Kiểm soát viên là gì? Trách nhiệm của kiểm soát viên?

Câu hỏi:

Em đang làm trưởng Ban kiểm soát tại một Công ty cổ phần đang niêm yết trên sàn (cho phép em không nêu tên Công ty). Em mong Luật sư tư vấn cho em về sự việc như sau: Khi Công ty chuẩn bị niêm yết, đã tiến hành Đại hội cổ đông (ĐHCĐ) thường niên lần đầu và bầu Hội đồng quản trị (HĐQT); Ban kiểm soát (BKS). Tuy nhiên, ĐHCĐ năm đó toàn là cổ đông trong Công ty, nên việc bầu các ban bệ là cho có theo Luật. Do thiếu nhân sự nên em được bầu vào BKS và làm trưởng BKS (vì em học kế toán). Vì em vừa là nhân viên phòng kế toán, vừa là trưởng BKS nên em chỉ làm công việc của một nhân viên bình thường để hưởng lương, còn công việc BKS em không dám làm gì cả vì sợ va chạm. Và cứ thế, 7 năm nay mọi việc không có gì xảy ra.... Hàng năm em chỉ làm có 01 báo cáo của BKS trước ĐHCĐ thường niên. Nội dung: HĐQT, Ban Giám đốc làm đúng vai trò, trách nhiệm...trên cơ sở số liệu của Kiểm toán, BKS thống nhất với số liệu trên Báo cáo kiểm toán....

Tuy nhiên, gần đây Công ty đã thay đổi chủ sở hữu do Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc bán hết toàn bộ cổ phần và không còn quyền biểu quyết nên đã bị "lật đổ" và mọi chuyện bắt đầu từ đây. Công ty lâm vào cảnh nợ quá hạn ngân hàng, Chủ tịch HĐQT và Ban Giám đốc không bàn giao số liệu cho Ban giám đốc mới. Ban giám đốc mới cho rằng có sự "rút ruột" Công ty nên sẽ xem xét hướng đưa hồ sơ ra cơ quan chức năng. Như vậy, em xin Luật sư tư vấn giúp em quy định về kiểm soát viên thế nào và Em làm trong Ban kiểm soát, vậy em có phải chịu trách nhiệm gì trước Pháp Luật không (em không hề có sự mốc nối với HĐQT hay Ban Giám đốc). Xin chân thành cảm ơn!

Trả lời:

Cảm ơn bạn đã tin tưởng gửi yêu cầu tư vấn tới Công ty Luật Minh Gia. Với nội dung bạn yêu cầu tư vấn, Công ty Luật Minh Gia trả lời tư vấn như sau:

Thứ nhất, quy định về tiêu chuần của kiểm soát viên trong công ty cổ phần

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 169 Luật doanh nghiệp 2020 về tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên như sau:

“Điều 169. Tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên

1. Kiểm soát viên phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

a) Không thuộc đối tượng theo quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật này;

b) Được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;

c) Không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;

d) Không phải là người quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

đ) Tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.”

Theo quy định trên, để trở thành kiểm soát viên trong công ty cổ phần cần đáp ứng được 04 điều kiện chính: (i) Không thuộc đối tượng không có quyền thành lập thành lập và quản lý doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 17 Luật doanh nghiệp 2020; (ii) Có trình độ chuyên môn về các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; (iii) không phải là người có quan hệ gia đình với thành viên HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác và (iv) Không phải là người quản lý công ty. Ngoài những điều kiện trên thì điều lệ công ty có thể quy định bổ sung thêm các điều kiện và tiêu chuẩn của kiểm soát viên nhưng không được trái với quy định pháp luật.

Theo thông tin cung cấp, bạn học chuyên ngành kế toán nên đã đáp ứng được điều kiện về trình độ chuyên môn, nếu đáp ứng 03 điều kiện còn lại và điều lệ công ty không có quy định khác thì bạn đã đủ tiêu chuẩn để trở thành kiểm soát viên của công ty.

Thứ hai, quy định pháp luật về quyền và nghĩa vụ của ban kiểm soát trong công ty cổ phần

Căn cứ quy định tại Điều 170 Luật doanh nghiệp 2020 về quyền, nghĩa vụ của Ban kiểm soát như sau:

“Điều 170. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

1. Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.

2. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.

3. Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.

4. Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.

5. Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này.

6. Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

7. Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

8. Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 165 của Luật này phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

9. Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.

10. Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.

11. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

12. Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.”

Theo quy định trên, với chức năng, vai trò là bộ phận giám sát các hoạt động điều hành của người quản lý doanh nghiệp; đảm bảo cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp được công khai, minh bạch, chính xác; đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các cổ đông trong công ty, ban kiểm soát được pháp luật trao một số quyền nhất định để thực hiện các nghĩa vụ của mình. Theo đó, với tư cách là trưởng ban kiểm soát, bạn cần phải thực hiện đầy đủ những nghĩa vụ pháp luật và điều lệ của công ty có quy định tương ứng với chức năng, vai trò của mình.

Thứ ba, trách nhiệm của kiểm soát viên khi không thực hiện đẩy đủ quyền và nghĩa vụ của mình

Căn cứ quy định tại Điều 173 Luật doanh nghiệp 2020 về trách nhiệm của kiểm soát viên trong công ty cổ phần như sau:

“Điều 173. Trách nhiệm của Kiểm soát viên

1. Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.

2. Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty.

3. Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.

4. Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

5. Trường hợp vi phạm quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này mà gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác thì Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường thiệt hại đó. Thu nhập và lợi ích khác mà Kiểm soát viên có được do vi phạm phải hoàn trả cho công ty.

6. Trường hợp phát hiện có Kiểm soát viên vi phạm trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao thì phải thông báo bằng văn bản đến Ban kiểm soát; yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và khắc phục hậu quả.”

Theo quy định trên, kiểm soát viên có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật và điều lệ của công ty một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích tối đa cho công ty. Trường hợp kiểm soát viên không thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm của mình mà gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác thì phải có trách nhiệm bồi thường hoặc liên đới bồi thường.

Theo đó, hàng năm bạn có làm báo cáo trình Đại hội đồng cổ đông thường niên về các nội dung HĐQT, Ban Giám đốc làm đúng vai trò, trách nhiệm; số liệu trên Báo cáo kiểm toán chính xác.... Những đánh giá được nêu trong báo cáo này phải được thẩm định một cách đầy đủ, hợp pháp và trung thực. Nếu trong quá trình thực hiện công việc của mình bạn đã chủ quan, thiếu trách nhiệm dẫn đến công tác đánh giá, thẩm định chưa chính xác, từ đó chưa phát hiện ra được các hành vi sai phạm của những người quản lý trong công ty, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của các cổ đông khác và là nguyên nhân gây thiệt hại về tài sản cho cổ đông, cho công ty thì có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại hoặc liên đới bồi thường thiệt hại. Ngoài ra, thu nhập mà bạn có được do thực hiện các hành vi vi phạm quyền, nghĩa vụ của kiểm soát viên cũng phải hoàn trả lại cho công ty.