Trích lục hồ sơ địa chính là gì? khi nào cần trích lục?

1. Hồ sơ địa chính là gì, hồ sơ địa chính gồm những tài liệu nào?

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT có quy định về khái niệm hồ sơ địa chính như sau:

“Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.”

Theo đó, hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Hồ sơ địa chính làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được nhà nước giao quản lý đất.

- Hồ sơ địa chính đối với địa phương đã xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính:

+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai.

+ Sổ địa chính.

+ Bản lưu Giấy chứng nhận.

- Hồ sơ địa chính đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính:

+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai.

+ Sổ địa chính.

+ Bản lưu Giấy chứng nhận.

+ Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy. Sổ theo dõi biến động đất đai dùng để ghi những biến động như chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của vợ hoặc của chồng thành quyền sử dụng đất chung, quyền sở hữu tài sản chung của vợ và chồng,…

2. Khi nào cần trích lục hồ sơ địa chính?

• Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp Giấy chứng nhận (GCN) lần đầu và đăng ký bổ sung đối với tài sản gắn liền với đất:

Văn phòng đăng ký đất đai trích lục bản đồ địa chính nếu không trích đo địa chính thửa đất đối với ở nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã có bản đồ địa chính nhưng hiện trạng ranh giới sử dụng đất đã thay đổi (điểm b khoản 3 Điều 70 Nghị định 43/2014/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp GCN lần đầu và đăng ký bổ sung tài sản gắn liền với đất).

• Thực hiện thủ tục cấp lại GCN do bị mất:

Căn cứ theo Điều 77 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, khi người dân thực hiện thủ tục yêu cầu cấp lại GCN, GCN quyền sở hữu nhà ở, GCN quyền sở hữu công trình xây dựng do bị mất, nếu chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất để thực hiện thủ tục cấp lại GCN cho người dân.

• Giải quyết tranh chấp đất đai thuộc thẩm quyền của chủ tịch UBND cấp huyện, cấp tỉnh, Bộ trưởng Bộ TNMT:

Theo điểm c khoản 3 Điều 89, Điều 90 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, nếu người dân yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai tại UBND, thì cơ quan tham mưu được chủ tịch UBND cấp có thẩm quyền/Bộ trưởng Bộ TNMT giao trách nhiệm giải quyết tranh chấp cần trích lục bản đồ, hồ sơ địa chính qua các thời kỳ liên quan đến diện tích đất tranh chấp và các tài liệu làm chứng cứ, chứng minh trong quá trình giải quyết tranh chấp để làm hồ sơ, căn cứ giải quyết tranh chấp đất đai.

• Nộp hồ sơ giao đất, cho thuê đất không thông qua đấu giá thuộc thẩm quyền giao đất, cho thuê đất của UBND cấp tỉnh:

Căn cứ theo điểm d khoản 1 Điều 3 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT quy định về hồ sơ giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, thu hồi đất thì để xin giao đất, cho thuê đất thì cần có trích lục bản đồ địa chính thửa đất do cơ quan tài nguyên và môi trường cấp đối với những nơi đã có bản đồ địa chính (nếu không thực hiện trích đo địa chính thửa đất).

• Thực hiện thủ tục xin chuyển mục đích sử dụng đất:

Căn cứ theo điểm đ khoản 2 Điều 6 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT, trích lục bản đồ địa chính thửa đất là một trong những giấy tờ cần có trong hồ sơ trình UBND cấp có thẩm quyền quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất (nếu không thực hiện trích đo địa chính thửa đất).

• Thành phần hồ sơ trình UBND cấp có thẩm quyền ban hành thông báo thu hồi đất:

Căn cứ theo khoản 3 Điều 9 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT, trích lục bản đồ địa chính thửa đất (hoặc trích đo địa chính thửa đất) đối với các thửa đất nằm trong ranh giới khu đất thu hồi để thực hiện dự án là một trong những thành phần hồ sơ để ban hành thông báo thu hồi đất.

• Thành phần hồ sơ trình ban hành quyết định kiểm đếm bắt buộc, quyết định thu hồi đất:

Căn cứ theo điểm d khoản 1 Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 13 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT, trích lục bản đồ địa chính thửa đất (hoặc trích đo địa chính thửa đất) đã có khi lập hồ sơ trình ban hành thông báo thu hồi đất là một trong những thành phần hồ sơ để trình ban hành các quyết định trong quá trình thu hồi đất.

3. Thủ tục xin trích lục hồ sơ địa chính

Về hồ sơ xin trích lục, căn cứ theo quy định tại  Thông tư 34/2014/TT-BTNMT, hồ sơ cấp trích lục bản đồ địa chính gồm có những giấy tờ:

+ Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai (mẫu số 01/PYC kèm theo thông tư);

+ Bản sao GCN hoặc các giấy tờ liên quan về quyền sử dụng đất;

+ Giấy tờ cá nhân của người xin trích lục;

+ Giấy ủy quyền khi nhờ người khác thực hiện;

+ Giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.

Về thủ tục xin trích lục hồ sơ địa chính, căn cứ tại Điều 12 thông tư 34/2014/TT-BTNMT ngày 30/6/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai có quy định về trình tự, thủ tục cung cấp dữ liệu đất đai như sau:

“Điều 12. Trình tự, thủ tục cung cấp dữ liệu đất đai

1. Việc nộp văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện theo một trong các phương thức sau:

a) Nộp trực tiếp tại cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai;

b) Gửi qua đường công văn, fax, bưu điện;

c) Gửi qua thư điện tử hoặc qua cổng thông tin đất đai.

2. Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai tiếp nhận, xử lý và thông báo nghĩa vụ tài chính (trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính) cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời cho tổ chức, cá nhân biết.

3. Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện xong nghĩa vụ tài chính, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu.

4. Thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện theo quy định sau:

a) Trường hợp nhận được yêu cầu trước 15 giờ thì phải cung cấp ngay trong ngày; trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 giờ thì cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo;

b) Trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai dưới hình thức tổng hợp thông tin thì thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận giữa cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai và người có yêu cầu bằng hình thức hợp đồng”.

Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 15 Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT có quy định:

“2. Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai ở địa phương là Văn phòng Đăng ký đất đai.

Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, Văn phòng Đăng ký đất đai, UBND cấp xã có trách nhiệm cung cấp dữ liệu đất đai từ hồ sơ địa chính theo phân cấp quản lý hồ sơ địa chính”.

Như vậy người dân có thể nộp hồ sơ yêu cầu trích lục hồ sơ địa chính tại cơ quan quản lý đất đai ở địa phương nơi có đất (Văn phòng Đăng ký đất đai), UBND cấp xã (đối với nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai) để được giải quyết.