Lựa chọn thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh

Và ảnh hưởng như thế nào trong việc kê khai thuế, hạch toán kế toán? Thời gian để làm thủ tục bao lâu? Có đóng thuế môn bài không?

Trả lời:

Chào bạn! cám ơn bạn đã gửi câu hỏi tới công ty luật Minh Gia,với thông tin bạn cung cấp chúng tôi xin được tư vấn như sau:

Thứ nhất, bạn có hỏi doanh nghiệp của bạn muốn thuê văn phòng khác quận mà cùng tỉnh để nhân viên làm việc thì yêu cầu phải thành lập văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, hay chi nhánh không?

Theo quy định tại Điều 45. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp (Luật Doanh nghiệp 2014):

“1. Chi nhánh, là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

3. Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể”

Căn cứ quy định nêu trên thì:

-Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

VPĐD không trực tiếp kinh doanh, không được ký các hợp đồng kinh doanh với dấu của VPĐD, nhưng vẫn được ký kết các hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở VPĐD đó; hợp đồng đó sẽ đóng dấu của doanh nghiệp.

-Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự  phát sinh từ giao dịch của VPĐD và chi nhánh.

-Địa điểm kinh doanh là nơi tiến hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp đặt tại tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh trên địa bàn tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp hoạt động để tiến hành kinh doanh. Địa điểm kinh doanh nộp thuế môn bài như Công ty.

Theo thông tin bạn cung cấp bạn muốn thành thuê văn phòng khác quận mà cùng tỉnh để nhân viên làm việc, theo quy định trên thì cả văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp kinh doanh, chỉ là nơi ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó, chi nhánh thì có thực hiện cả chức  năng trực tiếp kinh doanh và thực hiện cả nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền, đối với địa điểm kinh doanh được thành lập thì sẽ chỉ có chức năng trực tiếp là kinh doanh. Theo chủ định của bạn thì bạn muốn thành lập một địa chỉ hợp pháp để nhân viên làm việc (tức nơi được thành lập mới này có phát sinh hoạt động kinh doanh). Như vậy, trong trường hợp này bạn có thể thành lập địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh, việc lựa chọn thành lập theo hình thức nào tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên thiết nghĩ nên thành lập chi nhánh là hợp lý hơn cả, vì đáp ứng được cả hai chức năng là đại diện theo ủy quyền và trực tiếp kinh doanh, điều này sẽ thuận tiện hơn đối với doanh nghiệp của bạn.

Thứ hai, bạn có hỏi: việc thành lập này ảnh hưởng như thế nào trong việc kê khai thuế, hạch toán kế toán?

Việc thành lập chi nhánh sẽ dẫn đến việc chi nhánh có thể hoạch toán kê khai thuế một cách độc lập hoặc hoạch toán phụ thuộc  với trụ sở chính , việc hoạch toán đọc lập hay phụ thuộc này là do quy định cụ thể của từng chi nhánh tại từng công ty. Theo đó hoạch toán độc lập được hiểu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chi nhánh được ghi sổ kế toán tại đơn vị, tự kê khai và quyết toán thuế, chi nhánh này có con dấu, mã số thuế riêng. Còn hoạch toán phụ thuộc hay còn gọi là báo sổ thì chi nhánh chỉ tập hợp chứng từ, cuối tháng gửi về công ty chính để kê khai, quyết toán thuế.

Thứ ba, vềhời gian để làm thủ tục bao lâu? Có đóng thuế môn bài không?

Về thời gian để làm thủ tục thành lập chi nhánh được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và tại Điều 33 về Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh (Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp):

“3. Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

4. Trường hợp doanh nghiệp lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

5. Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.

Về vấn đề đóng thuế môn bài, theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 của Chính phủ (Điều 17) khi thành lập chi nhánh doanh nghiệp của bạn phải thực hiện việc đóng thuế môn bài theo quy định pháp luật hiện hành.