Hướng dẫn ký hiệu và ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn

1.1. Tên loại hóa đơn: Gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý; tem; vé; thẻ.

1.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn): ký hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự

• 2 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn

• Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn

• 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn

• 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

• 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

Ví dụ: Ký hiệu  01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.

Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý...

- Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể:

• Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT

• Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

1.3. Ký hiệu hóa đơn: ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành.

• 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

• 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn.

Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;

Ký hiệu của hình thức hóa đơn: sử dụng 3 ký hiệu:

E: Hóa đơn điện tử,

T: Hóa đơn tự in,

P: Hóa đơn đặt in;

- Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ:

AA/11E: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 11: hóa đơn tạo năm 2011; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử;

AB/12T: trong đó AB: là ký hiệu hóa đơn; 12: hóa đơn tạo năm 2012; T: là ký hiệu hóa đơn tự in;

AA/13P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 13: hóa đơn tạo năm 2013; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in.

Để phân biệt hóa đơn đặt in của các Cục Thuế và hóa đơn của các tổ chức, cá nhân, hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành).

Ví dụ: Hóa đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:

01AA/11P thể hiện Hóa đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2011;

03AB/12P thể hiện Hóa đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2012;

(Danh sách Mã hóa đơn của Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phát hành theo Phụ lục 2 kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC)

1.4. Số thứ tự hóa đơn: ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số.

1.5. Liên hóa đơn: Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc:

• Liên 1: Lưu 

• Liên 2: Giao cho người mua

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.

1.6. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn: đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn./.