Hóa đơn bán lẻ là gì? Thủ tục mua hóa đơn bán lẻ?

1. Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn người bán xuất cho người mua khi bán hàng hóa. Hóa đơn bán lẻ được cá nhân, tổ chức kinh doanh tự thiết kế và in ấn. Vì vậy, loại hóa đơn này không có nhiều giá trị pháp lý và không được cơ quan thuế quản lý.

Hóa đơn bán lẻ có 03 loại đang được sử dụng phổ biến trên thị trường, mỗi loại hóa đơn sẽ phù hợp với từng đối tượng kinh doanh nhất định:

• Hóa đơn bán lẻ 01 liên: Đây là loại hóa đơn chỉ có 1 liên duy nhất. Liên này sẽ chỉ được giao cho người mua và mục đích chính là tạo sự minh bạch trong mua bán.
• Hóa đơn bán lẻ 02 liên: Đây là loại hóa đơn gồm 2 liên với 2 màu khác nhau. Liên 1 sẽ được giao cho khách hàng và liên 2 sẽ do cửa hàng giữ. Liên 2 chính là bản sao của liên 1 và thường được dùng từ giấy in kim để in sao kê nội dung của liên 1. Liên 2 được giữ lại với mục đích chính là giữ lại bản sao để lưu trữ cũng như đối chiếu việc xuất hàng hóa.
• Hóa đơn bán lẻ 03 liên: Đây là loại hóa đơn có 03, trong đó liên 02, 03 là bản sao của liên 01. Hóa đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp, cửa hàng cần thêm liên để lưu trữ hoặc như giao cho khách hàng và đơn vị trung gian khác.

2. Thủ tục mua hóa đơn bán lẻ như thế nào?

Khoản 3 Điều 3 Nghị định 123/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (Nghị định 123/NĐ-CP) quy định như sau:

“3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

Như vậy, các đối tượng được quy định tại Điều 23 Nghị định này có thể mua hóa đơn từ Cục thuế, cụ thể:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này.

Thủ tục mua hóa đơn bán lẻ như sau:

• Bước 1: Chủ thể có nhu cầu mua hóa đơn phải chuẩn bị hồ sơ mua hóa đơn.

Hồ sơ bao gồm: Đơn đề nghị mua hóa đơn (theo mẫu) và các giấy tờ có liên quan căn cứ theo Điều 24 của Nghị định này. Đối với chủ thể mua hóa đơn lần đầu thì phải có văn bản cam kết (theo mẫu) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 24 như sau:

“b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn lần đầu phải có văn bản cam kết (theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền”

• Bước 2: Chủ thể có nhu cầu nộp hồ sơ mua hóa đơn lên Cục thuế tại nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký thường trú.
• Bước 3: Nhận hóa đơn.

Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.