Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những giấy tờ gì?

1. Tư vấn thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Tư vấn:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến công ty Luật Minh Gia. Với trường hợp của bạn, chúng tôi tư vấn như sau:

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

“… 4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên, mỗi người chỉ có một sổ BHXH. Trường hợp, một người tham gia BHXH có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Theo thông tin bạn cho biết, bạn có làm việc tại 2 công ty và có 2 sổ bảo hiểm xã hội.Do vậy, với trường hợp của bạn, bạn cần nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội để thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH. Hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH (Mẫu TK1- TS);

- 2 cuốn sổ BHXH.

Ngoài ra bạn tham khảo theo quy định tại Quyết định 1111/QĐ- BHXH như sau:

Thứ nhất, pháp luật hiện hành không có quy định bắt buộc về việc gộp sổ bảo hiểm xã hội người lao động phải có quyết định thôi việc của công ty. Vì vậy, yêu cầu có quyết định thôi việc của cơ quan bảo hiểm xã hội là không có cơ sở bởi căn cứ quy định khoản 1 Điều 63 Quyết định 1111/QĐ- BHXH như sau:

" 1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất".

Cụ thể thì gộp sổ bảo hiểm xã hội thì hồ sơ của bạn sẽ bao gồm: 

- Hai quyển sổ Bảo hiểm xã hội của bạn - Điền đầy đủ thông tin vào đơn đề nghị theo mẫu D01-TS (theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH năm 2011).

Ngoài ra, nguyên tắc khi gộp sổ bảo hiểm xã hội thì cần đảm bảo yêu cầu quy định tại phần I Công văn 3663/BHXH-THU như sau:

" 1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ".

Cụ thể thì trường hợp của bạn tiến hành gộp sổ thì chỉ cần đảm bảo sổ bảo hiểm đã được công ty chốt sổ là sổ bảo hiểm xã hội thứ 2 thì bên phía cơ quan bảo hiểm phải có trách nhiệm gộp sổ bảo hiểm xã hội cho bạn. Nếu bên phía cơ quan BHXH vẫn yêu cầu bạn phải có quyết định thôi việc của công ty thì bạn có thể khiếu nại đến Giám đốc cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố HCM và yêu cầu họ trả lời bằng công văn giải trình rõ về vấn đề này

>> Giải đáp vướng mắc về Gộp sổ bảo hiểm xã hội

Thứ hai, về quyết định thôi việc thì đây là trách nhiệm của bên công ty phải đảm bảo trả lại các hồ sơ giấy tờ liên quan đến người lao động trong thời hạn tối đa là 30 ngày quy định tại Điều 47 Luật Lao động 2012:

"Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động".

Vì vậy, nếu như công ty chưa có quyết định thôi việc với bạn (hoặc chưa thanh toán xong nghĩa vụ khác) thì bạn cũng có thể làm đơn khiếu nại đến Ban Giám đốc công ty thông qua Công đoàn để có thể lấy được quyết định thôi việc đối với mình (trong trường hợp việc khiếu nại đến Cơ quan bảo hiểm xã hội TPHCM gặp khó khăn).

----

2. Hướng dẫn thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Câu hỏi:

Chào luật sư. Tôi có thời gian làm công nhân tại công ty K là 8 năm, tháng 2/2014 tôi thôi việc tai công ty, sau khi thôi việc có quyết định thôi việc. Đến tháng 3/2015 tôi được tuyển dụng vào công ty S. Sau khi vào công ty tôi không nộp sổ bảo (hiểm cũ, vì không biết), sau 3 tháng có người nói tôi mới biết và mang đến văn phòng công ty nộp nhưng người ta nói đã làm sổ mới và không nối sổ bảo hiểm cho tôi, Giờ tôi muốn nối bảo hiểm thì cần những thủ tục gì, nộp hồ sơ ở đâu và có nối được không, trong khi công ty mới thì nhất định không làm cho tôi và cũng không cho tôi mượn sổ mới để đi nối. Xin luật sư tư vấn giúp. Tôi xin chân thành cảm ơn.

Trả lời:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

Điểm 5.1 khoản 5 Điều 46 Quyết định 959/QĐ-BHXH năm 2015 quy định:

"Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất."

Thành phần hồ sơ để gộp lại sổ quy định tại điểm 1.1 khoản 1 Điều 29 Quyết định 959/QĐ-BHXH như sau:

"a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Sổ BHXH đã cấp."

Thời gian cấp sổ tại khoản 2 Điều 31 Quyết định này:

"Cấp lại sổ BHXH do thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng hoặc gộp sổ: không quá 15 ngày làm việc, trường hợp phức tạp cần phải xác minh thì không quá 45 ngày làm việc nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết."

Thủ tục nộp hồ sơ được quy định tại điểm 1.1 khoản 1 Điều 33 Quyết định này:

"b) Các trường hợp cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH:

- Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc.

- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH."

Như vậy, nếu công ty không giải quyết bạn có thể nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH theo quy định trên.