Hồ sơ xin việc cần những gì theo quy định?

1. Hồ sơ xin việc theo quy định pháp luật

Pháp luật hiện hành không có quy định về hồ sơ xin việc. Trước đây, tại Nghị định 03/2014/NĐ-CP có quy định về hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của người lao động, cụ thể tại khoản 2 điều 7: 

“2. Hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của người lao động gồm các văn bản sau đây:

a) Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định;

b) Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;

c) Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế;

d) Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.”

Trong đó, phiếu đăng ký dự tuyển lao động được thực hiện theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH. Tuy nhiên, các văn bản này hiện nay đã hết hiệu lực, hiện nay pháp luật không quy định về hồ sơ đăng ký dự tuyển. Người sử dụng lao động có thể áp dụng tương tự các quy định nêu trên hoặc yêu cầu những giấy tờ khác phù hợp với điều kiện quản lý của cơ sở mình và đáp ứng các quy định pháp luật. 

2. Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì? 

Thực tiễn cho thấy, các doanh nghiệp khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự sẽ đưa ra những yêu cầu khác nhau về hồ sơ sao cho phù hợp với tính chất công việc, tuy vậy, vẫn có một số loại giấy tờ cơ bản mà người lao động có thể nắm rõ để có sự chuẩn bị hợp lý, bao gồm: 

• Đơn xin việc

Đơn xin việc là thành phần không thể thiếu trong một bộ hồ sơ xin việc. Về hình thức, đơn xin việc có thể được đánh máy hoặc viết tay, ngoài ra người lao động cũng có thể mua mẫu đơn có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc và điền đầy đủ thông tin.  

Thông thường, đơn xin việc được viết tay sẽ được đánh giá cao bởi nhà tuyển dụng vì nó thể hiện sự cầu thị, mong muốn làm việc, có sự đầu tư thời gian, công sức và có thể đánh giá một phần năng lực của người nộp đơn. 

• CV xin việc

Hiện nay, nhiều người vẫn hay nhầm lẫn giữa CV xin việc và đơn xin việc hoặc sơ yếu lý lịch. Để làm rõ vấn đề này, chúng ta có thể hiểu như sau: CV xin việc là một hồ sơ năng lực, thể hiện trình độ, kinh nghiệm, khả năng của ứng viên. Trong CV xin việc, ngoài những thông tin cá nhân, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được trình độ học vấn (tin học, ngoại ngữ), mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc,... thậm chí là kỹ năng mềm, sở thích, các thành tựu, giải thưởng... của người nộp đơn. 

CV xin việc có thể được làm bằng Word hoặc các phần mềm chuyên nghiệp khác, ngoài ra cũng có một số trang web có thiết kế sẵn mẫu CV với các hình thức khá bắt mắt, phù hợp với yêu cầu của ứng viên cũng như nhà tuyển dụng. Việc chuẩn bị nghiêm túc, đầy đủ, chú trọng cả về hình thức và nội dung của CV sẽ thu hút được nhiều nhà tuyển dụng hơn và tăng cơ hội được phỏng vấn của người nộp đơn.     

• Sơ yếu lý lịch 

Đây là một loại văn bản rất quan trọng mà bất kỳ hồ sơ xin việc nào cũng cần có. Cụ thể, sơ yếu lý lịch là bản tóm tắt những thông tin cá nhân của người khai sơ yếu lý lịch bao gồm: tên tuổi, địa chỉ thường trú, số điện thoại, thông tin gia đình, bằng cấp,... nhằm mục đích cung cấp thông tin cơ bản của ứng viên đối với nhà tuyển dụng. 

Bản sơ yếu lý lịch có mẫu sẵn được bán kèm trong bộ hồ sơ xin việc và ứng viên chỉ cần điền đầy đủ thông tin. Tùy từng trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu sơ yếu lý lịch có cần thiết phải công chứng hay không. 

• Giấy khám sức khỏe 

Để đảm bảo khả năng thực hiện công việc, ứng viên cần chứng minh tình trạng sức khỏe hiện tại của mình cho nhà tuyển dụng. Điều này sẽ được thể hiện trong giấy khám sức khỏe mà ứng viên cần nộp. 

Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại: giấy A4 2 mặt và giấy A3 gấp đôi (4 mặt). Tùy từng vị trí làm việc và yêu cầu ở các lĩnh vực khác nhau, công ty sẽ có yêu cầu khác nhau về giấy khám, thông thường các doanh nghiệp chỉ chấp nhận giấy khám không quá 06 tháng trở lên, có nơi hạ xuống chỉ còn 03 tháng. Đồng thời, Giấy khám sức khỏe phải có dấu xác nhận của cơ sở y tế như bệnh viện, trạm xá. 

• Các giấy tờ cá nhân 

Khi nộp hồ sơ xin việc, người lao động cần nộp một số giấy tờ cá nhân như căn cước công dân, giấy khai sinh,... để phục vụ cho việc quản lý nhân sự tại công ty. Những giấy tờ này chỉ cần nộp bản sao, tùy nơi sẽ yêu cầu phải công chứng hoặc chứng thực. 

• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan

Các loại bằng cấp, chứng chỉ phổ biến mà phần lớn công việc yêu cầu ứng viên phải nộp bao gồm: bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ Tiếng Anh, chứng chỉ Tin học,... và một số bằng cấp, chứng chỉ khác tùy theo tính chất nghiệp vụ. Những văn bằng này cần phải được photo và có công chứng, chứng thực. 

Bằng cấp, chứng chỉ là một trong những yếu tố quan trọng để chứng minh năng lực của ứng viên, tạo ấn tượng tốt ban đầu với nhà tuyển dụng và tăng tỉ lệ thành công khi xin việc. 

• Ảnh chân dung 

Mỗi cá nhân xin việc thường sẽ cần chuẩn bị từ 2-3 ảnh chân dung 3x4 hoặc 4x6 tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Những ảnh này được dán ở bên ngoài bộ hồ sơ xin việc và trên tờ sơ yếu lý lịch, ngoài ra nếu ứng viên được nhận thì sẽ cần ảnh để làm thẻ nhân viên, làm bảo hiểm sức khỏe,... qua đó giúp cho doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quản lý nhân sự và tăng độ nhận biết đối với ứng viên.  

Làm hồ sơ xin việc không phải là thủ tục quá phức tạp, tuy nhiên đây lại là bước khởi đầu quan trọng để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, tăng cơ hội việc làm do đó ứng viên cầu đầu tư thời gian, công sức để chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ, trang trọng nhất.