Ủy nhiệm chi là gì? Khi nào sử dụng ủy nhiệm chi?

1. Khái niệm ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi (hoặc lệnh chi) là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. Uỷ nhiệm chi do ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp, khi phát sinh giao dịch, kế toán mang ủy nhiệm chi có thông tin đầy đủ và chính xác của người trả tiền và người hưởng thụ ra ngân hàng. Ngân hàng sẽ căn cứ vào ủy nhiệm chi để trích từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán. 

Bản chất ủy nhiệm chi không có nghĩa là ủy nhiệm cho ngân hàng chi hộ, ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập, ký và ngân hàng chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng. Việc ngân hàng tự động trích tài khoản của khách hàng là không được phép trừ trường hợp đã có thỏa thuận trước bằng văn bản.

2. Khi nào sử dụng ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi được sử dụng khi các chủ thể có nhu cầu chuyển tiền một cách nhanh chóng va an toàn. Việc ủy thác một số tiền lớn cho ngân hàng để chuyển đến tay người thụ hưởng là một giải pháp thông minh, tránh rủi ro và sai sót rất nhiều.

Ủy nhiệm chi được sử dụng để thanh toán, chuyển tiền giữa hai tài khoản ở trong cùng một hệ thống. Có 2 trường hợp xày ra như sau:

- Dùng ủy nhiệm chi để thanh toán: thì số tiền của người gửi sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản của người được thụ hưởng.

- Dùng lệnh lệnh ủy nhiệm chi để chuyển tiền: thì số tiền này được chuyển vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng khi cùng hệ thống ngân hàng. Nếu khác ngân hàng, thì sẽ chuyển thông qua tài khoản chuyển tiền phải trả.

Ủy nhiệm chi yêu cầu người trả tiền phải có số dư đủ để thanh toán cho người thụ hưởng. Đồng thời, người trả tiền cũng cần trả một khoản phí nhỏ cho ngân hàng khi thực hiện ủy nhiệm chi.

3. Ưu điểm, nhược điểm của ủy nhiệm chi

Bất kỳ hình thức thanh toán nào, kể cả ủy nhiệm chi, cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy theo nhu cầu và tình hình thực tế, khách hàng có thể cân nhắc lựa chọn sử dụng.

(i) Ưu điểm

- Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi thường được diễn ra khá nhanh chóng và đơn giản. Bởi người thụ hưởng không còn phụ thuộc quá nhiều vào thời gian chi trả của người trả tiền.

- Bên trả tiền có thể ủy thác hoàn toàn cho ngân hàng giao dịch thanh toán trực tiếp với người thụ hưởng. 

- Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi diễn ra tuyệt đối an toàn và ít có sơ sót xảy ra.

(ii) Nhược điểm

- Trong trường hợp tài khoản người trả tiền không có đủ số dư thì sẽ dễ gây ra chậm trễ thanh toán trong quá trình thanh toán cho bên thụ hưởng. Lúc này ngân hàng có thể sẽ từ chối thực hiện thanh toán và sẽ thực hiện thanh toán lại khi bên trả tiền bổ sung tiền vào tài khoản.

- Người trả tiền phải trả một khoản phí cho bên ngân hàng thương mại thực hiện ủy nhiệm chi.

4. Nội dung giấy ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi thường có 2 liên, một liên cho ngân hàng thương mại giữ lại, liên còn lại sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm kế toán.

Ủy nhiệm chi được xem là hợp lệ nếu như có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản 2 của Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/03/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

- Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi, số seri.

- Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền.

- Tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.

- Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng.

- Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.

- Số tiền thanh toán bằng chữ và số.

- Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi.

- Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền.

- Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.

5. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN về hướng dẫn thanh toán không dùng tiền mặt thì thanh toán bằng ủy nhiệm chi sẽ phải thực hiện đầy đủ các bước sau:

- Bước 1: người trả tiền sẽ làm thủ tục ủy nhiệm chi qua ngân hàng cho người thụ hưởng (nhớ điền đầy đủ và đúng thông tin nội dung giấy ủy nhiệm chi nhá).

- Bước 2: Ngân hàng thực hiện thủ tục chuyển tiền cho người thụ hưởng.

- Bước 3: Ngân hàng tiến hành làm thủ tục thanh toán nhanh chóng cho người thụ hưởng. Lúc này giao dịch ủy nhiệm chi hoàn tất.