Quy chế tổ chức hoạt động của ban giám đốc và các phòng ban giúp việc
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày……tháng……năm 20...
NGHỊ QUYẾT CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG ……..VIỆT NAM
Về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Ban Giám đốc và các
phòng ban giúp việc
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp của Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;
- Căn cứ Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty CP ..............Xây dựng Việt Nam;
- Căn cứ Biên bản họp HĐQT ngày……tháng…….năm 2010
QUYẾT NGHỊ
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Tổ chức, hoạt động của Ban Giám đốc và các phòng ban giúp việc.
Điều 2. Ban Giám đốc và cán bộ quản lý các phòng ban giúp việc có trách nhiệm tổ chức thi hành Quy chế này.
Điều 3. Nghị quyết này này có hiệu lực kể từ ngày ký.
|
Nơi nhận: - Các thành viên HĐQT; - Tổng GĐ, các PTGĐ; - Các phòng ban, đơn vị trực thuộc - Lưu văn thư. |
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH
|
QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN GIÁM ĐỐC VÀ CÁC PHÒNG BAN GIÚP VIỆC
Mục lục
Điều 1. Những căn cứ pháp lý. 1
Điều 2. Mục đích ban hành, phạm vi điều chỉnh và đối tượng điều chỉnh. 1
Điều 3. Giải thích từ ngữ. 2
Điều 4. Vị trí, chức năng của Tổng Giám đốc. 3
Điều 5. Quyền hạn và nhiệm vụ của Tổng Giám đốc. 3
Điều 7. Nghĩa vụ của Tổng Giám đốc. 7
Điều 8. Tiêu chuẩn, điều kiện để làm Tổng Giám đốc. 9
Điều 9. Bổ nhiệm, bãi miễn Tổng Giám đốc. 9
Điều 10. Những trường hợp đương nhiên bị chấm dứt tư cách của Tổng Giám đốc. 10
Điều 11. Phân công - Uỷ quyền. 11
Điều 12. Tiền lương và lợi ích khác của Tổng Giám đốc. 11
Điều 13. Cơ cấu tổ chức của bộ máy giúp việc. 12
Điều 14. Địa vị pháp lý của bộ máy giúp việc. 13
Điều 15. Quyền hạn và nhiệm vụ chung của bộ máy giúp việc. 14
Điều 16. Nghĩa vụ chung của bộ máy giúp việc. 14
Điều 18. Tiêu chuẩn đối với Phó Tổng Giám đốc. 14
Điều 19. Nguyên tắc hoạt động của các Phòng ban. 15
Điều 20. Tiêu chuẩn chung đối với người đứng đầu Phòng ban. 15
Điều 21. Nguyên tắc điều hành của Tổng Giám đốc. 15
Điều 22. Cơ chế điều hành của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc. 16
Điều 23. Các cuộc tiếp khách Công ty của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc. 17
Điều 24. Việc đi Công tác của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc. 17
Điều 25. Chế độ báo cáo và tổ chức cuộc họp. 18
Điều 26. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Phó Tổng Giám đốc, các Chi nhánh và Công ty con của Công ty 18
Điều 27. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng TC - HC.. 19
Điều 28. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Tài chính – Kế toán. 21
Điều 29. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Kỹ thuật – Kinh tế. 26
Điều 30. Phòng Giám sát nội bộ. 31
Điều 31. Nguyên tắc, mục tiêu hoạt động của Phòng Giám sát nội bộ. 32
Điều 32. Nhiệm vụ của Phòng Giám sát nội bộ. 32
Điều 33. Trưởng Phòng Giám sát nội bộ và phân công nhiệm vụ trong Phòng Giám sát nội bộ. 34
Điều 34. Quan hệ giữa các Phòng ban:35
Điều 35. Chế độ làm việc của các Phòng ban. 35
Điều 36. Sửa đổi, bổ sung. 36
Điều 37. Tổ chức thực hiện. 36
QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN GIÁM ĐỐC VÀ
CÁC PHÒNG BAN GIÚP VIỆC
(được ban hành kèm theo Nghị quyết số …./…..., ngày …/…/…, của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần ..............Xây dựng Việt Nam)
A - PHẦN MỞ ĐẦU
Điều 1. Những căn cứ pháp lý
Luật Doanh nghiệp đã được nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại Kỳ họp thứ 8 Quốc hội khoá XI ngày 29/11/2005;
2. Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công ty Cổ phần ..............Xây dựng Việt
3. Quy chế Tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần ..............Xây dựng Việt Nam;
Điều 2. Mục đích ban hành, phạm vi điều chỉnh và đối tượng điều chỉnh
1. Mục đích: Quy chế này được ban hành nhằm tạo điều kiện làm cho hoạt động của Ban Giám đốc và bộ máy giúp việc trở nên hiệu quả, đi vào nền nếp và có chất lượng.
2. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này điều chỉnh các chức năng, nhiệm vụ và hoạt động phối hợp của Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, các phòng/bộ phận giúp việc;
3. Sàn giao dịch bất động sản, nhà khách, các chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.
4. Đối tượng điều chỉnh
a. Cơ cấu tổ chức của Công ty.
b. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc.
c. Chế độ làm việc của Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc.
d. Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban;
e. Chế độ làm việc, hội họp, công tác trong các phòng ban
f. Phối hợp, điều hành.
Điều 3. Giải thích từ ngữ:
1. “Công ty” có nghĩa là Công ty Công ty Cổ phần ..............Xây dựng Việt Nam;
2. “Hội đồng quản trị” có nghĩa là Hội đồng quản trị của Công ty;
3. “Pháp luật” có nghĩa là tất cả các văn bản được quy định tại Điều 1 Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;
4. “Phòng/ban/bộ phận” có nghĩa là các phòng ban, bộ phận chuyên môn, sản xuất kinh doanh giúp việc cho Ban Giám đốc, không bao gồm các chi nhánh, văn phòng đại diện.
5. “Luật Doanh nghiệp” có nghĩa là Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ 8 Quốc hội khóa XI ngày 29/11/2005;
6. “Điều lệ” có nghĩa là Điều lệ Tổ chức và Hoạt động hiện hành của Công ty;
7. “Công ty con”: Một công ty được coi là công ty con của Công ty phải thuộc các trường hợp sau đây:
- Công ty sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông đã phát hành của công ty đó;
- Công ty có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp bổ nhiệm đa số hoặc tất cả các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng Giám đốc của công ty đó;
- Công ty có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty đó.
8. “Công ty có vốn góp của Công ty” là các công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty Cổ phần, công ty liên doanh mà trong đó Công ty là thành viên, là cổ đông, là một bên liên doanh nhưng không đủ điều kiện là công ty con Công ty theo định nghĩa tại Khoản 1.5 Điều này.
9. “Công ty thành viên” bao gồm Công ty con và Công ty có vốn góp chi phối của Công ty.
10. “Công việc hàng ngày” có nghĩa là những hoạt động của cán bộ quản lý, người lao động diễn ra hàng ngày liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty;
B- PHẦN NỘI DUNG
Chương I
VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BAN GIÁM ĐỐC
Điều 4. Vị trí, chức năng của Tổng Giám đốc
1. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi miễn;
2. Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao;
3. Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty;
Điều 5. Quyền hạn và nhiệm vụ của Tổng Giám đốc
1. Đối với các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày của công ty
a. Trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ để giải quyết các công việc hàng ngày của công ty, bao gồm các công việc sau:
- Phân công giải quyết công việc cho các Phó Tổng Giám đốc;
- Giao nhiệm vụ cho Kế toán trưởng, người đứng đầu phòng ban thực thi các công việc; để triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng.
- Thu thập các thông tin liên quan đến các công việc hằng ngày của Công ty;
- Ra quyết định giải quyết các công việc hằng ngày;
- Kiểm tra nắm tình hình sản xuất, kinh doanh, an ninh trật tự và môi trường;
b. Quyết định kịp thời mọi vấn đề phát sinh liên quan đến công việc hàng ngày của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
c. Báo cáo Hội đồng quản trị những vấn đề không thuộc thẩm quyền xử lý, đồng thời đề xuất phương án giải quyết;
d. Thực hiện các giao dịch với khách hàng và các cơ quan quản lý nhà nước theo lịch công tác;
e. Đại diện cho Công ty trước các vụ tranh tụng giải quyết các tranh chấp dân sự kinh tế; Không được thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc người/bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện.
f. Lập kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao;
g. Ký các chứng từ và các hợp đồng, giao dịch theo thẩm quyền;
h. Ký các văn bản quản lý Công ty theo thẩm quyền;
i. Trình Hội đồng quản trị các hợp đồng, văn bản quản lý Công ty thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị phê duyệt, chấp thuận;
2. Đối với việc tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị
a. Lập phương án, kế hoạch, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
b. Giao nhiệm vụ, đôn đốc cán bộ quản lý cấp dưới thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
3. Đối với việc thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư của Công ty
a. Kiểm tra đôn đốc cán bộ công nhân viên thực hiện các dự án đầu tư và kế hoạch kinh doanh của Công ty;
b. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty;
c. Trực tiếp xử lý hoặc đề xuất các biện pháp xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án đầu tư, kế hoạch kinh doanh và đề xuất các biện pháp khắc phục
4. Đối với vấn đề tài chính
a. Lập báo cáo tài chính hàng năm trình Hội đồng quản trị;
b. Nắm chắc tình hình tài chính của Công ty để phân bổ nguồn tài chính hợp lý thực hiện các dự án và các công việc cụ thể theo kế hoạch đã được Hội đồng quản trị phê duyệt;
c. Kiến nghị chiến lược tài chính của Công ty: kế hoạch tài chính dài hạn 10 (mười) năm, trung hạn 5 (năm) năm;
d. Kiến nghị quy chế tài chính phù hợp với các quy định pháp luật về tài chính và đặc thù kinh doanh của Công ty;
e. Xây dựng phương án sử dụng vốn, phương án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức, trích lập và sử dụng các quỹ trình Hội đồng quản trị quyết định hoặc trình Đại hội đồng cổ đông quyết định;
f. Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty (sau đây gọi là bản dự toán) phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh. Bản dự toán hàng năm (bao gồm cả bản cân đối kế toán, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền dự kiến) cho từng năm tài chính sẽ phải được trình cho Hội đồng quản trị để thông qua và phải bao gồm những thông tin quy định tại các quy chế của Công ty;
5. Đối với vấn đề nhân lực
a. Kiến nghị với Hội đồng quản trị về số lượng và các loại cán bộ quản lý cần thiết để quản lý và điều hành Công ty;
b. Ký kết hợp đồng lao động, bố trí sử dụng, trả lương và các lợi ích khác đối với các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Người đứng đầu các Phòng ban, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị trực thuộc khác theo quyết định của Hội đồng quản trị;
c. Quyết định tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức lương đối với các chức danh của cán bộ quản lý không thuộc thẩm quuyền quyết định của Hội đồng quản trị;
d. Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng người lao động theo quy định của Hội đồng quản trị, phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Quyết định mức lương, phụ cấp (nếu có) cho người lao động trong Công ty theo quy định của Công ty về tiền lương, tiền công;
e. Tổ chức, biên chế bộ máy điều hành Công ty
- Nắm vững trình độ, khả năng của các cán bộ thuộc thẩm quyền để xây dựng phương án bố trí cán bộ phù hợp, hiệu quả;
- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các đơn vị đảm bảo gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả cao;
- Xây dựng tiêu chuẩn các chức danh cán bộ quản lý;
- Xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật;
f. Xây dựng phương án đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty
- Quy hoạch cán bộ quản lý kế cận.
- Lập kế hoạch đào tạo cán bộ ở trong nước và gửi đi đào tạo ở nước ngoài.
- Lập kế hoạch đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học công nghệ phù hợp với hoạt động của Công ty.
- Tổ chức bồi dưỡng trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty theo kế hoạch được duyệt
g. Xây dựng tiêu chuẩn chức danh, quy trình bổ nhiệm cán bộ;
h. Miễn nhiệm khi năng lực cán bộ không đáp ứng được yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn của chức danh cán bộ đảm nhiệm, sức khoẻ không đủ đảm bảo yêu cầu công tác;
i. Bãi nhiệm, cách chức khi cán bộ vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty, quy chế quản lý và các quy định khác của Công ty đối với từng chức danh cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền.
j. Tạm đình chỉ chức vụ của các cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm, bãi miễn của Hội đồng quản trị khi phát hiện vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty, quy chế quản lý và các quy định khác của Công ty hoặc khi các bộ này không đủ khả năng đảm nhận các công việc do Tổng Giám đốc phân công. Tổng Giám đốc phải gửi thông báo về quyết định tạm đình chỉ này đến Hội đồng quản trị để xem xét và cho quyết định cuối cùng.
6. Đối với vấn đề phát triển thị trường
a. Xây dựng chiến lược phát triển thị trường trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
b. Khảo sát đánh giá tình hình thị trường ngoài nước, thị trường khu vực và thế giới;
c. Khảo sát đánh giá tình hình trong nước;
d. Chính sách quảng cáo khuyến mại và bảo hành;
e. Chính sách bán hàng và chăm sóc khách hàng.
7. Đối với vấn đề về ký hợp đồng và các văn bản quản lý Công ty
Thẩm quyền quyết định và ký các loại hợp đồng và văn bản quản lý Công ty tuân theo các quy định tại Quy chế này, Điều lệ Công ty và theo quy định của Hội đồng quản trị.
Điều 7. Nghĩa vụ của Tổng Giám đốc
1. Tuân thủ pháp luật, Điều lệ Công ty, các Quy chế, quy định quản lý nội bộ của Công ty; Tuân thủ các quyết định/nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị;
2. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Công ty;
3. Trung thành với lợi ích của Công ty; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của Công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
4. Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho Công ty về các doanh nghiệp mà Tổng Giám đốc và người có liên quan của Tổng Giám đốc làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối; thông báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của Công ty;
5. Không được tăng lương, trả thưởng khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ đến hạn;
6. Báo cáo trước Hội đồng quản trị về các công việc đã thực hiện khi Hội đồng quản trị yêu cầu;
7. Công khai các lợi ích liên quan, bao gồm:
a.&
Liên hệ để được hỗ trợ nhanh nhất