Điều kiện để được công ty thanh toán công tác phí

Tuy nhiên, ngoài việc cung cấp hoá đơn chứng từ nêu trên, công ty cũng yêu cầu phải cung cấp kèm theo bản sao kê Thẻ tín dụng nếu các giao dịch đó được thực hiện bằng hình thức cà thẻ tín dụng. Tôi thấy việc này không thoải mái vì có nhiều thông tin cá nhân khác trên bản sao kê đó dù công ty có hướng dẫn là che đi các thông tin cá nhân khác. Tôi muốn biết là việc công ty yêu cầu cung cấp sao kê thẻ tín dụng như vậy có phù hợp với quy định của pháp luật không? Trân trọng cám ơn. 

Trả lời tư vấn: Chào anh/chị! Cảm ơn anh/chị đã tin tưởng và gửi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật Minh Gia, Đối với yêu cầu hỗ trợ của anh/chị chúng tôi tư vấn cụ thể sau đây:

Mục đích của việc công ty yêu cầu cung cấp hóa đơn, chứng từ cụ thê để được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp khi thực hiện việc kê khai nộp thuế. Điều này được quy định cụ thể tại Thông tư 96/2015/TT-BTC:

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Theo quy định trên với trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng ngân hàng thì quy định căn cứ, hồ sơ thanh toán phụ thuộc vào Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Do đó, nếu doanh nghiệp bạn yêu cầu cung cấp sao kê thanh toán (có che đi những thông tin giao dịch khác) không trái với quy định của pháp luật.

Trân trọng

Việt Dũng -  Công ty Luật Minh Gia