Chữ ký giám đốc thay đổi thực hiện thế nào?

Câu hỏi: Xin chào Luật sư Công Ty Luật Gia Minh! Vui lòng cho em được tư vấn về vấn đề của công ty em như sau. Giám đốc bên em muốn thay đổi chữ ký (chữ ký cũ hơi phức tạp nên giám đốc muốn thay đổi ạ). Giám đốc bên em là người Singapore, có giấy ủy quyền từ Chủ tịch (người Việt Nam) để ký tên và giải quyết tất cả các hồ sơ (ngân hàng, hợp đồng, hóa đơn VAT,...).

Trả lời: Cảm ơn bạn đã gửi yêu cầu tư vấn đến Luật Minh Gia, sau khi nghiên cứu trường hợp của bạn chúng tôi đưa ra nội dung tư vấn như sau:

1. Giám đốc thay đổi chữ ký có cần làm thủ tục thông báo với Sở KH & ĐT

Luật Doanh nghiệp 2020 hiện hành không có quy định về các trường hợp thay đổi chữ ký của giám đốc. Vì vậy, công ty của bạn khi thực hiện thay đổi chữ ký sẽ không cần thông báo cũng như thực hiện thủ tục khai báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy đinh về

“Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán

“…

7. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

…”

Vậy trong trường hợp này việc thay đổi chữ ký của giám đốc công ty không cần thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh nhưng công ty của bạn vẫn phải mở sổ đăng kỹ chữ ký mẫu cũng như lưu trữ lại doanh nghiệp để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế sau này.

2. Có bị xử phạt khi thay đổi chữ ký trên các chứng từ?

Đồng thời Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập có quy định như sau:

Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

“…

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;

b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

 c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;”