Kế hoạch kinh doanh là gì? Khi nào lập phương án kinh doanh?

1. Kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh là một kế hoạch mô tả quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nó đánh giá việc kinh doanh đã có kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng để phát triển và thành công trong tương lai.

Hay nói cách khác, kế hoạch kinh doanh là bản tài liệu của doanh nghiệp mô tả tổng quan về lộ trình phát triển doanh nghiệp, tiến độ sản xuất, doanh thu, chi phí,... Vậy nên, để có thể tồn tại và phát triển, tìm ra định hướng kinh doanh cho doanh nghiệp thì cần phải có một kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình thực tế và đưa ra được những định hướng trong tương lai.

2. Phân loại kế hoạch kinh doanh

Hiện nay trong các văn bản pháp lý không có quy định cụ thể nào phân loại kế hoạch kinh doanh.

* Xét theo góc độ thời gian, có 3 loại kế hoạch kinh doanh:

- Kế hoạch dài hạn: Thường là những kế hoạch có thời gian dài khoảng 5 đến 10 năm, quá trình lập kế hoạch dài hạn được đặc trưng bởi tính dự báo trên cơ sở phân tích các yếu tố kinh tế và sử dụng rộng rãi các phương pháp kinh tế lượng.

- Kế hoạch trung hạn: Là việc cụ thể hóa những định hướng của kế hoạch dài hạn ra các khoảng thời gian ngắn hơn từ 3 đến 5 năm.

- Kế hoạch ngắn hạn: Thường là các kế hoạch từng năm và các kế hoạch tiến độ, hành động thời gian dưới 03 năm như kế hoạch quý, kế hoạch tháng, kế hoạch năm…Kế hoạch ngắn hạn cụ thể hóa các bước thực hiện, sử dụng nguồn lực của các doanh nghiệp cần thiết để đạt mục tiêu trung và dài hạn.

* Xét theo nội dung, mục đích của kế hoạch, có hai loại sau:

- Kế hoạch chiến lược: Kế hoạch chiến lược được xây dựng bởi những nhà quản lý cấp cao nhằm xác định những mục tiêu tổng thể, định hướng tương lai của doanh nghiệp. Kế hoạch chiến lược được xây dựng cho khoảng thời gian từ 2-3 năm trở lên. Kế hoạch chiến lược thường là những kế hoạch thể hiện tầm nhìn xa về vị thế của doanh nghiệp trong tương lai, tác động đến mảng hoạt động lớn, liên quan đến toàn bộ tương lai của doanh nghiệp và chỉ ra những định hướng lớn cho phép doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra.

- Kế hoạch triển khai: Mục tiêu cụ thể hóa các hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng và hàng tuần, thậm chí cả kế hoạch nhân sự, kế hoạch tiến độ, kế hoạch hoạt động kinh doanh,…Đây là công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu của chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận của doanh nghiệp.

3. Nội dung cơ bản trong kế hoạch kinh doanh

- Giới thiệu: Sơ lược về nội dung trong bản kế hoạch kinh doanh.

- Miêu tả hoạt động kinh doanh: Trình bày về các sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang hoặc dự định bán ra thị trường.

- Phân tích thị trường: Dẫn chứng các số liệu thực tế để chứng minh ngành kinh doanh hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp sẽ kinh doanh, sẽ được thị trường đón nhận. Chủ yếu dựa vào quy mô và xu hướng thị trường để doanh nghiệp quyết định có đưa sản phẩm/dịch vụ vào kinh doanh hay không. Đồng thời, cần có kế hoạch cụ thể để tạo chỗ đứng cho sản phẩm của mình bên cạnh các đối thủ khác.

- Thị trường mục tiêu: Giới thiệu những phân khúc thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến. Nêu ra những tìm hiểu, kiến thức về khách hàng, những mong muốn, nhu cầu mà khách hàng đòi hỏi đối với sản phẩm/dịch vụ của công ty.

- Nghiên cứu phát triển: nêu rõ về số lượng và chất lượng sản phẩm cần phải đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Đồng thời, tổng  kết các yêu cầu để đưa ra bảng dự trù các loại chi phí sản xuất và vốn cần có cho phần này.

- Cạnh tranh: Nhận định các đối thủ cạnh tranh hiện tại và tương lai có thể mang đến những khó khăn, thử thách gì cho công ty. Các điểm độc đáo của công ty để tạo sức mạnh cạnh tranh là gì?

- Đánh giá rủi ro: Nhận dạng các rủi ro tiềm năng có thể đến từ các đối thủ cạnh tranh, sự yếu kém trong marketing, sự tiến bộ trong công nghệ. Nắm bắt tác động của những rủi ro này, đo lường tổn thất có thể xảy ra khi gặp những rủi ro. Lập các chiến lược, kế hoạch hạn chế rủi ro như: lưu trữ dự phòng nguyên vật liệu, sản phẩm; chuyển giao; hạn chế những tác động từ rủi ro có thể gây ra; dự phòng để né tránh các rủi ro có thể.

- Sản xuất: Doanh nghiệp cần thiết kế kế hoạch sản xuất dựa vào nhiều thông tin từ việc phân tích thị trường, nghiên cứu sản phẩm và các vấn đề kỹ thuật chung. Doanh nghiệp cần dự báo được sự thay đổi của sản phẩm và nhu cầu về sản phẩm trên thị trường.

- Cung cấp sản phẩm và marketing: Doanh nghiệp cần xác định đối tượng và khu vực sẽ cung cấp sản phẩm. Các chương trình quảng cáo và khuyến mãi mà doanh nghiệp sẽ áp dụng cũng cần được nêu rõ.

- Tổ chức quản lý và phát triển nguồn nhân lực: Trong phần này, cần nêu rõ các chính sách về nhân sự, quy chế lương, thưởng và chế độ đãi ngộ cho người lao động. Bên cạnh đó, cũng cần đề cập đến kế hoạch tuyển dụng cũng như ngân sách cho phần này.

- Tài chính: Trong phần này cần xác định lượng vốn cần thiết để thực hiện. Cần nêu cụ thể các nguồn lực sử dụng để đạt được mức doanh thu dự báo như: nhu cầu về thiết bị, tiện ích, lượng hàng tồn kho, các chi phí ban đầu,…và dự kiến thời điểm cần những nguồn lực đó.

- Quản lý rủi ro: Phân tích rủi ro giúp người lập kế hoạch kinh doanh xem xét các thay đổi của các thông tin đầu vào ảnh hưởng như thế nào đến kết quả dự kiến. Đề ra biện pháp phòng ngừa hoặc ra quyết định cần thiết và kịp thời trong trường hợp có sự thay đổi so với kế hoạch.

- Thời gian: Kế hoạch về thời gian cần nêu rõ các cột mốc quan trọng trong bản kế hoạch kinh doanh.

4. Khi nào lập phương án kinh doanh?

Phương án kinh doanh được lập chủ yếu phục vụ cho mục đích phát triển, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phương án kinh doanh được lập khi:

- Khi thành lập doanh nghiệp;

- Khi bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh;

- Khi triển khai ý tưởng kinh doanh cũ và mới;

- Khi có sự thay đổi về thị trường, nhân lực, tài chính,…;

- Khi thay đổi phương hướng kinh doanh;

- Khi thay đổi về vốn đầu tư;…

Và nhiều trường hợp khác.