàn lại: 150.000 đồng (tương đương 15 lần đã quẹt thẻ)

3) Cố tình gian dối trong việc đăng ký xe, phạt khiển trách toàn công ty, phải bồi hoàn lại: 800.000 đồng.

Ngoài ra, do các lỗi vi phạm trên nên phía công ty đưa ra hình thức xử phạt là sa thải. Tuy nhiên sau đó lại nói là do không muốn sử dụng hình thức này nên sẽ vẫn giữ hình thức là cho xin thôi việc, song với điều kiện là bọn em chấp nhận bị trừ hết ngày phép trong tháng 3 (coi như tháng 3 nghỉ không lương). Biên bản vụ việc được lập thành 3 bản và có đưa cho bọn em ký và hoàn tất các thủ tục nộp phạt để hoàn thiện thủ tục nghỉ việc.

Tuy nhiên khi về nhà bình tâm suy nghĩ lại, em thấy có các vấn đề sau đây:

1) Việc nhờ quẹt thẻ hộ là giữa bạn A và bạn B, nhưng công ty lại ra quyết định xử phạt cả em, như thế là đúng hay sai? Ngoài ra ở đây theo em được biết là bạn A nhờ quẹt phiếu ăn, tuy nhiên bạn B lại sử dụng cho cả việc quẹt thẻ để tính ngày công.

2) Việc quẹt thẻ tính phiếu ăn như thế là đúng hay sai? Ngoài ra phía công ty cũng không đưa cho bọn em xem văn bản, nội dung nào để cập tới việc này mà chỉ quy chụp bọn em làm như thế là sai.

3) Việc đăng ký sử dụng xe của công ty, công ty ra quyết định xử phạt do cố tình gian dối trong việc đăng ký xe bus như thế là đúng hay sai ?

4) Việc đăng ký nghỉ phép, việc đăng ký thông tin này chỉ cần hoàn thành trước vào cuối các quý. Vì thế lần này bọn em cũng nghĩ trước và dự định hôm nào lên bàn giao thủ tục thì sẽ update thông tin lên tool đấy sau. Tuy nhiên hiện nay phía công ty đang quy cho bọn em là nghỉ 5 ngày liên tục không nên có thể xử lý theo hình thức sa thải được? Việc này em không biết là đúng hay sai? Và có luật nào quy định không ạ?

5) Về dự định ban đầu, tháng 3 bọn em sẽ là nghỉ phép. Tuy nhiên hiện nay khi xử lý, phía công ty đang xử lý cho chúng em là nghỉ không lương vì thế hủy hết số ngày phép mà em đang có và không giải quyết một chế độ gì cho chúng em? Việc công ty xử lý như thế là đúng hay sai?

6) Hiện nay, bọn em đã nghỉ việc và phía công ty mới ban hành quyết định xử phạt bọn em ra toàn công ty (thông tin như thế nào bọn em không được biết. Vì thế em muốn nhờ anh chị tư vấn giúp em việc công ty em đang xử lý như thế là đúng hay sai? Trong trường hợp sai em có được quyền yêu cầu công ty thu hồi quyết định xử phạt và bồi hoàn danh dự cho em không?

Hiện tại tổn thất của em là đang là 8 triệu đồng, của bạn em là 7 triệu đồng. Trong trường hợp công ty vi phạm các điều khoản trên thì bọn em có được quyền khởi kiện công ty không? 

Nội dung tư vấn: Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

1. Về việc xử phạt liên quan đến việc quẹt thẻ để tính công

Việc công ty xử phạt A cho B mượn thẻ của bạn đồng thời cũng xử lý phạt bạn là có thể có căn cứ. Tuy pháp luật không quy định về vấn đề này nhưng nội quy công ty có thể sẽ ghi rõ là không được phép cho người khác mượn thẻ để phục vụ cho mục đích của người mượn. Do đó, bạn nên tìm hiểu rõ lại nội quy công ty xem có quy định về vấn đề này hay không?

Việc bạn B dùng thẻ của bạn và bạn A để quẹt thẻ tính ngày công cũng có thể căn cứ vào nội quy của công ty về việc cấm sử dụng hoặc cho người khác mượn thẻ. Vì là thẻ của bạn nên bạn hoàn toàn phải có trách nhiệm đối với thẻ của mình. Nếu như bạn chứng minh được rằng việc bạn cho mượn thẻ chỉ dùng vào việc quẹt thẻ tính tiền ăn trưa mà không có bất cứ ý hành vi gian dối nào khác mục đích để được tính công thì bạn sẽ không phải chịu trách nhiệm về hành vi của B.

2. Về việc hưởng phụ cấp ăn trưa của nhân viên và quẹt thẻ tính phiếu ăn

Nội dung liên quan đến phụ cấp ăn trưa cho người lao động phải được thể hiện rõ ràng trong thỏa ước lao động tập thể. Vì vậy, bạn nên kiểm tra lại nội dung này xem có quy định về chế độ phụ cấp ăn trưa cho người lao động đang nghỉ phép hay không?

Bởi lẽ, pháp luật hiện nay chỉ dừng lại ở việc khuyến khích doanh nghiệp - người sử dụng lao động thực hiện chế độ phụ cấp ăn trưa cho người lại động chứ chưa có quy định cụ thể về mức phụ cấp cũng như đối tượng được hưởng phụ cấp ăn trưa cho người lao động trong doanh nghiệp. Nếu như doanh nghiệp không đưa ra được văn bản quy định cụ thể vấn đề này thì việc bạn hiểu rằng trong quá trình nghỉ phép mình hoàn toàn có quyền lợi như người đi làm là hợp lý và có căn cứ.

Nếu vậy, việc công ty xử phạt bạn về việc cố tình gian dối trong việc quẹt thẻ tính phiếu ăn nên quyết định phạt khiển trách toàn công ty, phải bồi hoàn lại: 150.000 đồng (tương đương 15 lần đã quẹt thẻ) là hoàn toàn không có căn cứ. 

Tuy nhiên, như trên (phần 1) đã phân tích, nếu trong trường hợp công ty có quy định về việc không cho người khác mượn thẻ thì bạn vẫn có thể bị xử phạt khi để B sử dụng thẻ của mình. 

3. Về việc đăng ký xe bus

Việc công ty ra quyết định xử phạt do cố tình gian dối trong việc đăng ký xe bus là hoàn toàn có căn cứ. Bởi lẽ, theo thông tin bạn cung cấp, bạn đã hủy việc sử dụng xe bus của công ty bắt đầu từ tháng 1. Do đó, tháng 1 và tháng 2 bạn không có quyền sử dụng dịch vụ này của công ty. 

Việc đăng ký sử dụng xe là do chủ quan trong suy nghĩ của bạn (khi quản lý của bạn chưa đồng ý cho bạn nghỉ) nên bạn không cập nhật thông tin về việc bạn tiếp tục sử dụng xe bus công ty trong tháng 1 và tháng 2. Điều này dẫn tới việc vẫn sử dụng xe của công ty nhưng lại không đăng ký. 

Đây hoàn toàn là do lỗi của bạn mà không phải của công ty. Mặc dù bạn đã có mail gửi quản lý trực tiếp về việc xin nghỉ việc. Tuy nhiên, đây chỉ là một hình thức thể hiện nguyện vọng của bạn với người quản lý. Bên cạnh đó, theo thông tin bạn cung cấp, sau khi thông báo, người quản lý không đồng ý cho bạn nghỉ việc và bạn đã đồng ý tiếp tục đi làm. Dù vậy nhưng bạn không cập nhật thông tin về việc bạn tiếp tục sử dụng xe bus công ty. Do đó bạn phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc này.

4. Về việc nghỉ phép

Tại Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định về việc nghỉ phép hằng năm của người lao động như sau: 

“1. Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

a) 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

b) 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

c) 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

[...]

4. Người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước cho người lao động biết. Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần [...]”

Như vậy, người lao động có đủ thời gian làm việc từ 12 tháng trở lên được nghỉ phép hàng năm và được phép cộng dồn ngày nghỉ nhưng không được cộng dồn quá 3 năm. Theo quy định này, việc nghỉ phép hàng năm sẽ được thỏa thuận giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về cách thức tính cộng gộp ngày nghỉ. 

Do đó, việc NLĐ nghỉ phép năm phải có sự đồng ý từ phía NSDLĐ. Khi không được phép của người sử dụng lao động mà người lao động vẫn nghỉ là chưa đúng quy định pháp luật.

Đối chiếu vào trường hợp của bạn, bạn và A nghỉ phép năm nhưng chưa đăng ký nghỉ phép năm theo đúng quy định của công ty. Vì vậy, việc công ty xử lý cho 2 bạn là nghỉ 5 ngày liên tiếp không có lý do là hoàn toàn có cơ sở. Đây là một trong những căn cứ để công ty có thể áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải đối với hai bạn theo quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.

5. Về việc hủy ngày nghỉ phép

Như quy định tại Điều 113 nêu trên, nghỉ phép năm là quyền lợi của người lao động. Do đó, việc công ty hủy hết số ngày nghỉ phép năm của bạn là không phù hợp với quy định pháp luật. 

Ngoài ra, tại Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định về việc thanh toán đối với trường hợp người lao động chưa nghỉ hết ngày nghỉ phép hằng năm như sau: 

“3. Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.”

Theo đó, trong trường hợp của anh, nếu công ty áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải đối với anh và A thì anh sẽ không được thanh toán số ngày nghỉ phép hằng năm mà anh chưa nghỉ hết. 

Về việc xử lý nghỉ không lương, theo quy định tại Điều 115 Bộ luật lao động 2019 thì việc nghỉ không lương sẽ dựa trên sự thỏa thuận giữa bạn và phía công ty. Vì vậy, công ty không thể tự ý xử lý cho bạn và A nghỉ không lương mà phải dựa trên sự đồng ý của hai bạn. 

Tuy nhiên, theo phần trên đã phân tích, khi bạn nghỉ, bạn không đăng ký nghỉ phép hằng năm cũng không thỏa thuận về việc nghỉ không lương. Do đó, công ty có thể xử lý cho bạn là tự ý nghỉ việc để áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải đối với bạn.  

6. Trình tự xử lý kỷ luật lao động

Theo quy định về nguyên tắc, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, việc công ty công bố quyết định xử phạt đối với bạn và A cho mọi người trong công ty biết là không sai bởi pháp luật hiện hành không có quy định cấm điều này. 

Nếu như chưa hài lòng với quyết định của công bạn có thể làm đơn khiếu nại gửi đến người ra quyết định xử phạt. Nếu yêu cầu khiếu nại không được chấp nhận giải quyết hoặc bạn không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại, bạn có thể khiếu nại lần 2 đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc khởi kiện đến Tòa án có thẩm quyền để giải quyết tranh chấp cũng như để bảo vệ quyền lợi của bản thân.  

Trân trọng!