Mã số thuế cá nhân là gì? Đăng ký MST cá nhân thế nào?

1. Mã số thuế cá nhân là gì?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Luật quản lý thuế năm 2019, mã số thuế là một dãy số gồm 10 chữ số hoặc 13 chữ số và ký tự khác do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế. Mã số thuế 10 chữ số được sử dụng cho doanh nghiệp, tổ chức có tư cách pháp nhân; đại diện hộ gia đình, hộ kinh doanh và cá nhân khác. Mã số thuế 13 chữ số và ký tự khác được sử dụng cho đơn vị phụ thuộc và các đối tượng khác.

Theo luật thuế thu nhập cá nhân (TNCN), mỗi cá nhân khi phát sinh thu nhập từ kinh doanh; tiền công, tiền lương; chuyển nhượng bất động sản… phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Để cá nhân có thể thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, mỗi cá nhân sẽ được cấp một mã số thuế được gọi là mã số thuế cá nhân. Mã số thuế cá nhân là một mã số thuế duy nhất để cá nhân sử dụng với mục đích kê khai mọi khoản thu nhập của mình. Việc đăng ký để cấp mã số thuế thu nhập cá nhân được thực hiện tại Cơ quan chi trả thu nhập hoặc tại Cơ quan thuế.

2. Những lợi ích của việc đăng ký mã số thuế cá nhân

Thứ nhất, được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Theo tiết c.2 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định về giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc như sau:

“c.2.1) Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế. “

Vì vậy cá nhân có người phụ thuộc nếu cá nhân đó đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế thì mới được đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc. Còn những cá nhân chưa có mã số thuế thì sẽ không được đăng lý giảm trừ cho người phụ thuộc.

Thứ hai, Khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân cư trú không kỳ hợp đồng lao động hoặc có ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng

Tại điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định về khấu trừ thuế TNCN như sau:

“Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.

Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Căn cứ vào cam kết của người nhận thu nhập, tổ chức trả thu nhập không khấu trừ thuế. Kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế (vào mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) và nộp cho cơ quan thuế. Cá nhân làm cam kết phải chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình, trường hợp phát hiện có sự gian lận sẽ bị xử lý theo quy định của Luật quản lý thuế.

Cá nhân làm cam kết theo hướng dẫn tại điểm này phải đăng ký thuế và có mã số thuế tại thời điểm cam kết.”

Vì vậy, theo quy định trên thì chỉ có những cá nhân đăng ký thuế và có mã số thuế tại thời điểm cam kết thì mới được ký vào bản cảm kết và không khấu trừ 10% thuế TNCN đối với cá nhân có thu nhập tại một nơi và chưa đến mức phải nộp thuế TNCN. Những cá nhân không có mã số thuế thì sẽ bị khấu trừ 10% trên tổng thu nhập.

Thứ ba, được hoàn thuế TNCN với số thuế nộp thừa

Tại khoản 1 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định về hoàn thuế như sau:

“1. Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.”

Theo đó, căn cứ vào quy định trên thì những cá nhân có mã số thuế thì được hoàn thuế đối với số thuế nộp thừa khi quyết toán thuế còn những cá nhân không có mã số thuế thì không được xin hoàn thuế mà để bù trừ vào năm sau.

3. Thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân

Hiện nay, cá nhân có thể thực hiện đăng ký mã số thuế TNCN thông qua 03 hình thức:

Thứ nhất, đăng ký thông qua nơi trả thu nhập

Bước 1: Nộp hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập

- Cơ quan nơi chi trả thu nhập là: Doanh nghiệp, công ty, hợp tác xã, cơ quan, đơn vị…

- Thành phần hồ sơ:

+ Văn bản ủy quyền;

+ Một trong các giấy tờ của cá nhân như: Bản sao CCCD hoặc bản sao CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Bước 2: Cơ quan chi trả thu nhập nhận hồ sơ và gửi cơ quan thuế

Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.

Bước 3: Cấp mã số thuế.

Thứ hai, đăng ký mã số thuế theo phương thức trực tuyến

Bước 1: Truy cập theo địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống

Đăng ký mã số thuế cho nhân viên của công ty, kế toán nhấn chọn ô “Doanh nghiệp”. Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Đăng nhập hệ thống”, kế toán chỉ cần điền đầy đủ “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu” và chọn “Đối tượng” là “Người nộp thuế”.

Bước 3: Chọn chức năng “Đăng ký thuế”

Chọn “Đăng ký thuế” => “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQT” => chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT”.

Bước 4: Điền thông tin tờ khai và nộp

- Tiến hành kê khai trực tuyến. Nhập chính xác thông tin của nhân viên cần đăng ký mã số thuế cá nhân theo đúng như CMND/CCCD tại bảng kê khai. Nếu muốn làm đăng ký cho hai người trở lên, kế toán nhấn vào ô “Thêm dòng”.

- Điền “Ngày ký” và điền tên người đại diện theo điều lệ vào mục “Người đại diện pháp luật”.

- Bấm ô “Hoàn thành kê khai” và “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Thứ ba, đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế

Căn cứ điểm b khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC, cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế như sau:

Trường hợp một, tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.

- Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT;

+ Bản sao Thẻ CCCD hoặc bản sao CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Trường hợp hai, tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký thuế như trường hợp trên, đồng thời bổ sung bản sao văn bản bổ nhiệm của tổ chức sử dụng lao động trong trường hợp cá nhân người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân được cử sang Việt Nam làm việc nhưng nhận thu nhập tại nước ngoài.

Trường hợp ba, tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đối với cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế (cá nhân có nghĩa vụ thuế sử dụng đất phi nông nghiệp chưa có mã số thuế; cá nhân có hoạt động chuyển nhượng bất động sản chưa có mã số thuế; cá nhân có phát sinh nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước đối với các khoản thu phát sinh không thường xuyên gồm: Lệ phí trước bạ, chuyển nhượng vốn và các khoản thu phát sinh không thường xuyên khác chưa có mã số thuế).

Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu là hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.Trường hợp hồ sơ khai thuế chưa có bản sao các giấy tờ còn hiệu lực của cá nhân (bao gồm: Thẻ CCCD hoặc CMND đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; Hộ chiếu đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài) thì người nộp thuế phải gửi kèm một trong các loại giấy tờ này cùng với hồ sơ khai thuế. Trường hợp cơ quan thuế và cơ quan quản lý nhà nước đã thực hiện liên thông thì cơ quan thuế căn cứ vào phiếu chuyển thông tin của cơ quan quản lý nhà nước gửi đến nếu không có hồ sơ khai thuế.

Trường hợp bốn, tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú) đối với những trường hợp khác.

- Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT;

+ Bản sao CCCD hoặc bản sao CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế lần đầu, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho người đăng ký.